人材不足に悩み、解決のために「生産性向上」に取り組む必要性を感じてはいないでしょうか？

働き手不足は日本全体の課題であり、国も働き方改革によって生産性を向上させようとしています。

しかし、その具体的なノウハウは、いまだに広まっていません。

本記事では「生産性向上とは何を意味し、成功させるにはどうすればよいか」を解説します。

生産性向上とは？ 業務効率化との違いと生産性向上が必要な理由について

生産性の意味

はじめに、「生産性」とはなにか、その意味をあらためて確認していきましょう。

生産性の定義

生産性とは、「企業が投入した経営資源に対し、どれだけの成果を生み出せたか」の程度を意味します。

つまり、「生産性の向上」とは、今の成果のまま資源を減らすか、同じ資源で成果を高めるか、どちらかということになります。

生産性の計算式

生産性の計算式は、以下であらわされます。

生産性＝生み出された成果÷投入資源

投入資源からいかに多くの成果を生み出すか、ということです。

ここでいう「投入資源」は、物的なものから時間などさまざまです。

「生産性向上」と「業務効率化」の違い

「生産性向上」と、「業務効率化」は似て非なるものです。

「業務効率化」は業務改善のための取り組み、成果ではなく改善内容を指します。

一方、「生産性向上」は限られたリソースの中で成果を出すことです。

すなわち、これらは手段と結果の関係にあり、「業務効率化」は「生産性向上」の為に実施されるものなのです。

生産性向上が企業にもたらすメリット

経営観点では大枠として以下の二つがあります。

人材面のメリット

残業が減り従業員のワークライフバランスが向上し、働く人のモチベーションが上がります。結果、人材の離脱が防げて、長期の雇用を継続しやすくなります。

結果、人材の離脱が防げて、長期の雇用を継続しやすくなります。従業員のワークライフバランスの向上を社外へ示すことができれば、ブランドイメージも向上し、採用にも好影響を及ぼすこととなるでしょう。

収益面のメリット

生産性向上により収益は向上し、コストは削減されます。残業代の削減によって無駄な出費は減ります。

イノベーションの創出の余裕ができ、無駄な時間も減るため新規施策へのアイデアも浮かびやすい好循環が期待できます。

以下の記事では、他にも生産性向上のメリットを解説しています。

詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

生産性向上の取り組みにおけるステップ

課題の抽出業務と可視化

業務フローや労働時間、人的リソースのパフォーマンスの質と量を可視化することで、それぞれのインプットに対するアウトプットの量が明らかになります。

無駄な部分や強化すべき部分が明確になり、「生産性向上」に向けて取り組まなければならないことが見えてくるでしょう。

選択と集中

上記のように業務を可視化すると、注力すべき「コア業務」とそうでない「ノンコア業務」が明確になります。

ノンコア業務の分割を見直し、従業員の負担を軽減することができれば、アウトプットに最も影響するコア業務へのリソース配分を増やすことができます。

人材育成とモチベーションの向上

生産性の向上は、単に、最適なところにリソースを配分するだけでは実現できません。

そこで働く人材、一人ひとりの生産性もあげる必要があります。

そこで必要になるのが、「人材育成」と「従業員のエンゲージメント・モチベーションの維持」です。

生産性に直結する作業の精度や効率を向上させるためにも、従業員の教育は必要不可欠。

将来、必要となる人材を計画的に育成することができれば、長期的な視点での生産性向上をかなえられます。

また、従業員の生産性にはエンゲージメントとモチベーションが大きく関わります。

適切な人材配置や、働きやすい環境の整備などによるエンゲージメント・モチベーションの維持が大切になります。

デジタルの導入

従業員一人ひとりの負担を減らし、主要な業務に時間を割けるようにすることも大切です。

デジタルツールの活用で、従業員の負担を軽減することができます。

たとえば、営業の案件管理やスケジュールなどの情報の一元化ができるSFA、顧客管理が簡単にできるようになるCRMなどの導入が考えられます。

生産性向上の取り組みで重要なポイント５つ

生産性を向上させるための取り組みで、重要となるポイントがいくつかあります。

具体的には、以下の５つです。

• 優先順位を明確にする
• 業務プロセスの見直し
• 社員のスキルアップ
• 社員のモチベーションが高まる環境整備
• ITツールの活用

詳しくは、以下の記事で解説しています。

よろしければご覧ください。

生産性向上を失敗させる2つの要素

しかし、生産性向上の対策をしている企業で実際にはうまくいってない企業が多くなっています。

なぜ残業やマルチタスクが増えるか知っていますか？生産性向上には、実は「べからず集」があるのです。

不十分な課題把握

マネジメントレイヤーは、兼任に次ぐ兼任を重ねることが頻繁に見られます。

そこで、現場のリソースに対して権限委譲して、その後ろくに管理せず現場に指示すると、上の課題把握は正確にできることはほぼありません。結果業務整理もできないことが多いのです。

片手間で課題把握をして、うまくいくことはありません。現場のモチベーションも下げてしまいます。あたかも症状を知らずに適当に薬を処方するような施策を打つことにもなりかねません。

課題の把握には専任者を置いてよいほど重要度が高いことを理解しましょう。そして、サーベイなどを実施し、その後はフレームワークを使い課題を把握・整理する必要があります。

相当に時間と手間暇をかけてよいのが課題把握なのです。

経営陣の一方的な施策発案

生産性は企業の成果に直結する基準であるため、経営陣が一方的な施策を押し付けてしまいがちです。

しかし、現場の状況を十分に理解したうえで行われていない施策は、的外れで意味のないものになりかねません。

また、数値的には改善されたとしても現場に多くのしわ寄せがきて、社員のモチベーションを大きく下げてしまうこともあります。

現場で施策を発案できることがベストですが、どうしても経営陣が発案するのであれば、しっかりと現場の声に耳を傾けるようにしましょう。

無駄を省き、劇的な業務改善を導くコツについてはこちらを参考にしてください。

具体的な仕事の生産性向上の方法

オフィスワーク

オフィスワークでの生産性を向上させるにはテレワークはもちろん、新フレックス制、CRM／SFAなどが代表的です。

テレワーク（リモートワーク）

コロナ禍を機に、一気に進んだテレワーク。

実際にどのように組織の生産性を上げるかは、こちらの記事にまとめています。

https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/category/column/know-how

新フレックス制

これまでのフレックスタイム制では、１ヵ月単位で労働時間の清算を行なっていました。

しかし、2019年より法制化された新しいフレックスタイムでは、清算期間が３か月になっています。

詳しくはこちらの記事をご参考に。

CRM／SFAの導入

SFAは、Sales Force Automationの略で、営業活動を自動化し、顧客に関するナレッジを共有するためのツールです。

これに対して、顧客とのリレーションシップの改善を図るのがCRM（=Customer Relationship Management）で、顧客とのコンタクト記録や、売り上げ情報などを保管することができます。

双方とも営業向けのツールであり、うまく使うと、営業マンの日報は不要になります。

また、同じ顧客に対しては、社内のメンバーであればだれでも同じ対応ができるようになります。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

CRM／SFAに興味がある方や、導入を考えている方に向けて、さまざまなCRM／SFA製品を料金や機能、セキュリティなどを32項目で採点し、ひと目でわかるグラフで特徴を教えてくれる製品比較シートをご用意しました。

また、料金・機能をXY軸にして製品群をマッピングした分析チャートもあります。

比較の時間を短くしたい方には製品比較シートが、どのような価格や機能性の製品があるのかといった、CRM／SFA製品の全体図を把握したいという方には製品分析チャートがおすすめです。

CTIの導入

CTI=Call Telephony Integrationは、コールセンターの自動化を図るツールです。

電話＋コンピューターで、通話の自動化が可能となり、メモ、コンタクト記録をCTI上で共有することができます。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

他にも、コロナ禍における働き方やタスク管理の方法等、役に立つ記事を多数載せています。

ぜひご覧ください。

https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/category/column/know-how

生産性向上の成功事例3選

弊社では営業の生産性を向上させるツールを提供しています。

成功事例も数多くありますので、ぜひ参考になさってください。

GMOメイクショップ株式会社様

SFAによる顧客情報の一元化で、売り上げは192％を達成、会議時間も大幅に短縮した事例です。

顧客満足度の向上と「案件の取りこぼしゼロ」も達成されています。

詳細はこちらからご確認ください。

株式会社ベネフィット・ワン様

SFA導入により受注が3.6倍、SFAのタイムライン機能で若手の育成も促進することができた事例です。

若手の育成にも成功されています。

詳細はこちらからご確認ください。

メディキット様

製造業での事例で、営業のセルフマネジメントを促したケースです。

SFAを導入してから「いつ、誰と会うか」といった営業活動における情報が視覚的に把握できるようになりました。

結果、営業担当者が自分で訪問先のバランス調整をするなど、セルフマネジメントができるように。

SFAの導入で、これからの営業活動を「お客様を失わないように緻密に行いたい」という会社のニーズをかなえることができました。

詳細はこちらからご覧ください。

なお、生産性に課題があった事例一覧はこちらのリンク先にあります。

御社の課題解決のために、よろしければ参考になさってください。

https://www.e-sales.jp/

生産性向上には課題分解と意思決定が重要

現代のビジネス環境変化の流れは、以前に比べて格段に早くなりました。

全社横ぐしで行なうべき施策を成功させるためには、意思決定レイヤーに正確な課題把握および迅速な判断の手腕が求められます。

課題の分析や共有、スピーディな意思決定にはCRM／SFAツールが効果を発揮します。

“人の力”を土台にして、ツールの導入により生産性向上の取り組みを推し進めましょう。