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生産性向上とは? 取り組み方や業務効率化との違い、成功事例を紹介
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生産性向上とは? 取り組み方や業務効率化との違い、成功事例を紹介

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人材不足に悩み、解決のために「生産性向上」に取り組む必要性を感じてはいないでしょうか?
今回は、生産性向上の取り組み方やメリット、成功事例について解説します。

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生産性向上とは? 業務効率化との違いと生産性向上が必要な理由について

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_生産性向上とは?

生産性の意味

はじめに、「生産性」とはなにか、その意味をあらためて確認していきましょう。

生産性の定義

生産性とは、「企業が投入した経営資源に対し、どれだけの成果を生み出せたか」の程度を意味します。

つまり、「生産性の向上」とは、今の成果のまま資源を減らすか、同じ資源で成果を高めるか、どちらかということになります。

生産性の計算式

生産性の計算式は、以下であらわされます。

生産性=生み出された成果(アウトプット)÷投入資源(インプット)

投入資源からいかに多くの成果を生み出すか、あるいは成果に対していかに少ない資源を投入するかということになります。

ここでいう「投入資源」は、物的なものから時間など、さまざまです。追って、3つの生産性算出のバリエーションについて解説します。

生産性のバリエーション

物的労働生産性

物的労働生産性とは、製品の個数や重量などを成果物として考え、労働者数ひとり当たりの生産性を算出するものです。
計算式は以下のようになります。

物的労働生産性=生産量/労働量(労働者数や労働時間)

付加価値労働生産性

付加価値労働生産性は売上から原価を引いた「付加価値」を”生み出された成果(アウトプット)”として生産性を算出します。

付加価値労働生産性=付加価値額÷労働量(労働者数や労働時間)

全要素労働生産性(TPF)

全要素生産性(Total Factor Productivity)は、技術進歩などの、労働力や資本以外の全要素を計算に加入して求める算出方法です。

全要素労働生産性=生産量 or 付加価値額+合成投入量

「生産性向上」と「業務効率化」の違い

「生産性向上」と、「業務効率化」は似て非なるものです。

「業務効率化」は業務改善のための取り組み、成果ではなく改善内容を指します。

一方、「生産性向上」は限られたリソースの中で成果を出すことです。

すなわち、これらは手段と結果の関係にあり、「業務効率化」は「生産性向上」の為に実施されるものなのです。

生産性の向上が求められる2つの背景

労働人口の減少による人手不足

少子高齢化に伴い日本の労働人口は減少しています。

総務省統計局『労働力調査(基本集計)』[1] 2021年(https://www.stat.go.jp/data/roudou/sokuhou/nen/ft/pdf/index1.pdf)に以下のようなデータがあります。

日本の労働力人口は、2021年平均で6860万人と、前年に比べ8万人の減少(2年連続の減少)

15~64歳の労働力人口は、2021年平均で5931万人と、前年に比べ15万人の減少

国際的な競争力の低下

国際経営開発研究所(IMD)が毎年公表している「世界競争力年鑑」によると、日本は64ヵ国中、31位です。
1992年までは総合順位1位を誇っていた日本ですが、2019年には30位にまで低下し、現在も低迷しています。

(参考:三菱総合研究所「IMD『世界競争力年鑑2021』からみる日本の競争力 第1回:結果概観」

このような背景の中、生産力を維持して国際的競争力を強化するためには、生産性向上の施策を考えることが必須となります。

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生産性向上が企業にもたらすメリット

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_メリット

経営観点では大枠として以下の二つがあります。

人材面のメリット

従業員のモチベーション向上

残業が減り従業員のワークライフバランスが向上し、働く人のモチベーションが上がります。結果、人材の離脱が防げて、長期の雇用を継続しやすくなります。
従業員のワークライフバランスの向上を社外へ示すことができれば、ブランドイメージも向上し、採用にも好影響を及ぼすこととなるでしょう。

収益面のメリット

コスト削減

生産性向上により収益は向上します。残業代の削減によって無駄な出費が減り、コストが削減されるからです。
イノベーションの創出の余裕ができ、無駄な時間も減るため、新規施策へのアイデアも浮かびやすい好循環が期待できます。
さらに、コスト削減によって使用できる資金が増えると人材教育や事業に投資ができ、以下のような顧客満足度の向上や競争力の向上につながります。

顧客満足度の向上

生産性向上による従業員のモチベーションの向上や、作業の無駄削減による顧客への対応力の向上が期待できます。
また、バックオフィスや生産過程での効率化を図ることで質の高い製品を低コストで生産できるようになり、顧客への提供力の向上が見込まれるでしょう。
質の高い提供力と対応力によって顧客満足度の向上が期待できます。

競争力の向上

生産性向上を図れば、必然的に競争力も上がります。
限られた投入資源から最大限の生産ができれば、競合他社との差別化ができます。
国際競争力という観点でも、国をあげて働き方改革などの生産性向上の施策が打たれるほど生産性向上は重要な役割を持ちます。

生産性向上のメリットについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/productivity-improvement-5-1492

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生産性向上の取り組みにおけるステップ

課題の抽出業務と可視化

業務フローや労働時間、人的リソースのパフォーマンスの質と量を可視化することで、それぞれのインプットに対するアウトプットの量が明らかになります。

無駄な部分や強化すべき部分が明確になり、「生産性向上」に向けて取り組まなければならないことが見えてくるでしょう。

選択と集中

上記のように業務を可視化すると、注力すべき「コア業務」とそうでない「ノンコア業務」が明確になります。

ノンコア業務の分割を見直し、従業員の負担を軽減することができれば、アウトプットに最も影響するコア業務へのリソース配分を増やすことができます。

生産性向上の取り組み方のバリエーションを理解する

課題を抽出し可視化ができれば、次はどの観点から生産性向上に取り組むかを考えていく必要があります。
生産性向上の取り組み方には主に4つのバリエーションがあります。

各方法を解説していきますので、自社の課題と照らし合わせてみましょう。

インプット縮小型

投入資源(インプット)を減らしながら、生産量や付加価値額を維持して生産性向上を図る取り組み方です。
現場業務の見直しやコスト削減によって図ります。

インプット大幅縮小型

インプット縮小型と同様に投入資源を削減する方法ですが、こちらは大幅な規模の削減をします。
事業の見直し、リストラ、不採算部門の縮小・撤退・売却など、経営全体を見直す方法で生産性向上に取り組みます。

アウトプット拡大型

アウトプット拡大型は、投資資源は変えずに生産量や付加価値額の増加を目指す方法です。
デジタルの導入など生産プロセスを変えて効率化を図ったり、従業員の教育によってスキルアップを図ったりすることで、労働あたりの成果(アウトプット)の増加を狙います。

アウトプット大幅拡大型

投資資源(インプット)を増やしながら成果(アウトプット)を大幅に増やすことを目指す方法です。
生産性の高い主力事業に集中投資したり、新しい人材を採用してエリアを拡大したりして、大幅なインプット増を目指します。

最適な人材育成と配置

生産性の向上は、単に、最適なところにリソースを配分するだけでは実現できません。
そこで働く人材、一人ひとりの生産性もあげる必要があります。

そこで必要になるのが、「人材育成」と「従業員のエンゲージメント・モチベーションの維持」です。
生産性に直結する作業の精度や効率を向上させるためにも、従業員の教育は必要不可欠。
将来、必要となる人材を計画的に育成することができれば、長期的な視点での生産性向上をかなえられます。

また、従業員の生産性にはエンゲージメントとモチベーションが大きく関わります。
適切な人材配置や、働きやすい環境の整備などによるエンゲージメント・モチベーションの維持が大切になります。

デジタルの導入

従業員一人ひとりの負担を減らし、主要な業務に時間を割けるようにすることも大切です。
zデジタルツールの活用で、従業員の負担を軽減することができます。

たとえば、営業の案件管理やスケジュールなどの情報の一元化ができるSFA、顧客管理が簡単にできるようになるCRMなどの導入が考えられます。

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生産性向上の取り組みで重要なポイント5つ

生産性向上 業務プロセスの見直し    労働力  業務プロセスの効率化
 ポイント/手段  優先順位の明確化  インプット縮小➡ 従業員のスキルアップ     
  現場の意見   従業員のモチベーションアップ ITツールの活用

生産性を向上させるための取り組みで、重要となるポイントがいくつかあります。

 業務プロセスの見直し

生産性向上にはインプットを縮小する方法があります。
コストや労働業務を削減するには、まず自社の現状を見直さなければいけません。

あらゆる業務をリストアップし、可視化した上で、生産性はどのくらいか、課題はなにか、それぞれ整理しましょう。
その際に、現場の従業員の意見を聞いて現実的な課題を抽出することがポイントです。

 優先順位を明確にする

生産性向上のステップで課題の抽出と可視化をし、どのように生産性向上を図るのか、その取り組み方を選定していきます。
ただし、抽出した課題に優先順位をつけずに手あたり次第に取り組むと、失敗してしまう可能性があります。

まずは、見込まれる効果や取り組みやすさなどを考慮して、優先順位を明確化しましょう。

 従業員のスキルアップ

生産性向上の算出には一人当たりの労働時間なども含まれるため、従業員のスキルアップは生産性向上のキーポイントです。
従業員のスキルがアップすれば、生産性が向上します。

会社全体でのスキルももちろんですが、現場の意見から新たに導入した方が良いスキルなどを検討し、研修や意見交換の場を設けることも大切です。

 従業員のモチベーションが高まる環境整備

従業員のスキルアップと同様に、モチベーションを上げる環境も生産性向上には重要。
そのためには、適切な従業員の配置が大切です。

従業員のスキルや強み、ポテンシャルなどの特性を理解し、各個人の意見や希望も尊重してすり合わせた上で、最適なポジションに配置しましょう。
最適なポジションに配置することで、従来よりも高い生産性を期待できます。

また、従業員が上手く連携するために、情報共有がスムーズに行なえるようにすることも、モチベーションを維持する大事なポイントです。

 ITツールの活用

ITツールを上手く活用すると、情報共有がスムーズになったり、業務プロセスが簡略化できたりします。
情報共有の不備によって遅延や漏れが生じてしまうトラブルも避けられます。
その結果、生産性を向上することができるでしょう。

「誰が何を担当していて、次はどんなアクションが必要か」を瞬時に理解し、共有出来れば従業員の連携力が高まり、無駄を省くことができます。
情報共有の仕組みづくりにITツールを活用しましょう。

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生産性向上を失敗させる2つの要素と解決策

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_避けなければならないこと

生産性向上が求められる一方で、生産性向上の対策をしていても実際にはうまくいってない企業が多くなっています。

なぜ残業やマルチタスクは増えるのか?
生産性向上には、実は失敗につながる「べからず集」があるのです。

失敗要因 陥る問題 解決策
不十分な課題把握 過度なマルチタスク長時間労働 現場の意見を聴く現状の全体把握
一方的な施策発案 過度なマルチタスク長時間労働極端な業務効率化 現場の意見を聴く最適な配置全体的な施策(インプット・アウトプット)

失敗要因

不十分な課題把握

マネジメントレイヤーは、兼任に次ぐ兼任を重ねることが頻繁に見られます。

そこで、現場のリソースに対して権限委譲して、その後ろくに管理せず現場に指示すると、上の課題把握を正確にできることはほぼありません。結果、業務整理もできないことが多いのです。

課題の把握には専任者を置いてよいほど重要度が高いことを理解しましょう。そして、サーベイなどを実施し、その後はフレームワークを使い課題を把握・整理する必要があります。

相当に時間と手間暇をかけてよいのが課題把握なのです。

経営陣の一方的な施策発案

生産性は企業の成果に直結する基準であるため、経営陣が一方的な施策を押し付けてしまいがちです。
しかし、現場の状況を十分に理解したうえで行われていない施策は、的外れで意味のないものになりかねません。

また、数値的には改善されたとしても現場に多くのしわ寄せがきて、社員のモチベーションを大きく下げてしまうこともあります。

現場で施策を発案できることがベストですが、どうしても経営陣が発案するのであれば、しっかりと現場の声に耳を傾けるようにしましょう。

解決策

過度なマルチタスクはしない

マルチタスクは一見、一人の従業員で多方面の業務をカバーできるため効率的に見えますが、実際はそうではありません。

マルチタスクの作業は異なる分野一つひとつに注意を払わなければならないため、膨大なエネルギーを消費します。
集中力も下がり、結果として業務効率を下げ、生産性の低下につながります。
過度なマルチタスクを発生させないために、従業員を普段の業務に上手く配置することが大切です。

長時間労働・時間外労働につながらない施策

誤った生産性向上の施策の一つに、一人あたりの労働量を増やして労働者数を抑えようとする施策があります。
労働者数というインプットを減らすことも状況によっては必要ですが、場合によっては強硬な手段として見られることがあります。
従業員にとっては負担が増え、短期的にしか生産性向上が見込めない可能性があります。

また、企業としても”ブラック”だと判断されかねません。
従業員のモチベーション維持の視点からも、長期的な生産性向上が見込めません。

業務内容と業務フローをよく見て、人員の数や能力など現場の意見を考慮しながら無理のない施策を考えましょう。

業務効率化のみではなく全体的な施策を

業務プロセスを見直し、無駄を省くことは大切です。
しかし、インプットの削減ばかりではなく、アウトプットも増やせる施策を同時に実行することが大切です。

インプットばかりに着目し、削減すると、短期的には効果があるかもしれませんが、長期的にはそうでないことがあります。
現場の意見を取り入れながら業務の無駄を省くと同時に、スキルアップや事業の拡大に向けた施策を取らなくてはなりません。

生産性向上を実現するには、インプットとアウトプット両方を意識した全体的な施策を考えましょう。
無駄を省き、劇的な業務改善を導くコツについてはこちらを参考にしてください。

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具体的な仕事の生産性向上の方法

オフィスワーク

オフィスワークでの生産性を向上させるにはテレワークはもちろん、新フレックス制、CRM/SFAなどが代表的です。

テレワーク(リモートワーク)

コロナ禍を機に、一気に進んだテレワーク。
実際にどのように組織の生産性を上げるかは、こちらの記事にまとめています。

https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/category/column/know-how

新フレックス制

これまでのフレックスタイム制では、1ヵ月単位で労働時間の清算を行なっていました。
しかし、2019年より法制化された新しいフレックスタイムでは、清算期間が3か月になっています。

詳しくはこちらの記事をご参考に。

CRM/SFAの導入

SFAは、Sales Force Automationの略で、営業活動を自動化し、顧客に関するナレッジを共有するためのツールです。

これに対して、顧客とのリレーションシップの改善を図るのがCRM(=Customer Relationship Management)で、顧客とのコンタクト記録や、売り上げ情報などを保管することができます。

双方とも営業向けのツールであり、うまく使うと、営業マンの日報は不要になります。
また、同じ顧客に対しては、社内のメンバーであればだれでも同じ対応ができるようになります。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

CRM/SFAに興味がある方や、導入を考えている方に向けて、さまざまなCRM/SFA製品を料金や機能、セキュリティなどを32項目で採点し、ひと目でわかるグラフで特徴を教えてくれる製品比較シートをご用意しました。

また、料金・機能をXY軸にして製品群をマッピングした分析チャートもあります。

比較の時間を短くしたい方には製品比較シートが、どのような価格や機能性の製品があるのかといった、CRM/SFA製品の全体図を把握したいという方には製品分析チャートがおすすめです。

CTIの導入

CTI=Call Telephony Integrationは、コールセンターの自動化を図るツールです。
電話+コンピューターで、通話の自動化が可能となり、メモ、コンタクト記録をCTI上で共有することができます。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/category/column/know-how

他にも、コロナ禍における働き方やタスク管理の方法等、役に立つ記事を多数載せています。

ぜひご覧ください。

https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/category/column/know-how

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生産性向上の成功事例3選

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弊社では営業の生産性を向上させるツールを提供しています。
成功事例も数多くありますので、ぜひ参考になさってください。

GMOメイクショップ株式会社様

SFAによる顧客情報の一元化で、売り上げは192%を達成、会議時間も大幅に短縮した事例です。
顧客満足度の向上と「案件の取りこぼしゼロ」も達成されています。

詳細はこちらからご確認ください。

株式会社ベネフィット・ワン様

SFA導入により受注が3.6倍、SFAのタイムライン機能で若手の育成も促進することができた事例です。
若手の育成にも成功されています。

詳細はこちらからご確認ください。

メディキット様

製造業での事例で、営業のセルフマネジメントを促したケースです。
SFAを導入してから「いつ、誰と会うか」といった営業活動における情報が視覚的に把握できるようになりました。
結果、営業担当者が自分で訪問先のバランス調整をするなど、セルフマネジメントができるように。

SFAの導入で、これからの営業活動を「お客様を失わないように緻密に行いたい」という会社のニーズをかなえることができました。

詳細はこちらからご覧ください。

なお、生産性に課題があった事例一覧はこちらのリンク先にあります。
御社の課題解決のために、よろしければ参考になさってください。

https://www.e-sales.jp/

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生産性向上には課題分解と意思決定が重要

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現代のビジネス環境変化の流れは、以前に比べて格段に早くなりました。
全社横ぐしで行なうべき施策を成功させるためには、意思決定レイヤーに正確な課題把握および迅速な判断の手腕が求められます。

課題の分析や共有、スピーディな意思決定にはCRM/SFAツールが効果を発揮します。
“人の力”を土台にして、ツールの導入により生産性向上の取り組みを推し進めましょう。

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