COUNT関数の使い方｜Excelで個数をカウントする他の関数も紹介
Excelで企業のデータ処理を行う際、特定のデータ数を数えて入力しなければいけない場面が多々あります。しかし、企業の膨大なデータ量では列を数えてデータをカウントすることは不可能です。
その場合は、ExcelのCOUNT関数を活用することで簡単にデータの個数をカウントすることができます。本記事では、COUNT関数の基本的な使い方をはじめ、個数をカウントするための他の便利な関数についてわかりやすく解説します。
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COUNT関数とは
COUNT関数
COUNT関数は、Excelで特定の範囲内にある数値の個数をカウントするために使用される関数です。
この関数の主な目的は、数値データのみを対象としてその出現回数を数え上げることにあります。たとえば、営業成績の表や顧客データベースなど、数値情報が大量に含まれる文書での利用が考えられます。
また、COUNT関数は「数値データのみ」を対象とするため、日付や時間もカウントの対象に含まれます。そのため、営業日数のカウントや期間内の取引回数の計算など、さまざまな業務で活用することが可能です。
COUNT関数の条件・使い方
COUNT関数の基本的な使い方は非常にシンプルで、上図の公式のように、引数はカウントしたい範囲を指定するだけで空白以外のセルの個数を算出することができます。
ただ、複雑な条件を設定してカウントさせたい場合は、COUNT関数とは別のセルを数える関数を利用する必要があります。
Excelのデータを数える他の関数
COUNT関数はセルの数を数える関数ですが、ビジネスでExcelを活用する場合は条件を指定した状態でデータをカウントするケースが多く、COUNT関数はあまり有用ではありません。そこで、データをカウントする他の関数を次に紹介します。
COUNTA関数
COUNTA関数は、COUNT関数とよく似た関数です。この関数は、指定した範囲内の空白以外のセルの個数を数えることができます。つまり、COUNT関数のような「数値」データだけでなく、文字列、日付など、何かしらのデータが入力されているセルの総数を把握することが可能です。
以下はCOUNTA関数の基本的な構文です。
=COUNTA(範囲)
COUNTA関数の主な利用シーンは、データが入力されているセルの総数を知りたい場合です。 たとえば、アンケートの回答数を数えたり、リスト内の有効な項目数を確認したりする際に非常に役立ちます。
COUNTIF関数
COUNTIF関数は、「特定の条件を満たすセル」の数をカウントします。たとえば、ある範囲内のセルに特定の値がいくつあるかを調べる際に使用されます。
COUNTIFの構文は以下のとおりです。
=COUNTIF(範囲, 検索条件)
詳しい使い方解説については、以下の記事もご参考ください。
参考：COUNTIF関数の使い方｜Excelのビジネス活用について解説
COUNTIFS関数
COUNTIFS関数は、「複数の条件」を組み合わせてセルをカウントします。複数の範囲に対して異なる条件を設定し、それらの条件を満たすセルの数をカウントできます。
COUNTIFS関数の構文は、COUNTIF関数の検索条件を複数にした以下の形式となります。
=COUNTIFS(範囲, 検索条件1, 検索条件2, 検索条件3)
COUNTIF関数やCOUNTIFS関数の活用ができるようになると、さまざまな条件で狙ったデータをカウントすることができるため、営業におけるアポイント数確認やマーケティングの数値算出といったシーンで役に立ちます。
COUNTBLANK関数
COUNTBLANK関数は、Excelで選択した範囲内の空白のセルを数えることができる便利な機能です。この関数を使うことで、データ入力が完了していないセルの数を簡単に把握することが可能になります。
COUNTBLANK関数の構文は以下のとおりです。
=COUNTBLANK(範囲)
たとえば、営業現場の商談データの入力業務において、顧客情報が入力されていないセルの数を知ることはデータの完全性を確認する上で非常に重要です。
顧客関係管理（CRM）やその他データ入力業務をExcelで行っている場合は、入力規定欄を範囲に設定し、COUNTBLANK関数で未入力件数をカウントすることができます。
COUNT関数はさまざまな業務で使える
COUNT関数やその他のセル数を数える関数は、特にデータ分析やレポート作成といった業務において非常に有効です。
本章で、具体的にどのようなビジネスシーンでCOUNT関数やその他の関数が利用可能かを見てみましょう。
データの品質管理
ビジネスで重要なデータの品質を管理する際、COUNTBLANK関数を使うことで欠損データや未入力データの数をすばやく把握できます。これにより、データの完全性を確保し、信頼性のある分析が可能となります。
在庫管理
多種多様な商品のデータが蓄積されている場合の在庫管理においては、COUNTIF関数・COUNTIFS関数を使うことで商品名や商品ID、または売上規模を条件としてかんたんに数をカウントすることが可能です。
また、一定の数以下となった在庫をカウントすることで、新たに仕入れが必要となる商品を把握するなど、在庫管理が効率的に行えます。
営業データの管理・分析
営業部門では、顧客からの問い合わせ数や成約数を正確に把握するためにCOUNT関数が活用されます。
具体的な活用例としては、Webサイトからのお問い合わせや現場からの営業結果が自動でExcel行に蓄積され、それらをCOUNT関数を使ってカウントすることで月次のお問い合わせや成約数が自動で算出されるようになります。
その結果を営業部長や課長で確認し、営業活動の最適化を図ることも可能となるでしょう。
参考：顧客管理はExcel（エクセル）でできる！ 作り方や無料テンプレートを紹介
Excelの関数だけでは難しいデータ処理もある
ExcelにはCOUNT関数の他にもさまざまな便利な関数が備わっており、関数の活用は企業のデータ処理の効率化に大きく貢献します。しかしその反面、複雑なデータ形式や大量データの処理には限界があります。
特に、データの種類が多岐にわたる場合や基幹システムとデータ連携しての高度な分析が必要な場合、Excelの関数だけでは対応が難しいことがあります。
このような状況では、以下のような３つの対処法が考えられます。
1. Excelマクロの使用
マクロは、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラムを使用してExcelの自動化システム作成を可能にします。
複雑なデータ処理や特定の条件にもとづく処理を実行するために、VBAコードを記述してマクロを作成することができます。これにより、柔軟かつ効率的な処理が可能です。
参考：Excelマクロとは？VBAとの違いや基本の使い方、できることを解説
2. データベースの利用
Excelでは難しい大量のデータや複雑なクエリの処理には、データベース管理システム（DBMS）を利用することが有効です。
データベースは、SQLなどのクエリ言語を使用してデータを効率的に抽出、結合、分析することができます。
3. CRM/SFAやMAなどの専門的なツールの使用
Excelはあくまでも表計算に特化したツールであるのに対し、営業に特化したCRM/SFAツールやマーケティングに特化したMAツールなど、現在では専門的なデータ処理に特化したさまざまなツールが存在します。
①や②の方法を採用するには、ITの専門的な知見やエンジニアが必要となってくるため、情報システム部門がない企業にとっては難しい選択肢となってしまいます。その場合は、誰でも操作や効率化が可能なツール導入をおすすめします。
COUNT関数でExcelでのデータ処理を効率化しよう
本記事では、Excelでデータの個数を数えるためのCOUNT関数の使い方とその他の関連関数について解説しました。
COUNT関数は数値が入っているセルの個数を数える基本的な関数であり、COUNTA関数、COUNTIF関数、COUNTIFS関数、COUNTBLANK関数など、特定の条件に合わせてデータを数えるための関数も紹介しました。
これらの関数を適切に使い分けることで、Excelでのデータ処理がより効率的になります。関数の選択や使い方に迷った時は、本記事で紹介した内容を参考にしてください。
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