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働き方改革で変わる勤怠管理/早急に問題解決できる方法とは?

働き方改革で変わる勤怠管理/早急に問題解決できる方法とは?

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働き方改革の理念に基づき労働基準法などが改定され、2019年4月から順次施行されています。

この改正された法律を雇用主が守らない場合、刑事罰が科せられることもあるため注意が必要です。
「時間外労働の上限規制の導入」の項目については、猶予期間のあった中小企業においても2020年4月から義務化となります。

面倒な残業時間の管理が必要となるため、従来のタイムカードの形式では管理しきれない部分も多く、頭を抱えている管理者の方も多いのではないでしょうか。
無駄なく確実に管理し、そしてスムーズな導入を実現するには勤怠管理システムやSFAの導入がおすすめ。

当記事を参考に早急に対応しましょう。

働き方改革により発生する勤怠管理の問題点とは?

「働き方改革関連法」とは?

2019年4月1月に施行された働き方改革関連法は、全ての働く人(男女ともに)が、よりよい環境で働くことができるようにするための法律で、以下の8つの労働に関する法律が改正されました。

  • 労働基準法
  • 労働施策総合推進法
  • 労働安全衛生法
  • 労働者派遣法
  • 労働時間等設定改善法
  • じん肺法
  • パートタイム・有期雇用労働法
  • 労働契約法

そのため、企業は、労働基準法などの改正により定められた「長時間労働を是正し、柔軟かつ多様な働き方を実現するため要綱」などに基づき、管理体制を整えなければなりません。

なお、施行時期は企業の規模の違いなどにより異なるため、注意が必要です。

項目 企業の種類 開始時期
時間外労働「上限規制の導入」 大企業 2019年4月~
中小企業 2020年4月~
年次有給休暇「5日間の取得義務化」 大企業 2019年4月~
中小企業 2019年4月~
「高度プロフェッショナル制度」創設 大企業 2019年4月~
中小企業 2019年4月~
「フレックスタイム制」を3ヶ月単位で適用 大企業 2019年4月~
中小企業 2019年4月~
「割増賃金率50%以上にしなければならない制度」の中小企業猶予措置廃止 大企業 既に実施されている
中小企業 2023年4月~
「勤務間インターバル制度」の普及促進 大企業 2019年4月~
中小企業 2019年4月~
「産業医・産業保健機能」の強化 大企業 2019年4月~
中小企業 2019年4月~
労働時間における客観的把握の義務づけ 大企業 2019年4月~
中小企業 2019年4月~
「同一労働・同一賃金の原則」の導入 大企業 2020年4月~
中小企業 2021年4月~

勤怠管理にどのような影響があるのか?

働き方改革関連法の中でも特に重要とされているのは、以下の8つの項目です。
勤怠の管理者は、内容を確認しておきましょう。

時間外労働「上限規制の導入」(労働基準法)

残業に上限が設けられ、臨時的・特別な事情があるケースでも限定されます。

年次有給休暇「5日間の取得義務化」(労働基準法)

必ず5日間の有休を取得させる義務が発生します(年に10日以上、有給休暇を所有している場合)。

「高度プロフェッショナル制度」創設(労働基準法)

一定の専門知識を持ち、かつ年収1,075万円以上の労働者は、割増賃金支払い、労働時間規制の対象外となります。ただし、本人の同意が必要です。

「フレックスタイム制」を3ヶ月単位で適用(労働基準法)

1ヶ月単位だけでなく、2ヶ月単位、3ヶ月単位でも運用が可能となりました。

「割増賃金率50%以上にしなければならない制度」の中小企業猶予措置廃止(労働基準法)

ひと月の残業時間が60時間越えになった場合に割増賃金率を50%以上にする制度に関し、2023年4月以降は中小企業にも適用されます。

「勤務間インターバル制度」の普及促進(労働時間等設定改善法)

勤務と勤務の間に心身を休めるための時間を設ける制度で、疲労が蓄積しないよう配慮することが必要です。

「産業医・産業保健機能」を強化(労働安全衛生法・じん肺法)

残業が一定時間を超えた場合や労働者の健康相談のため、産業医の面接指導が強化されました。

「労働時間における客観的把握」の義務づけ(労働安全衛生法)

全ての労働者の労働時間について、客観的な方法、適切な方法により、使用者が把握する必要があります。

「同一労働・同一賃金の原則」の導入(パートタイム・有期雇用労働法)

正規雇用、非正規雇用の賃金や待遇の格差を解消しなければなりません。
これらの項目は雇用主に義務付けられ、残業時間や有給休暇の取得日数管理の強化が求められるようになりました。

人事部などの勤怠管理者が、これまではタイムカード、表計算ソフト、紙などによる仕組みで管理してきたことも、今後は困難になります。
システムの導入について検討することが必要でしょう。

働き方改革の背景、導入事例を知りたい方はこちらが参考になります!

法改正により変わる勤怠管理基準の具体的内容とポイントとは?

特に重要な4つの項目/企業がしなければならないポイントとは?

上記の8つの項目の中でも、特に早急に対応すべき4つの項目についてご説明します。

(1)時間外労働「上限規制の導入」

働き方改革関連法施行前は、残業は「ひと月45時間まで、かつ年間360時間まで」(労使間で36協定を締結済みの場合)と定められていましたが、特別な事情が発生した際には、それを超えて残業することも可能でした。
つまり、残業時間に上限がないものと同じだったわけです。

しかし、法改正後は、ひと月45時間を超えて残業できる月は年に6ヶ月までとなり、さらに1年間に720時間を超える残業はできないことになりました。

その他、休日労働を含めて「月100時間未満にすること」「複数月の平均を80時間以内にすること」なども追加となっています。

(引用元:厚労省 時間外労働の上限規制 わかりやすい解説
https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf

(2)年次有給休暇「5日間の取得義務化」

これまでは、忙しい、申請しづらいなどの理由で、有給休暇を取得できない人が多数存在していたことなどから、改正後は年に5日(年に10日以上有給休暇を所有している人)を、付与した日から1年以内に取得させることが義務化されました。

また、使用者が有給休暇付与に関して時季指定を行う場合には就業規則への記載も必要です。

(3)「高度プロフェッショナル制度」創設

法改正に伴い、これまでよりも柔軟な働き方ができるように推進するための制度が、高度プロフェッショナル制度で、時間外労働の上限(法定休日を含む)において例外を設けるものです。

年収1,075万円を超え、かつ高度な専門知識を持っている者については、残業上限の規定から外すことが可能で、労働時間ではなく成果をもっと評価する制度となっています。

一見、企業にとっては魅力的な制度にも見えますが、安全配慮義務(労働契約法第5条)は適用されるため、働きすぎによる過労死などが起こらないよう配慮が必要です。

(4)「フレックスタイム制」を3ヶ月単位で適用

フレックスタイムを導入している場合、その清算期間が1ヶ月から3ヶ月に延長されました。
勤怠管理において、もっとも把握が大変なケースといえます。

(引用元:厚労省 フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き
https://www.mhlw.go.jp/content/000476042.pdf

新フレックスタイム制について詳しく知りたい方はこちらが参考になります!

働き方改革に合わせてフレックスタイム制の導入を検討中の方はこちらが参考になります!

 勤怠管理者が見落としがちな注意すべき点は?

一般労働者については「何時から何時まで働き、残業が何時間になったのか」などをしっかり管理することができれば、法改正に対応していくことも可能。

しかし、注意が必要なケースもあります。

管理監督者の勤怠管理

管理監督者は一般労働者とは異なり労働基準法の縛りがなく残業の上限もないので、法令にひっかかることはありません。

しかし、実際に残業が月に80時間を超えた場合は、産業医による面接を受けさせなければならないため、労働時間の管理は必要です。

営業担当者の勤怠管理

直行直帰がある職種のため、タイムカードによる正確な労働時間の把握が難しい、という問題があります。

フレックスを活用している場合

人により出勤退勤時間が異なり、さらに清算期間における管理も必要なため、管理が非常に難しくなります。

上記のようなケースでは、うっかり見逃してしまい、気づいたら残業時間が規定よりも超えてしまっていた、ということが発生してしまうことも…。
見落としが発生しない方法を検討することが大切です。

罰則回避には勤怠管理システムの導入がおすすめ

罰則(ペナルティ)が科せられる!その内容は?

法改正に伴い、会社側が対応できなかった場合、罰則が科せられる可能性があります。
ペナルティの一部を見てみましょう。

項目 罰則
時間外労働「上限規制の導入」 6か月以下の懲役または30万円以下の罰金
割増賃金率50%以上にしなければならない制度」の中小企業猶予措置廃止 6か月以下の懲役または30万円以下の罰金
年次有給休暇「5日間の取得義務化」 30万円以下の罰金詳細は※2を参照してください。
「フレックスタイム制」の3ヶ月単位適用 30万円以下の罰金
「産業医・産業保健機能」の強化 50万円以下の罰金

 ※1 上記の金額は、労働者1人あたりの金額です。

会社側は、対応できなかった人数分のトータル金額を支払う必要があります。

※2

(引用元:厚労省 年5日の年次有給休暇の確実な取得  わかりやすい解説
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf

なお、法律違反としての罰則がない項目もあります。

たとえば高度プロフェッショナル制度において違反をした場合ですが、それ以降この制度を使用できなくなるなど、何らかのペナルティが科せられることも…。
その他、従業員から訴えられる可能性もあるため注意が必要です。

まだ完全に対応できていない大企業や、2020年4月から時間外労働制限の管理を開始しなければならない中小企業は、具体的な検討を開始しましょう。

 勤怠管理システム導入による体制の強化で罰則回避

法改正により、さまざまな項目に関する基準が大幅に変更となりました。
残業管理や有給休暇について、労働者ひとりひとりを管理していくことは、これまでよりも確実に複雑化しています。

1日単位などの短いスパンではなく、数ヶ月など長期にわたって管理する必要のあるものも多く、限られた人数で多くの労働者を管理することは、非常に困難であると言わざるを得ません。

しかし、対応を怠ってしまうと罰則が科せられてしまうのは事実。
正確、かつ手間をかけなくて済む方法で対応する必要があります。

そこで、おすすめなのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムのほとんどが、働き方改革関連法を加味した仕組みで作られているので、難しい管理は不要!
正確に、そして効率的に時間外労働や有給休暇について管理することができるでしょう。

勤怠管理システム導入によるメリットは?従来の管理と比較!

「時間外労働(上限規制)」の管理ができる

タイムカードの場合 

途中経過を把握することができないので、「締日の時点で残業の上限を超えてしまった」という事態になる可能性があります。
また、ひとりひとり計算しなければならず、作業が煩雑になりがちです。

勤怠管理システム 

自動集計(リアルタイム)なので、手間がかからず便利です。
また、必要なときに正確な勤務時間を把握することが可能。

さらに、時間外の労働時間が規定を超えてしまったときに、関係者にメールで知らせたりアラート機能で労働者本人へ指導したりすることもできるため、上限を超える前に対策・指導ができます。

機種によっては、「複数月にわたる月平均の時間外労働時間を確認する」などの機能もついています。

「有給休暇5日取得」のための管理ができる

タイムカードの場合 

本人からの申告、および給与明細で管理するだけでは、労働者各々の有給休暇取得日数の全てを把握することは難しいといえます。

EXCELや紙などで管理するには限界があり、時間もかかるので多くの人件費がかかることになります。

勤怠管理システムの場合

勤怠管理システム上で有給休暇の数、振替休日などをすぐに把握できるので、モレを防ぐことができます。
また、既定の有給休暇を取得していない労働者には警告表示が出るので安心!

振替休日を管理したり年次有給休暇を自動的に付与したりすることも可能です。

おすすめ勤怠管理システムとSFAをご紹介!

勤怠管理システム選びのポイント

手間をかけずに正確な管理をするには、「勤怠管理システムを導入すること」がもっともおすすめの方法です。
ただし、さまざまなシステムがあるため、選び方には気をつける必要があります。

選択ポイントは、法改正に対応したシステム、自社に合ったシステムを選ぶこと。
そして、最低限必要な機能をチェックすることです。

具体的にご紹介しましょう。

  • 通常勤務時間の集計、および時間外勤務時間の集計をリアルタイムで行うことができる
  • 人によって異なる就業ルールを設定し管理することができる
  • 勤務時間だけでなく、休暇管理機能(有給休暇、夏休み、慶弔休暇、代休など)がある
  • 指定された残業時間を超えそうな場合、打刻されなかった場合、有給休暇が使用されずに対象期間を過ぎそうな場合などに、指定した人物(本人、管理者など)に自動的にメッセージが送信されたり管理画面で確認できたりする

その他、本人確認が顔認証で行えるタイプもおすすめです。

人気の高い勤怠管理システムの一部をご紹介!

働き方改革関連法に対応した勤怠管理システム4種をご紹介します。

勤怠管理システム ジョブカン

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無料のお試しも可能です。

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マネーフォワードクラウド勤怠 

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シフト制、フレックスタイム制、裁量労働制など、通常の勤務形態とは異なる雇用形態にも対応しています。
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残業時間数が一定時間を超える場合などの警告機能もあり、直観的な画面デザインが操作性を高めています。

※無料お試し新規登録ページ
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営業部署の勤怠管理に役立つSFA

営業職の場合、直行直帰のケースがあるため、勤怠管理システムだけで勤務状態を把握するのが困難なことが多くなりがち。
このような場合には「SFAツール上で報告書が提出された場合のみ出勤扱いにする」というルールを設けておくのもひとつの方法です。

営業担当者は必ず報告書を提出するようになるため、営業管理上も顧客対応報告の漏れがなくなり営業の強化、業務効率化が実現するでしょう。

SFAツールならeセールスマネージャーがおすすめ!

CRMの機能も兼ね備えているので顧客管理が充実することで顧客満足度の向上も期待できます。
勤怠管理システムと合わせて検討されることをおすすめします。

SFA(営業支援システム)「eセールスマネージャー」の具体的活用例は、こちらの記事でわかります!

また、もしも比較検討されている方は以下のシートをぜひご活用ください。
比較検討を迅速にするシートを提供しています。

勤怠管理問題は早めに解決!

まだ確実な勤怠管理ができていない大手企業の方、2020年4月の法律施行に向けてまだ準備が整っていない中小企業の方は、罰則を受けないため、そして従業員とのトラブルを回避するためにも、早めに対応されることが重要です。

勤怠管理システムなどの導入について、ぜひ検討されてみてはいかがでしょうか?

働き方改革をより確実に行いたい方は、こちらの記事も参考になさってください。

厚生労働省 各種リーフレットはこちら!
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000148322_00001.html

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