働き方改革関連法令の改正により、3か月で時間外労働時間を生産する新しいフレックスタイム制が2019年4月より導入されました。

今までの1ヵ月清算のフレックスタイム制と異なり、1ヵ月ごとの労働時間の算定や清算のポイントを間違えると、割増賃金の負担が増えることが懸念されます。

労働時間が多くなりすぎて、労働時間の上限を定める法令に違反する危険性も生じることがあります。手続き面でも監督署への届け出が必須になる他、実務上の労働時間の計算の工程が複雑になります。

これらの新制度対応のポイントと、新制度に対応するツールの特徴を以下でご紹介します。

新フレックスタイム制とは？

新フレックス制とは、従来の1ヵ月ではなく、3か月で時間外労働時間を精算することで柔軟な働き方を促進する制度です。

新フレックス制の説明と同時に、従来からのフレックス制が新フレックス制の前提となっているため、こちらについても簡単にご説明します。 

新フレックス制概要

今までのフレックス制が1ヵ月での時間外労働時間の清算を行ってきたのに対し、3か月間で清算する制度です。

導入が想定されるケースとしては、例えばお子さんがいる方なら「7～8月子供の夏休みで労働時間を短くしたいが、その他の月では長めに働きたい。」という要望は多くみられることです。こうしたニーズに柔軟に対応できるのが、新フレックス制です。

コアタイムを設けて、コアタイムは働かなければなりませんが、フレックスタイムは英語のFlex=「柔軟な」の意味の通り、5時間働いても、あるいは０にしても精算期間内に所定労働時間働ければ問題はありません。

 図１　フレックスタイムの運用　モデルケース

今までのフレックス制の課題点は？

各月、週40時間までの法定労働時間を基準に残業時間を精算するのが今までのフレックス制でした。

1ヵ月が精算期間なので、繁忙期が季節単位の場合には労働時間が極端に長い月が出て法令違反の問題が生じる、あるいは夏休みのケースのように、月をまたいで労働時間が短い場合は所定労働時間に実労働時間が不足するようなケースも生じていました。

新フレックス制　メリット・デメリットとは

新フレックス制は、3か月で労働時間を精算できることから生じるベネフィットが会社にも働く人にもある点、大きなメリットのある制度ですが、デメリットもあります。メリット・デメリット、それぞれどんなことが挙げられるのでしょう。

【メリット】

3か月にすることにより、労働者としてはより柔軟な対応が可能になり、企業としてはコストメリットがあります。よりWinWinとなる施策です。

例えば、月ごとに労働時間が違う・繁忙期閑散期があるなど、年間通じての労働時間の配分に偏りが見られるケース・労働者が労働時間を設計する必要があるケースなどにより柔軟にフレックスタイムを運用することができます。

結果、もともと労働時間が柔軟なほうが合っている業種（IT企業など）にとっては通算の労働時間精算により、労働時間が多い月と、労働時間が少なくなった他の月とのの通算ができることから、残業代の節約につながります。

【デメリット】

労働時間の計算が複雑で、うっかりすると時間外手当や労働時間の上限規制に違反することが考えられます（法令に従った計算方法については後述）。

その結果従来のフレックスタイムより手続き負担が増えている企業も多いです。 

新フレックス制導入における対策とは

新フレックス制は、使い方次第で働く人の労働時間の自由度を上げ、会社の残業代を減らすきっかけにもなるので、実益から注目される制度です。

しかし、人事労務担当にしてみれば労働時間の計算に大きな工数を費やす結果になること、管理者にも計算の結果の確認等がしにくいことにもなります。

その為、導入するなら重点対応するポイントを狙い撃ちし、時間計算においては人事担当者の負担を減らして導入しないと、他の重要な人事業務に支障が出かねません。

法令順守の「ここだけはしっかり対応しておくと法令違反を予防できる」ポイントを解説し、労働時間の管理を助けるツール導入の有効性について併せてご説明します。

新フレックス制　法令遵守対策のポイント

新フレックス制の法令順守のポイントは次の3点です。

1. 労使協定の届出義務
2. 所定の時間外手当を支払うこと
3. 労働時間の上限規制に違反しないこと

それぞれを解説します。 

ポイント１：労使協定の届出義務（新設）

新フレックス制では、手続として労使協定に加えて、労働基準監督署への届出が必要になります。今までのフレックス制では協定は必要でしたが、届出までは要求されませんでした。

では、どんな事項が届出対象になるのでしょうか。

●労使協定の締結の対象となる事項

必須4項目

1. 対象となる労働者の範囲
2. 清算期間
3. 清算期間における総労働時間
4. 標準となる1日の労働時間

任意2項目

1. フレックスタイム
2. コアタイム

なお、対象者は、全労働者、～部、～さんと～さん、といったように個別でもグループでも対象者とすることができます。シフト通りに働く人、時間的な裁量が多い働く人が混在する職場でも運用がしやすい制度設計になっています。

一方、法定労働時間は、週40時間（5営業日なら1日8時間になります）を基準とし、その範囲内とすることが必要です。

ポイント２：所定の時間外手当を支払うこと

今までのフレックス制では、法定労働時間の総枠を超えて労働した時間が時間外労働としてカウントされます。

総枠である、総労働時間は、毎月週40時間÷7×暦日数で計算します。1ヵ月28日、30日、31日の3か月で総労働時間を計算するケースが生じてきます。

この点、新フレックス制では、総労働時間＝法定労働時間を3か月歴日ベースで算出することが前提になります。ここから従来のフレックス制とは違います。

●法定労働時間の計算の仕方

法定労働時間は、40÷7×3か月分の暦日で計算します。 

各月の時間外労働時間は、実労働時間ー週平均50時間で算出され、これに時間外手当を支払う必要が生じます。週平均50時間の計算は、50÷7×各月の暦日です。 

実労働時間4月220時間、5月180時間、6月140時間の場合、総労働時間の合計は520時間、実労働時間合計は、は540時間です。

月別の残業時間は、4月の5.8時間、6月の14.2時間に時間外労働手当を支払うことが必要になります。 

図２：4月220時間、5月180時間、6月140時間の実労働時間の残業時間精算例

 ポイント３：労働時間の上限規制に違反しないこと

労働時間の新上限規制は、大企業では2019年4月から始まっており、中小企業では2020年4月から始まることになっています。これに新フレックス制も対応させなくてはならない点も重要なポイントです。次の上限規制を頭に入れておきましょう。 

【労働時間の上限規制】

• 原則：月45時間・年360時間以内
• 外：特別条項付きの36協定が締結された場合
• 特別条項の回数年6回以内で、年間の時間外労働の上限は720時間

 違反は、次のようなケースで生じます。

i)   時間外労働月45時間を超えるケースが年間で7回以上の場合

新フレックス制の場合、各月の残業時間の算出は、週50時間平均での月労働時間を何時間超えるかが問題になります。各月の残業時間をしっかり管理することが重要です。

ii) 単月で100時間以上となった場合

実は、これが新フレックスの場合最も気が付きにくく、隠れてしまいがちなケースです。単月で100時間以上となった場合には、精算月における残業時間100時間超が含まれます。

例えば、精算期間3か月のうち、週50時間平均での月ごと残業時間は０だった場合、最後の月で100時間以上を精算することが生じてしまうことも考えられます。

しかし、こうしたケースも法令違反になります。 

図３：法定労働時間を100時間超過する実例

①615h＋②10h－法定労働時間520h ＝ 105h　＞法令違反の発生！

そこで、月ごとに加えて、3か月の法定労働時間を超えないように労働時間をすることも必要になります。

iii)   時間外労働＋休日労働の合計の2~6か月平均のいずれかが80時間を超えた場合

2か月平均、3か月平均、4か月平均…8か月平均と、どの平均時間が80時間を超えても法令違反になります。平均の労働時間の管理を、違う期間でおこなうことが必要になります。

iv)  36協定協定された時間を超えた場合

36協定の特別条項の適用が必要な繁忙期以外は、メンバーを帰宅させるように管理者に徹底しないとうまく運用はできません。

上記のように、労働時間の管理は、管理者側からすると複雑そのもの。

人間の手で管理するには限界があります。また、働く人にも、時間管理の誤りが生じることも、管理がルーズになって、時間外労働が野放しになってしまっては本末転倒です。

新フレックス制の勤怠管理 ITツールの選定/活用ポイント

ITツールで対応できるか？

ITツールで新フレックス制に対応できるか、そしてどこまでITツールに頼れるのか、知っておくことが必要です。

勤怠管理ツールは、新フレックス制に対応する「働き方改革対応」をうたうものが多くなっています。しかし、「対応」というのは、何がどう効くからどこまで新フレックス制に対応することができるのかが問題になります。

この点、ツールであれば以下の特性がある為

• 残業時間の制限について監視していて、一定の基準を超えるとアラートが出る
• 残業時間がタイトな時でも承認を受けやすいし打刻がしやすい
• 労働時間を承認者・申請者双方から把握しやすく、管理者の労働者管理・自己管理双方に役立つ

新フレックス制に対応することが可能・効果があると考えられます。

残業時間の制限についてのアラートは、なかでも重要機能です。この点、新フレックスで必要になる複数の基準からアラートがでるのかどうか、新フレックス制の時間管理の複雑さからはポイントとなる点です。

実際に主要ベンダー各社とも対応はしているのですが、使うのは人事部のメンバーや管理者です。そこで、よくベンダーに話を聞き、自分たちで何か設定をする必要はどこまであるのか、納得する説明を受けましょう（さらにコンサルティングサービスなどもベンダーから受けられる点、後にご紹介します）。

 また、UIの見やすさもポイントになります。いわゆる「ぱっと見」がわかりにくいと、管理上のミス・誤りは生じがち・作業負担も重くなりがちです。

勤怠管理ツールの導入には何が必要か

ITツールの導入に必要なものは、ズバリ時間とお金です。しかし、日々使うツールであり、制度に対応するためのものですので、

• 時間的には早く導入できること
• 納得できる機能がついていて、使い勝手がよいこと
• ツールの中でも、コストが大きすぎないこと

といった点がクリアできないと、実務上導入が現実的ではなくなってしまいます。

この点、現在の勤怠管理ツール、なかでもクラウドベースの勤怠管理ツールは、原則として導入のための工程が必要ありません。即日で導入することすら可能で、既存のデータを移行する工程だけが1～数週間必要であるにとどまります。

また、人数に応じた月々の料金で利用が可能であるため、新フレックス制に対応するツールとして導入しやすいのです。

クラウドの勤怠管理ツールを使う場合は、時間とお金の心配を過度にする必要はありません。使い勝手をよく検討する方向に時間を使いましょう。

勤怠管理ツール導入の留意点

１：会社ごとの運用最低化

注意するべきは、新フレックス制は、会社ごとに運用も異なることが予定されており、36協定の内容も異なることから、例えば残業時間の制限のアラート機能を利用する際にも、自社に合わせた設定が必要になる点です。

人事担当者の中で、制度とITツールの双方の理解をしている担当者も少なく、どちらかのメンバーがそろっているだけでも実際のところありがたい、というのが忙しい人事部の実情と思われます。 

2：ベンダーのコンサルティングの活用

そこで、コンサルティングサービスを提供しているベンダーにコンサルティングをまかせて、導入を円滑に進めることも検討が必要です。今のベンダーが用意しているコンサルティングサービスを見ますと、コンサルティングサービスって高いのでは？とばかりは言えません。

それまでの経験を活かして、勤怠管理モデルをテンプレート化するなどして、多くのクラウドサービスのベンダーが短時間のコンサルティングを多くの会社に提供する用意ができています。自社の設定の相談に2-3時間乗ってもらうだけでも違いますし、その程度でしたら出費も合理的な額になるでしょう。

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新フレックス制　体制構築の留意点

以下の記事にまとめました。ぜひ参考にしてください。

フレックスタイム制の体制構築に必要なものとは？　実践する働き方改革

 新フレックス制対応は、法令の重点対応とツールで人事の負担を軽減、成功へ

新フレックス制は、今まで見てきた通り、柔軟な働き方を促進するメリットがあり、特に子育てや介護・資格取得などで、一時期自分のためにも時間を使いたいと思う働く人のニーズにこたえるメリットがあります。

半面、運用には人事・労務管理の観点からの作業負担・注意のしどころが多い点、特に人事部の負担が懸念されます。

しかし、便利なITツールを使うこと、そして可能であればクラウドサービスのツールをベンダーからのコンサルティングサービス付きで導入することが負担軽減と制度の運用の成功につながるものと考えられます。

せっかく制度を導入するのに貴重な時間を使うのなら、ぜひ運用上の成功事例を御社で作りましょう。

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