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テレワーク(リモートワーク)評価制度の重要ポイントを考える

テレワーク(リモートワーク)評価制度の重要ポイントを考える

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つい先日までまだまだ聞きなれない言葉だった「テレワーク(リモートワーク)」。
世界に大きな被害を与え続けているコロナウイルスの蔓延によりテレワークを体験し、現在も継続されていらっしゃるの方が多いのではないかと思います。

本記事では概要を整理しながら、「テレワーク(リモートワーク)評価制度のあるべき姿」についてご一緒に考えてみたいと思います。

特に営業組織部門など従業員一人ずつに目標と責任を割り振られる組織は、評価手法に難しい問題を抱えるのではと予想されます。
掘り下げて考察して参ります。

テレワーク(リモートワーク)とは

テレワーク(リモートワーク)の定義

 テレワーク(リモートワーク)とは「ITツールやネットワークを駆使して遠隔地で、直接対面することなく、従来業務を遂行する事」を言います。

なお、テレワークとリモートワークはほぼ同義語であるとお考えください。

テレワークについての国の取り組み

 「テレワーク(リモートワーク)が浸透しにくい国」日本

日本政府が数年前から「働き方改革」を推進していることは皆様も認識されていると思います。
その重要なツールとして導入推奨された手法がテレワークでした。

コロナ前からテレワークは推進されていた

政府はテレワークが以下の図のようなメリットを生み出す事を期待して推進しています。

  • ワークライフバランスの実現
  • 雇用創出のための地域格差や不利の是正
  • 国民全員が活躍できる社会の実現
  • 企業経営の利点となる諸効果

写真・内容引用:総務省 テレワークの推進より
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/

しかし、政府は推進していたものの、

  • 社内規則改正の難しさ
  • ITツールや環境の投資資金問題
  • “社内慣習” 、「ウチの会社ではできないだろう」という固定観念

が阻害要因となり、実際はまだまだ浸透していませんでした。

皮肉なことにコロナウイルスによって、必然的にこのテレワーク(リモートワーク)の実施企業が一気に増加した、とも言えます。

テレワーク構築に関する国の支援

上記のように、総務省はテレワーク実現のために様々な支援を行っています。

テレワーク投資助成金制度

※コロナウイルスをきっかけとする導入助成金は2020年5月31日で申請終了しております。

テレワーク実施ガイドライン作成

※一般社団法人日本テレワーク協会

テレワーク制度構築指導員(テレワークマネージャー)の無料派遣

※テレワークマネージャー派遣事業事例集:総務省WEBサイトより
https://www.soumu.go.jp/main_content/000624248.pdf

などが行われています。

これからテレワーク(リモートワーク)のご導入を検討される企業経営者の方は、上記WEBサイトを訪れて、現在利用できる助成金などについての最新情報を取得される事を推奨いたします。

テレワーク(リモートワーク)の長所

導入が進んできたテレワーク(リモートワーク)ですが、もちろん長所と短所があります。
一足先にテレワーク(リモートワーク)を始められている企業社
の声を集めてみました。

慣習や惰性で続く社内ルールの中止・廃止を実現できた

 従業員側にもたらされた利点~「強制的働き方改革」

通勤時間の削減

回答した方の大半が、真っ先にこの利点を挙げました。
首都圏や大都市近郊から通勤している方は、合計2時間前後の通勤時間が不要となります。
満員電車で過ごす2時間の削減がとても大きいと感じるのは当然の事でしょう。

ハンディキャップを解消(または縮小)できる

総じてハンディキャップと書かせていただきましたが、例えば

  • 障がいを持たれている方
  • 物理的に通勤で通える距離ではない地域にお住まいの方

など「従来の勤務体系では働きにくかった理由」がテレワークによって解消された、というご意見もありました。

育児世代女性が社会復帰しやすくなった

結婚・妊娠・出産・育児により、それ以前に積み重ねたキャリアをリセットしなければならない方が多かったのも事実ですが、テレワーク(リモートワーク)を導入する事により、以下のような対応が可能になったそうです。

  • 育児をしながらでも可能となる勤務体系の実現
  • 突発で起こること(育児中の緊急事態やトラブル)への対応

コロナは経営者にとってピンチでもありチャンスでもある

ここまで書かせていただいた重要な変化点は、従業員側だけのメリットではありません。
経営者の皆さんにとって中長期的な経営効率を産む重要なポイントです

もっと率直な言い方をすれば、各企業に長年はびこる慣習や惰性で続けてきたムダな作業やルールの見直しの絶好のタイミング
である、という事です。

以下にいくつかその課題となる事例を挙げてみたいと思います。
傾向としては、

  • 「個人的エゴを見てみぬふり」
  • 「問題提起するには些細な事で、周囲の人から自分が疎まれる」

など、それぞれは比較的小さな問題点であったりします。

これらの「ちょっとした問題」は会社のコスト面へ、即座に大きく問題を与えることではありません。
むしろ、モラル面の崩壊につながることが懸念点であると言われています。

つまり「規律正しく業務を遂行する意識」を失い、企業を悪い方向へ蝕んでいくきっかけになる、と筆者は考えます。

テレワーク(リモートワーク)実行企業の効率化や改善の事例

効率的ではない(不要な)残業時間の削減

テレワークで残業時間が減って収入が減った、という声が聞かれました。

しかし、皆さんは毎月ほぼ固定の残業時間を申請している業務チーム(または個人)についていかが思われますか?
「残業ありき」で業務を回している組織のあり方を考え直す、良いきっかけになるでしょう。

会議で一切発言しない人の会議参加の是非

会議も「実際にしゃべっている人は議長と2-3人」「上長の独演会になっている」といったことが、特に古い組織やワンマン企業の意思決定時に見受けられます。
その体質の不健全さに気づき、対策を打つことは有益な事です。

社内決済にともなう押印取得のためだけに出社しなければならない

これは笑い話のようでいて、比較的大企業や歴史ある企業のいたるところで発生している問題です。

社外のお客様や取引先と結ぶ契約書は書面に割り印を入れたり、署名捺印が直筆でないと許されない事はあると思います。
しかし、社内承認はPDFファイル等編集ができない書面と電子サインでまかなう事が現代の主流となりつつあります。

これらの事例のように、経営者の皆さんも「当たり前と思っていた」「ここを改革する事は不文律として難しい」などあきらめていた慣習や決め事があるのではないかと思います。

テレワーク(リモートワーク)の導入は良くも悪くも大きな変化を生み出しています。
どうせ避けられない変化なのであれば、少しでも自社の得にしてみようとする気持ちで向き合って、課題解決に活かすことができれば一石二鳥となるでしょう。

テレワーク(リモートワーク)の課題

失敗例

前章ではテレワーク(リモートワーク)の長所について記しました。

本章では、その逆となる短所について考えてみましょう。
主に労務管理に関する課題点が浮かび上がってきます。

労務管理上の行き過ぎ・濫用に注意

こちらは総じて、現場の中間管理職が引き起こす問題です。

従業員を管理する立場の者に「必要以上のスタッフ監視行為や強制的指示等を行わせてはいけない」という事です。
働き方改革に逆行するのはもちろんのこと、パワハラやセクハラなどにつながりかねない大変危険な注意点となります。

ON/OFFについての切り替えとスタッフ管理

上司による「即応」の強要

オンラインで業務中かどうか、等はITツールの標準機能により自動で関係者に知らせる機能がついています。

※写真参照 以下のような状況確認が行えます。左写真で黒いぬりつぶし横のランプが緑色になっており、現在オンラインで連絡可能である状態を示しています

業務時間内で、常にトランシーバー通信のような即応を求めることは業務管理の域を逸脱し、モラルに反している事を忘れないでください。

上司は業務時間外にメールや電話の発信をしない

働き方改革に逆行する、終業時間外の指示や電話は時代錯誤です。
管理職の方こそ自分の仕事を整理して、あらかじめ部下に対して送る指示を早めに準備しておきましょう。

※ガイドラインに逸脱する言動はコンプライアンス違反問題になる恐れがありますので、以下のリンクを参照の上社内のテレワークルールを決めていくことを推奨いたします。

国土交通省テレワーク(リモートワーク)ガイドラインリンクURL:https://www.mlit.go.jp/crd/daisei/telework/p4.html

テレワーカーの孤立防止

テレワークは通勤によるストレスが無くなる等のメリットもありますが、一方で「1日誰とも会わなかった」「業務連絡以外の雑談やストレス発散の何気ない会話が減った」という弊害も出てきます。

その対応も加減が難しいところですが、スタッフの適度なケアは大切であると言われています。

テレワーク(リモートワーク)業務者とのコミュニケーション円滑化

人は程度の違いこそあれ、やはり人とのつながりがあることで幸せややりがいを感じる生き物です。

テレワーク環境であろうとなかろうと、何気ないねぎらいや感謝の気持ちを伝える事、相手に対して興味をもって接する事、が組織の結束を強くしたり雰囲気を良くすることは間違いありません。

管理職や経営者は必要最低限のケアを常に意識しながら管理業務を行うようにしていただきたいと思います。

出社している人とテレワーク(リモートワーク)業務者の待遇や評価面について

出社しているスタッフとテレワークスタッフに格差を作らないよう意識することも大切です。
どうしても、目の前でプロセスと成果を確認できるスタッフの事が良く見えてしまう傾向は避けられません。

大切なのは、プロセスを経由してどのような成果が出ているのか。
テレワーク従事者の不利な点なども理解した上で、双方を客観的かつ平等な評価をつけられるよう意識することが管理職の責務と言えます。

テレワ―ク(リモートワーク)評価制度の重要点その1 ~ソフトランディング~

ソフトランディングを最大の前提とすること

世の中が大きく変わる中でテレワーク(リモートワーク)に移行する企業の評価方式も必然的に変わらざるを得ないということをお伝えしてきました。

1つ目の重要点として、
評価制度立ち上げから定着まで、出来る限りソフトランディングがあるべき姿と考えます。

日本企業がとってきたプロセス重視の評価から、成果メインで評価をするべき時代に変わり始めているのは事実です。

しかし現在はコロナウイルスによる将来への不安や不満が日本中を包んでいます。
その中で、自身の勤務先の大きな変化を感じることは大きな不安である、というご意見を複数の方から伺っております。
従業員を不安に思わせたままでの運営はマイナスこそあれ、プラスにはなりにくい状況です。

  • 移行に関する猶予期間の設定
  • 移行に伴う、従業員現場レベルまで明確に説明し合意を得る話し合いを持つ

など、初年度は段階的な成果主義への移行を目指している、そして中期的には成果主義メインの評価方式に移行する計画を持っている、と伝えるなどして段階的に理解を得ていくことが望まれます。

テレワ―ク(リモートワーク)評価制度の重要点その2 ~職種による評価制度の微調整~

2つ目のポイントは、評価制度全体が変わっていく中で「試行錯誤していく評価制度であること」を従業員に理解してもらう事です。

評価制度は柔軟に、部分最適の必要性を理解すること

部門ごとの違いを踏まえた評価制度を考慮する

企業の業務は2つに大別されます。

1:部門全体で評価される組織 ※比較的評価がしやすい

  • 事務職やバックオフィス
  • 定型的、機械的な販売業務
  • 特殊法人や公務員など非営利団体

2:個人ごとに目標を与えられ成績が明確に出る組織 ※評価が難しい

  • 民間企業の営業組織
  • クリエイティブ系や商品開発などの創り出す組織

この2つの組織についての特徴を言い換えれば

  • 「実直に作業を進めれば、相応のアウトプットが出てくる」業務
  • 「時間をかけても必ず成果がでるとは限らない」業務

とも言えます。

やっかいなのは「時間をかけても必ず成果がでるとは限らない」業務の評価方法です。
単純に「成果が出なかったので評価はゼロです」と評価できる企業は、よっぽどの人気企業かブラック企業です。

特に今年はコロナウイルスの影響で「お客様要因でビジネスが停止している」状況です。
その厳しい状況下で、評価制度変更に則して業務プロセスを見ないで成果だけで評価をしてしまうことは従業員の離職率などにも影響してくると予測されます。

社員とコミュニケーションを取る時間は沢山あると思います。
この機会に現場の生の声を聞いてあげてください。
そして「アフターコロナに向けてスタートダッシュできる達成すべきプロセス目標」を含めた成果目標の設定をしてあげていただければと思います。

下記図に「評価制度変更に着手されている企業の例」を掲載しておきます。
まだ確固たる成功シナリオは確立していません。
しかしここ半年から1年の間に、各企業のサンプルが出揃ってくると思われます。

各企業の動向や事例記事については要注目です。

写真引用:2020年5月15日付け日本経済新聞よりhttps://www.nikkei.com/article/DGXMZO59161930V10C20A5MM8000/?n_cid=NMAIL007_20200515_Y

日本経済の夜明けに向けて、力をあわせて頑張りましょう!

以上、ここまでテレワーク(リモートワーク)に関する評価制度を取り上げてきました。

  • テレワーク(リモートワーク)の概要
  • メリットとデメリット
  • 評価制度のあるべき方向性

「変化に対するソフトランディング」と「成果主義評価方式の柔軟な適用」
これによって従業員の不安を無駄にあおらない評価制度のポイントに近づくであろう、という内容でした。

企業側も大変厳しい経営状況であることは重々お察ししますが、こういう時期だからこそ従業員との絆を一層強める良い機会でもあります。
国難レベルの危機を乗り切って「新しい組織運営」が成功すれば御社にとって極めて大きな財産となると思います。

皆さんのご成功を願っております。
最後までお読みいただきありがとうございました。

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