RFP（提案依頼書）は、システムの導入や開発を発注したい企業が、候補となるシステム開発会社（ベンダー）に依頼内容や要件を提示する資料です。

本記事では「RFPに何を書けばいいのかよくわからない」という方に向けて、RFPの書き方をサンプル付きで一から解説しています。専門知識がない方にもわかりやすく紹介するため、ぜひRFP作成時の参考にしてください。

参考：RFP（提案依頼書）とは？意味、4つのメリット、作成手順・注意点をわかりやすく解説

RFPの構成｜全体像の把握

RFPを作成するまえに、まずは記載する情報の全体像を把握しておきましょう。

RFPに記載する情報は、大きく「概要」「提案依頼内容」「選考の進め方」の３つに分かれます。

概要

「概要」は、自社の現状や解決したい課題、目指すべきゴールなど、本プロジェクトの全体像をベンダーに伝える部分です。

提案依頼内容

「提案依頼内容」は、どのような情報を盛り込んで提案書を作成してほしいのかをベンダーに伝える部分です。

選考の進め方

「選考の進め方」は、ベンダーから提案書を受け取ったのちにどのような手順で選定を行うのか、どのような基準で評価をするのかを伝える部分です。

RFPの「概要」の書き方

ここからは、RFPの「概要」の具体的な書き方を項目ごとに解説します。

サンプルにしたがって作成できるよう紹介するため、専門知識は不要です。ぜひ参考にしてください。

表紙

表紙には、自社の会社名とプロジェクト名、提案依頼書の目的を記載します。

本書の目的

読み手側に本書の全体像が伝わるよう、RFPの目的や位置づけを端的にまとめます。

プロジェクトの背景

「なぜこのプロジェクトが発足したのか」がわかるよう背景を記載します。

現状の課題

現状抱えている課題について記載しましょう。箇条書きや図表を用いて情報を整理すると、読み手に伝わりやすくなります。

システム化の目的

本項目では「何のためにシステムを導入するのか」を明確に記載します。現状の課題と同様、箇条書きの下に詳しい説明を記載してもよいでしょう。

ゴール

プロジェクトのゴールは「品質（Quality）」「費用（Cost）」「納期（Delivery）」ごとに設定します。

プロジェクト終了後に行う成果の評価がしやすくなるため、できる限り定量的な指標を用いましょう。

プロジェクトの範囲

プロジェクトのうち、受注側に提案を依頼したい範囲を記載しましょう。

システム構築のみを依頼したいのか、IT機器の設置・設定までお願いしたいのかなどを明確化することで、受ける提案の精度を向上させる効果があります。

会社情報

自社の会社概要を記載します。

システム上の権限管理が必要な場合があるため、組織図もあわせて添付しましょう。組織図がない場合は、必要事項を箇条書きで記載しても構いません。

現行のシステム構成

新システムの導入が既存システムへどのような影響を及ぼすのかを明確化するため、現行のシステム構成を記載しましょう。

使用しているシステムが複数ある場合は、システムの構成を図式化し、パッケージ名やデータの連携方法を記載するとわかりやすくなります。

機器情報

現在社内で使用しているPCやサーバなどの台数とスペックを種類別に記載します。

RFPの「提案依頼内容」の書き方

続いて、RFPの「提案依頼内容」の書き方をサンプル付きで解説します。

受注側の会社情報

本来、受注側の会社情報はRFI（Request for information：ベンダーの企業情報や製品情報の提示を依頼する書類）を作成することで得られるため、RFIを作成している場合は本項目の記載は不要です。

RFIの作成を省略し、RFPのみを用いて発注先を選定する場合は、本項目でベンダー側の情報開示を依頼します。

ベンダーの得意とする業界を探る意味でも重要な役割を果たすため、しっかり提示してもらいましょう。

提案システム概要・構成

ベンダーから提案してもらうシステムについて、どのような形で情報を提示してほしいのかを記載します。

機能要件

システムにどのような機能を実装してほしいのかを具体的に記載します。

詳細な機能要件は、発注の際に用意する「要件定義書」に記載しますが、RFPにもできる限り機能要件を記載しておくことがスムーズな提案を受けるコツです。

プロジェストのスケジュール

発注先の決定から導入にいたるまでの全体スケジュールを、週または月単位で明示してもらいます。

プロジェクト遂行に際して「自社が担うべきタスク」が明確化するように提示を依頼しましょう。

プロジェクトの体制図

本項目では、プロジェクトをどのような体制で推進するのかを明示してもらいます。

プロジェクトマネージャーの能力がシステム導入の成否を分けるため、経歴はかならず記載を依頼しましょう。

成果物

後のトラブルを防ぐためにも、あらかじめ納品物を明示してもらうことが大切です。納品を希望する成果物が決まっている場合は、箇条書きで記載しても構いません。

また、納品予定のドキュメントの品質を確認するうえで、過去のサンプルは必ず提示してもらうことをおすすめします。

サポート体制

システムに障害が起こった際、どのような対応をしてもらえるのかを事前に確認しておくことが大切です。

概算費用

概算費用は、初期費用、月額費用別に明示してもらいます。

合計額のみでは金額の妥当性が判断できず、費用交渉が難しくなるため、内訳まで明示してもらうことがポイントです。

制約事項

制約事項とは、データの登録数や同時にアクセスできる人数の制限などのことです。これらが稼動直前に見つかると、スケジュールの遅延や追加費用の発生を招くおそれがあります。

現時点で判明している制約事項は忘れずに明示してもらいましょう。

契約内容

トラブルの原因となる要素（口約束や認識相違など）をできるだけ排除するため、契約内容の明示を依頼します。

規模の小さいベンダーは支払方法にも制約が発生する可能性があるため、事前にしっかり確認しておきましょう。

RFPの「選考の進め方」の書き方

RFPにおける最後のパート「選考の進め方」の書き方を詳しく解説します。

選考スケジュール

選考スケジュールは、自社が想定しているスケジュールを記載します。

提案依頼書の送付から提出までは２週間程度を要することが一般的ですが、規模が大きいシステムの場合はさらに期間が必要になる場合もあります。

ベンダー側の意向も反映しつつ、スケジュールの見直しを求められた場合は再検討する判断も必要です。

提案書提出先

「いつ」「誰に」「どのような方法で」提案書を提出するのかを記載します。

評価基準・方針

選定時に何を重視するのか、評価のポイントを記載しましょう。

評価ポイントが明確化されることで、自社の意図に沿った提案をもらえる可能性が高くなります。

RFPはシステム導入成功の鍵を握る

本記事では、RFPの書き方を一から具体的に解説しました。

ぜひ自社の状況にあわせてサンプルをカスタマイズし、RFP作成の一助にしていただければ幸いです。

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