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顧客管理ソフトの重要性と選ぶポイント おすすめツール5選

顧客管理ソフトの重要性と選ぶポイント おすすめツール5選

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近年、多くの組織では「業務効率化」や「生産性向上」といった業務改革の機運が高まりを見せています。従来のような営業スタイルや顧客管理の方法では、従業員の負荷や作業効率の面に難があり、顧客情報の管理も適正に行うことが難しいと言えます。

そこでおすすめなのが「顧客管理ソフト」。

顧客管理ソフトを導入することで、顧客管理の効率化や戦略の立案が簡単になるだけでなく、情報共有がスムーズに行えるなどのメリットがあるため、多くの企業で導入が進められています。

本記事では、顧客管理ソフトの概要や役割をはじめ、ソフトを導入する上でのメリットやポイント・注意点、おすすめの顧客管理ソフトの紹介に至るまで徹底して解説していきます。

そもそも顧客管理ソフトとは?

顧客管理ソフトとは

顧客管理ソフトとは、顧客情報を包括的かつ効率よく管理する「顧客との関係のマネジメント」に不可欠なシステムのことを指します。

従来、顧客情報は多くの企業で管理・蓄積されてきたものの、手作業で管理されたり、顧客ごとに管理する部署や組織がバラバラであることが一般的でした。

しかし、管理ソフトの普及で、顧客情報の可視化による状況把握の短縮や、営業活動や各業務プロセスの効率化が進んでいます。

顧客管理ソフトの基本機能

顧客管理ソフトに備えられている一般的な基本機能は以下の通りです。

顧客管理(基本機能)

顧客の氏名や住所、性別などの基本的な属性、また取引先の企業情報担当者の名前等が該当します。

顧客データ活用(営業支援機能)

顧客ごとの営業活動記録(進捗度、取引履歴、商品管理など)や売上予測、競合管理など、営業活動全般に活用することが可能なデータが該当します。

マーケティング支援

顧客へのメール配信やソーシャルメディアとの連携、キャンペーン等の管理など、具体的なマーケティングや営業などの支援となる活動を管理する情報及びデータが該当します。

顧客サポート

顧客のアフターケアやサポートに対する電話やメール受付、案件管理、エスカレーション機能、マルチチャネルサポートなどが該当します。

顧客管理ソフトを導入するメリット

企業に顧客管理ソフトを導入するメリットは以下の通りです。

営業活動を効率的に行える

顧客管理ソフトを導入することで、これまでバラバラになっていた顧客情報を一元管理することが可能になるだけでなく、集約された顧客情報をもとに、詳細な分析をすることが可能になります。

また集約された情報を有効活用することができるため、営業活動や顧客管理を効率的に行うことができます。

経営戦略の立案の多様化

徹底した顧客管理を行うことは、経営戦略の多様化に繋がります。

情報の蓄積および分析をすることは、将来的な経営戦略や方向性を決定していく上で、重要な指標になり得ます。

業務効率化

顧客管理ソフトの導入は、従業員の業務効率化や生産性向上にも寄与します。

これまで顧客に関わる情報は事業ごとや部門ごとに管理されることが一般的でした。しかし、顧客管理ソフトを使えば顧客に関するデータが一元管理されるため、案件ごとの詳細や進捗をリアルタイムで知ることができるなど、これまで情報共有や内容の把握に時間を費やされていた業務プロセスを簡略化できます。

顧客満足度の向上

顧客管理ソフトの活用は企業側だけでなく、顧客側のメリットにもなり得ます。従来であれば均一化された顧客管理が一般的でしたが、顧客管理ソフトの活用によって、顧客ごとのきめ細やかな管理が可能になります。それにより、顧客目線でのセールスやマーケティングが行えるようになり、顧客満足度の向上に繋がるでしょう。

詳しくはこちらにまとめてあるので参考にしてください。

顧客管理とは

CRMとは

顧客管理ソフトを選ぶ際の5つポイント

顧客管理ソフトを選ぶ際は、以下のポイントを押さえることをおすすめします。

組織内の課題を解決できるかどうか

顧客管理ソフトを導入する際は、組織内の課題や問題点、導入する目的を明確にすることが大切です。

「どんな問題(課題)を解決したいのか」
「顧客との関係性をどのように構築したいのか」

といった目的やゴールをあらかじめ明確にせず導入を決めてしまうと、システムの形骸化を招きます。

そうならないためにも、事前になぜ顧客管理ソフトの導入が必要なのかを把握するよう努めましょう。

コストが負担にならないか

いくら業務効率や生産性が高まるからといって、導入によって生じるコストが費用対効果に見合わない結果となってしまっては、かえって企業の足かせになってしまいます。

特に、顧客管理ソフトは選択するシステムによって機能もサービス内容も大きく違ってきます。

問題解決に不可欠な機能やサービス面とコストとのバランスを見極めて、導入を検討するようにしましょう。

誰でも簡単に使うことができるか

顧客管理ソフトを検討する上で重要な項目となるのが、誰でも簡単に使えるか、という点です。

企業によっては、システムやソフトの導入を決定する人と実際に利用する人が異なる場合があり、専門知識の有無やツールへの理解度によって、導入するソフト選定の際の基準となる必要性や重要度の評価に差異が生じる場合があります。

また実際に導入してもツールを使う者に「使いにくい」、「見にくい」と思われてしまうシステムは、現場に定着しなかったり、従業員の負担になってしまいがちです。

どんな従業員でも簡単に使いこなすことができるか、という点は事前に確認しておくことをおすすめします。

外部機能との連携は可能か

導入する顧客管理ソフトによっては、現在、自社内で利用しているシステムと連携させることで利便性や効率化を向上させることが可能です。ただし、選ぶソフトによって現在利用している機能と連携できるかどうかは変わりますので、注意が必要です。

おすすめの顧客管理ソフト4選

おすすめ3

「顧客管理ソフトを活用したいけど、どれにしたらよいかわからない」

多くの担当者の方は、このような悩みを持たれているのではないでしょうか?

そこで、あらゆる業種や規模に対応しているおすすめの顧客管理ソフトを厳選して紹介します。

1、導入実績No.1「やよいの顧客管理」

やよいの顧客管理

特徴

やよいの顧客管理は、売上実績・メーカー別販売本数ともに業界1位を誇る製品です。約30ある業種別テンプレートをはじめ、顧客台帳管理や顧客データの活用、他社製品と連動して活用することのできる便利機能やサービスに至るまで幅広い業務に対応しています。

価格

  • セルフプラン付き 5,000円(税抜)
  • ベーシックプラン付き 5,000円(税抜)
  • トータルプラン付き 13,000円(税抜)

おすすめ理由

  • 最大15ヵ月無償(又は特別価格)の保守サポート/アフターケア
  • 業界1位を誇る導入実績
  • 最新の法改正に対応可能

2、無料で自由自在なカスタマイズが可能「Fullfree」

Fullfree

特徴

Fullfreeは、顧客管理に特化したソフトで、全項目を自由にカスタマイズできる製品です。また今回紹介するソフトの中で、基本機能をはじめ、クラウド共有や既存システムとの連動など、顧客管理に不可欠な機能を唯一、無料で利用することができます。

価格

  • Fullfree ダウンロード:無料(CD:550円)
  • fullfree PRO (Fullfreeからのアップグレード) 8,800円(税込)

おすすめ理由

  • ソフトのダウンロード・カスタマイズ・クラウド対応が無料で利用可能
  • 電話対応に連動したサービス「CTIシステム」を活用し、きめ細やかな対応ができる

3、統合型プラットフォーム「Hubspot(ハブスポット)」

Hubspot(ハブスポット)

特徴

世界120カ国以上・73,400社が導入しているHubSpotは、顧客管理の中核を担うセールスだけでなく、マーケティング、カスタマーサービスといった付随する業務プロセスにおいても管理することが可能です。

価格

  • Hubspot CRM 無料
  • Hubspot CMS 月額36,000円
  • Markting Hub(Starter) 月額6,000円

おすすめ理由

  • 蓄積した情報をもとに、包括的なコンタクトや施策をすることが可能
  • 利用者制限やバックアップも無料

4、「Zoho CRM」

Zoho CRM

特徴

ZOHOの顧客管理ソフトは、営業パフォーマンスや業務効率化に不可欠な顧客管理システムと営業支援ツールが一体となったオールインワン型のソフトです。

顧客情報の一元管理はもちろん、ビジネスに沿ったカスタマイズ性や操作のしやすさ、業務の自動化にも長けた製品のため、顧客管理だけでなく、営業支援ツールSFAとしても活用することができます。

価格

  • スタンダード 1,440円
  • プロフェッショナル 2,400円
  • エンタープライズ 4,200円

おすすめ理由

  • 初期費用がかからないため導入する障壁がない
  • 全世界で15万社の導入実績を誇る顧客管理ソフト

比較のお役立ち資料について

下記のダウンロード資料では、CRMシステム選定時に比較すべき詳細項目を一覧で比較できるようになっています。比較検討したい製品の項目ごとに点数を付けることで、比較項目の抜け漏れなく、短時間で製品比較を行うことができます。

貴社に最適なCRMシステム選びの参考に、ぜひお役立てください。

顧客管理ソフトの注意点

自社に最適な顧客管理ソフトを導入するには、自社の運用に適したシステムを選択することが不可欠です。

以下では、顧客管理ソフトを選ぶ際の注意点について解説します。

利用形態

顧客管理ソフトは、自社内にシステムをインストールして、自社設備によって運用する「オンプレミス型」、Web上にあるシステムを利用して運用する「クラウド型」の2種類に分類することができます。

しかし、両者の形態によっては、基本機能や特徴、コスト面で大きな違いがあります。

それぞれの詳細な違いについて知りたい方は、こちらを参考にしてみてください。

価格

オンプレミス型とクラウド型のどちらを導入するにしても、導入コストやランニングコストがかかります。

オンプレミス型であれば、初期費用として、サーバーの構築やソフトのダウンロードにかかる費用、システムを管理・運用するための人材にかかる人件費などが発生します。

一方、クラウド型であれば、毎月のシステム使用料をユーザー数に応じて継続的に支払うことになります。

初期費用だけでなく、システム運用にかかるランニングコストを考慮しながら、自社に最適な顧客管理ソフトを選ぶようしてください。

機能

選ぶ顧客管理ソフトのサービスにより、搭載されている機能やツールとしての特徴が大きく異なります。

ただ単に、顧客管理を行うだけであれば、従来のシステムを利用したり、エクセルを用いて管理することも可能です。しかし、顧客管理だけでなく、商談ごとの進捗管理や営業活動の可視化、蓄積したデータの情報分析を行いたいなどのニーズがあれば、顧客管理ソフトを最大限活用することができます。

そのため、顧客管理ソフトの機能面を検討する際は、自社の課題や問題点、なぜ顧客管理を導入するのかといった目的やゴールを明確にすることが不可欠です。

導入におけるお役立ち資料について

なおCRM導入を考えている方々に対して弊社では無料でお役立ちコンテンツを提供しています。

もし導入を考えている場合は以下をご参考にされてください。CRM導入にて体制構築で失敗しないポイントを説明しています。

顧客管理ソフトで業務効率化と顧客満足度を両立させよう!

顧客管理ソフトの導入は、顧客情報の一元管理や、従来のシステムの改善策にとどまらず、利益の最大化や業務の効率化など、経営戦略の一環として活用することができます。

ただし、顧客管理ソフトを導入するだけでは正しい成果を得ることはできません。

導入に際して、顧客管理ソフトのメリットやデメリット、システムを選ぶ際のポイントや注意点を事前に把握しておくことで、導入する目的や結果にコミットした運用をすることができます。また顧客管理ソフトを営業支援ツールと考えるのではなく、多くの業務プロセスにメリットをもたらすシステムであることを認識することが重要です。

ぜひこれを機に、自社内の顧客管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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