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生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例

生産性向上とは? 成功事例と4つの指標から基本と秘訣、ツールを紹介

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人材不足から生産性向上というフレーズが気になり、情報を集めていませんか?

働き手不足は日本全体の課題で、国も働き方改革で生産性を向上させようとしています。しかし、具体的なノウハウはいまだに広まっていません。

そこで、7000社以上の生産性を上げてきた弊社が、生産性向上とは何を意味し、成功させるにはどうすれば良いかを解説します。

蓄積した成功事例具体的な指標結果を早く確実に出すツールもご紹介。生産性向上に一歩近づくこと間違いなしなので、ぜひじっくりとお読みください。

生産性向上とは? 意味と必要な理由について

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_生産性向上とは?

はじめに、生産性向上の意味と実施すべき理由をあらためて確認していきましょう。正しい言葉の意味と現状認識から、生産性向上が始まっているのです。

具体的には、以下3つを簡単に理解すれば十分です。

  • 生産性という言葉の意味
  • 生産性向上が必要な理由
  • 生産性向上と業務効率化の違い

それぞれの分かりやすく解説していきます。

生産性という言葉の意味

生産性向上と聞くと、人によって解釈の違うあいまいな言葉と思うかもしれませんが、きちんと定義があり、計算式もあります。

つまり、生産性向上の成否とは、数値化して厳密に判断できるのです。さっそく、「生産性の定義」と「計算式」を見ていきましょう。

生産性の定義

企業が投入した経営資源に対しどれだけの成果を生み出せたかという効率の程度を意味します。要するに、生産性の向上とは今の成果のまま資源を減らすか、同じ資源で成果を高めるか、どちらかとなります。

生産性の計算式

生産性の計算式とは、以下であらわされます。

生産性=生み出された成果÷投入資源

厳密にいうと、労働の生産性は2種類(物的と付加価値)ありますが、今重要な成果は労働の付加価値です。

つまり、短時間で効率よく業務をこなすのが今の日本企業に必須といえます。

そして、中身の薄い長時間労働を改善するのに役立ち、資源の投入先として今主流なのが、営業部向けのSFA/CRMです。

SFA/CRMが、どのようなツールでどんなメリットがあるかは、以下のページから分かります。導入企業のリアルな声もあるので、確実かつ早い生産性向上のために、確認してみてください。

生産性向上が必要な理由

少子高齢化による労働人口の減少により労働力の新規獲得の障壁が上がり、そのため長時間労働が発生します。この現象は放置すると悪化する一方であるため、働き方改革が始まった2018年以前から何度も是正策を実施してきました。

しかし、どれも決定打にはならず、メンタルヘルス・働く人たちの先進各国との比較で高い自殺率などの深刻な弊害が発生しています。 

しかも、日本の働き手は減る一方なので、状況は自然に改善しません。そこで、生産性向上が必要というわけです。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と、業務効率化は似て非なるものです。

業務効率化は業務改善のための取り組み、成果ではなく改善内容を指します。生産性向上は限られたリソースの中での成果を出すことです。

すなわち、これらは手段と結果の関係にあり、「業務効率化」は「生産性向上」の為に実施されるものなのです。

生産性向上が企業にもたらすメリット

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_メリット

経営観点では大枠として以下の二つがあります。

人材面のメリット

残業が減り従業員のワークライフバランスが向上し、働く人のモチベーションが上がります。結果、人材の離脱が防げて、長期の雇用を継続しやすくなります。

社外へ示すことができれば、ワークライフバランスの取れた企業であるとのブランドイメージも向上し、採用にも好影響を及ぼすこととなるでしょう。

収益面のメリット

生産性向上により収益は向上し、コストは削減されます。残業代の削減によって無駄な出費は減ります。

イノベーションの創出の余裕ができ、無駄な時間も減るため新規施策へのアイデアも浮かびやすい好循環が期待できます。

生産性向上の取り組みに重要なポイント4つ

生産性向上のため、まずは以下の4つを迅速に実施する必要があります。

  • 課題整理と現状分析
  • 課題マトリクスで整理し、適する施策の立案へ
  • 助成金の活用とコスト削減
  • 生産性向上のための具体的施策

それぞれ具体的に解説していきます。

Piont1:課題整理と現状分析 

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_課題整理と現状分析

まずは自社の課題が何かを洗い出すことが必要です。しかし、課題というものは往々にして抽象的なものです。

上記は、トヨタ式課題抽出フレームワークを図にしたものですが、問題の原因を5層に分けて、5回の「なぜ」により、深掘りし、本当に効く解決法に到達するものです。

優秀なフレームワークは、正確に課題を把握、現状を整理することができます。トヨタ式に限られませんが、課題把握のために優れたフレームワークに従い、課題把握・現状整理を行うことが大事なことです。

下記のリンク先には、トヨタ式のフレームワークの説明・使い方の詳細が書いてあるので、ぜひ以下記事【1:課題整理のポイント】〜【2:計画ブレイクダウンのポイント】を参考になさってください。

Point2:課題マトリクスで整理し、適する施策の立案へ

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_課題マトリクス

この課題マトリクスは、シンプルですが、課題整理のために強力なツールです。

課題を把握、分析したら、さらにその後追加で出た課題を整理して施策実施の優先度を決める必要があります。

会社は多くの部署からなる組織で、しかも人が毎日活動して変化します。

そこで、課題抽出の後は、何度も優先順位付けを繰り返して、現在するべきことを優先して行う必要があります。

課題マトリクスでマッピングをして図解、経営レイヤーと共有し明確に意思決定することをおすすめします。

縦軸は難易度、横軸は収益インパクトなどとする書き方が一般的です。

少し使い方を説明すると、収益インパクトはいかに成果が上がるかどうかにフォーカスし、一方難易度の定義はリソースや資金面、システム導入のハードルなどのバックにある事象を当てはめ可視化すると、より有効で洗練されたマトリクスになります。

マトリクスの優先順位に従った実施の留意点は以下の通りです。

必ず効果のあるものから実施すべき

上記の図の【優先1】にあたるところからまずは実施すべきです。

前提として社内のリソースは有限ですので、効果のあるものから着手して、効果を上げるべきです。難易度が低く、効果が大きいものから着手すると、課題を解決した効果が組織内でわかりやすくなります。その結果、課題に取り組むモチベーションが上がります。

ただ、手軽に実施できる分、平凡であることから、競合とバッティングすることも多く、次第にモチベーションの向上効果も薄れていくことは理解しておきましょう。

中長期的目線を忘れないように

短期的に効果がでるものは、効果も短期、ということになります。そこで、上記の図の【優先2】にあたる長期的目線で収益や成果がでるものに取り組むことを忘れないようにしましょう。

例えば、営業にはSFAやCRM導入、メディアであればオウンドメディアの構築などを行います。すぐに効き目は出ませんが、取り組めば情報を資産に変えることができます。

中長期的課題にばかり取り組んでいると、今度は目的意識を失い、惰性で入力作業を行い、情報の質を落としてしまうなど、弊害があります。そこで、この領域では【優先1】をしつつも実施を継続することが大事です。

短期的な目標で一定の成果を上げつつ、継続的取り組みによる大きなリターンを得られるようにして組織全体の生産性向上に対するモチベ―ションを維持しましょう。

いらない生産性向上策も明確に区切りをつけるべき

このマトリクスは、要らないものを捨てることにも利用できます。【優先4】にあるものは思い切って捨てるべき課題です。この領域にある課題は、取り組んでも成果が出にくく、ここに取り組むことによりかえって生産性が落ちると考えてよいでしょう。

効果が出ないことにリソースを費やしている余裕がないからこそ生産性向上に取り組むことを思えば、この課題を捨てないでおくことは本末転倒とさえいえるでしょう。

優先度マトリクスは、単純であり、また、日々優先順位が入れ替わるようなことがあってもおかしくないフレームワークです。

しかし、早い経済の動きについて行くには、正確さも大事ですが、「見える化」により判断をブレがあっても一定の基準に沿っておこなうことができれば、取り返しのつかない間違いは生みづらいのです。

いかに迅速に見える化して、実施できるかがポイントとなります。見える化を簡単にする意味からも優先度マトリクスは有用なのです。

Point3: 助成金の活用とコスト削減

現在では以下のような補助金がありますが、金銭的メリットにより、施策導入の難易度が下がることがありますので、活用をおすすめします。

IT導入補助金

IT導入補助金は、生産性向上に資するITインフラの整備を行った会社に補助金を支出する制度です。

参考:https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/yosan/

人材確保等支援助成金

厚生労働省管轄の、人材確保等支援助成金で、広く事業会社が使える制度が、雇用管理制度導入による「雇用管理コース」助成金です。

評価・処遇制度、研修制度、健康づくり制度、メンター制度の導入等による雇用管理改善を行い、離職率の低下に取り組んだ場合に助成するものです。  

参考:https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/yosan/

両立支援助成金

家庭と仕事の両立のために制度整備・導入を行う会社に対して支給されます。2019年は、介護休暇の整備などを行った会社に支給されています。

参考:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kodomo/shokuba_kosodate/ryouritsu01/index.html

人材開発支援助成金

従業員の専門性を高めるなどの目的で教育訓練に補助を行う会社など、人材開発のために支出する会社を対象に支給する助成金です。

参考:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/kodomo/shokuba_kosodate/ryouritsu01/index.html

これらの助成金は併用可能なものですので、併用を検討しながら、必要な時に活用できるように準備をしておきましょう。

Point4:生産性向上のための具体的施策

各企業の課題として多くみられるのは業務の見える化と情報共有の不足です。

これらの課題は、ITツールの導入により解決が図られることも多いものですが、ITツール導入よりも、使いこなせるか、定着するかといった人に関する課題があるので、実施後は粘り強い観測と、改善が必要となります。

以下の記事が課題解決の参考になります。

PDCA

情報共有

生産性向上を失敗させる2つの要素

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_避けなければならないこと

しかし、生産性向上の対策をしている企業で実際にはうまくいってない企業が多くなっています。

なぜ残業やマルチタスクが増えるか知っていますか?生産性向上には、実は「べからず集」があるのです。

片手間での課題把握

マネジメントレイヤーは、兼任に次ぐ兼任を重ねることが頻繁に見られます。

そこで、現場のリソースに対して権限委譲して、その後ろくに管理せず現場に指示すると、上の課題把握は正確にできることはほぼありません。結果業務整理もできないことが多いのです。

片手間で課題把握をして、うまくいくことはありません。現場のモチベーションも下げてしまいます。あたかも症状を知らずに適当に薬を処方するような施策を打つことにもなりかねません。

課題の把握には専任者を置いてよいほど重要度が高いことを理解しましょう。そして、サーベイなどを実施し、その後はフレームワークを使い課題を把握・整理する必要があります。

相当に時間と手間暇をかけてよいのが課題把握なのです。

選択と集中の実施

片手間での課題把握をし、業務の整理ができない結果、業務の選択と集中は正しくできるわけではありません。

繰り返しますが人の時間は有限ですので、いらない業務は捨てる必要があります。いらない業務も実施すると、マルチタスク、残業、モチベーションの低下といった結果をもたらします。

無駄を省き劇的な業務改善を導くコツについてはこちらを参考にしてください。

生産性向上の指標「KPI」の計算方法

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_KPI

KPI(Key Performance Indicator)としては「業務が楽になったか」という定性的な部分だけでなく、必ず定量的指標を観測することが必要です。定量化を行わないと、現状と目的の差分が不明になるからです。

代表的なものは以下の3種類です。

付加価値

付加価値とは

付加価値とは、企業が取引先から仕入れた製品や提供を受けたサービスをもとに、自社の経営活動によって新たに創出した商品やサービスの貨幣的価値のことをいいます。

付加価値の算出方法

付加価値 = 売上高 - 外部購入価値

労働生産性

労働生産性とは

労働生産性とは、産出を労働量で割ったものです。生産量生産性と、付加価値生産性があります。

労働生産性の算出方法

労働生産性=産出(生産量や付加価値額)÷投入(労働者数または労働者数×労働時間)

労働分配率

労働分配率とは

企業が新たに生み出した付加価値のうち、どれだけが人件費に配分されたかを示す指標です。

労働分配率の算出方法

人件費÷付加価値

KPIについて設定の仕方の参考の記事はこちらを参考になさってください。

業種別の具体的な仕事の生産性向上の方法

大枠としてITの力を用い、体制自体を変えてしまうものと、業務の仕組み自体を変えてしまうものに分かれています。

業種ごとで果たしてどのような対策があるのでしょうか。

ホワイトカラー

ホワイトカラーの生産性を向上させる方法としては、テレワークと新フレックス制、SFA/CRMが代表的です。それぞれ分かりやすく解説していきます。

テレワーク(リモートワーク )

テレワークは、オフィスから離れたところから仕事をすることで、モバイルPCを使って、会社のネットワークにログインして、仕事をすることです。在宅勤務やサテライトオフィスの利用がテレワークの具体例です。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

新フレックス制

これまで1ヵ月単位で労働時間の清算を行うのがフレックスタイム制だったのですが、清算期間を3か月にする新しいフレックスタイムが2019年より法制化されています。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

SFA/CRMの導入

SFAは、Sales Force Automationの略で、営業活動を自動化し、顧客に関するナレッジを共有するためのツールです。これに対して、顧客とのリレーションシップの改善を図るのがCRM(=Customer Relationship Management の略)で、顧客とのコンタクト記録や、売り上げ情報などを保管することができます。

双方とも営業向けのツールであり、うまく使うと、営業マンの日報は不要になり、同じ顧客に対しては、社内のメンバーであればだれでも同じ対応ができるようになります。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

なお弊社ではCRMやSFAなどのツール導入において、比較や検討におけるステータスを可視化、時短できるシートを提供しています。もし比較をされている場合、よろしければ以下シートをご利用ください。

CTIの導入

CTI=Call Telephony Integrationは、コールセンターの自動化を図るツールです。電話+コンピューターで、通話の自動化が可能となり、このシステムを利用すると、メモ、コンタクト記録をCTI上で共有することができます。

詳しくはこちらの記事をご参考になさってください。

工場/製造業

2交代制

2交代制は、日勤・夜勤というように、1日の労働時間を2つに分け、人員が交代する勤務形態です。3交代制にしないところがポイントです。工場では、昼夜問わず生産活動が続けられますので、1日のうちに日勤時間帯と、夜勤時間帯を設けて交代するのが2交代制です。

2交代制は、生活のリズムを作りやすいこと、夜勤明けのお休みが長く、プライベートを充実させられることがメリットで、改めて注目されています。

RPA

RPAは、Robotic Processing Automationのことです。反復される作業を、RPAを通じて自動化することができます。製造業の現場で手で行っていた機械の操作などを、RPAで反復して行うことにより、歩留まり率が上がり、生産性は向上します。

上記の通り、生産性向上に対するアプローチは、業種ごとに様々なものがあります。自社に最適である、かつ生産性向上インパクトが大きいものを選ぶ必要があります。

弊社では生産性向上にも有益なセミナーを開催しておりますので、参加をいただき、よろしければ参考になさってください。

生産性向上の成功事例3選

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_成功した具体例

弊社では営業の生産性を向上させるツールを提供していますが、成功事例も数多くありますので、ぜひ参考になさってください。

GMOメイクショップ株式会社 様

SFAによる顧客情報の一元化で、売り上げは192%を達成、会議時間も大幅に短縮した事例です。顧客満足度の向上と案件の取りこぼし0も達成されています。

詳細はコチラからご確認ください。

株式会社ベネフィット・ワン 様

SFA導入により受注が3.6倍、SFAのタイムライン機能で若手の育成も促進することができた事例です。 若手の育成にも成功されています。

詳細はコチラからご確認ください。

株式会社インボイス 様

海外製SFAから乗り換え、自社に最適なSFAを導入して、マネジメントを最適化、会議も週1から月1に減らすことができた事例です。詳細はコチラから確認できます。

なお、生産性に課題があった事例一覧はこちらのリンク先にあります。御社の課題解決のためによろしければ参考になさってください。

まとめ:生産性向上には課題分解と意思決定が重要

生産性向上が失敗する理由とは? 成功させるためのポイントや指標設計、取り組みの具体例や成功例_課題分解と意思決定が重要

現代のビジネス環境変化の流れは早いので、全社横ぐしである施策を成功させるためには意思決定レイヤーには正確な課題把握および迅速な判断の手腕が求められています。人の力を土台にして、ツールを導入すると成果を発揮します。

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