おすすめワークフローシステムランキング【2025年版】

更新日：2025年07月18日

社内の申請書や稟議書を紙やメールでやり取りしていると、承認までに時間がかかり、業務効率が低下します。そのため、昨今は中小企業から大企業まで多くの企業がワークフローシステムを導入しています。また、テレワークの普及も後押しし、ワークフローシステムの需要は高まる一方です。

この記事では、2025年版のおすすめワークフローシステムを用途別にタイプ分けして一覧で紹介し、ワークフローシステムとは何か、また主な機能、導入メリットについても解説します。自社に最適なシステムを選定する際の参考にしてください。

このページのコンテンツ

ワークフローシステムとは何か
ワークフローシステムの代表的な機能
ワークフローシステムを企業に導入する4つのメリット
ワークフローシステムの用途別のタイプ
ワークフローシステムを選ぶ際のポイント
ワークフローシステムの費用相場
【大企業向け（複雑な承認フローに対応）】おすすめワークフローシステムランキング
【中小企業向けワークフローシステム（簡単操作で導入しやすい）】おすすめワークフローシステムランキング
【Excelフォーマットをそのまま活用できる】おすすめワークフローシステムランキング
【ワークフロー機能搭載グループウェア】おすすめワークフローシステムランキング
【他システムとの連携に強みを持つ】おすすめワークフローシステムランキング
CRM/SFAツールで業務を効率化
まとめ

ワークフローシステムとは何か

ワークフローシステムとは、社内の申請・承認・決裁といった一連の手続きを電子化し、一元管理できるシステムです。稟議書や経費精算、各種届出などの社内手続きを効率的に管理できます。製品によっては、「電子稟議システム」や「電子承認システム」などとも呼ばれます。

ワークフローシステムを使えば、交通費精算の申請の場合、従業員の申請から上長の承認、経理での支払い処理までをシステム上で完結可能です。誰がどの段階で承認待ちなのかもリアルタイムで把握できるため、手続きの停滞を防げます。

ワークフローシステムの代表的な機能

ワークフローシステムの代表的な機能は、以下のとおりです。

申請書作成機能：テンプレートや既存のExcel/Wordファイルから申請フォームを作成できる
フロー定義機能：申請から承認・決裁までの承認ルート（直列・並列・条件分岐）を設定できる
自動振り分け機能：申請内容に応じて承認者やルートを自動割り当てできる
承認・決裁機能：Web上で申請内容の確認・承認・決裁が行え、不備時には差し戻しも可能
外部システム連携機能：ERPや勤怠管理、会計ソフトなど他のシステムとデータ連携し、入力の手間を削減

ワークフローシステムを企業に導入する4つのメリット

ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までのスピードが向上し、紙書類削減によるコストカットなど、さまざまな効果が期待できます。ここでは、企業がワークフローシステムを導入する4つのメリットを紹介します。

申請・承認プロセスの迅速化

申請書類を紙で回覧する必要がなく、すべてシステム上で処理できるため承認までの時間が短縮されます。また、システム上で承認依頼の通知が即時に届くため、上長も依頼に気づきやすく迅速に対応できます。

クラウド型のワークフローシステムなら、承認者が社外にいる場合でもスマートフォンから決裁可能です。出張などで承認フローが滞る心配もなくなり、意思決定のスピードが向上します。

書類管理の負担軽減

ワークフローシステムでは、承認済みの申請書類がすべてデータベースに電子保管されます。紙の書類をファイリングしたり、キャビネットに保管したりする手間がなくなり、書類紛失のリスクも低減します。

保管スペースを確保する必要もなく、指定した条件で過去の申請を検索できるため、必要な書類をすぐに見つけ出せるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムでは、あらかじめ設定した申請ルールや承認フローに沿って運用されるため、必要項目の未記入や承認者の飛ばしといったミス・不正を防止できます。社内規程に則った正しい申請処理が徹底され、コンプライアンスの向上にもつながるでしょう。

さらに、申請した人やその内容、承認した人まで記録がシステム上に残るため、情報改ざんの防止にも効果的です。

ペーパーレス化の実現

各種申請・承認がすべて電子化されるため、紙の申請書や印鑑を使わないペーパーレスな運用が実現します。また用紙代や印刷インク代などのコストがかからず、郵送費やFAX送信費といった書類のやり取りに伴う経費も削減可能です。紙資源の削減により、大幅なコストカットや環境への配慮にもつながります。

ワークフローシステムの用途別のタイプ

ワークフローシステムには、大きく分けて以下の5種類のタイプがあります。自社のニーズに合ったタイプを選ぶことが重要です。以下では、各タイプの特徴を詳しく解説します。

大企業向けワークフローシステムはカスタマイズ重視

複雑な承認フローにも対応でき、大規模な組織変更にも柔軟に対応できるタイプです。条件分岐を含む高度な承認経路設定や、多数決による決裁などにも対応している製品もあり、部門横断の稟議やグループ企業全体での運用にも適しています。

また、システムの自動更新などメンテナンス機能も充実しており、大規模環境でも安定した運用が可能です。さらに、大企業向け製品は社内の他システムとの連携や高度なセキュリティ機能も備えており、大量のユーザーや申請処理にも耐えうるスケーラビリティを持ちます。その分、製品価格は高めに設定される傾向がありますが、機能性やサポート体制が充実しているため、大規模組織にとっては投資対効果が見込める製品といえます。

中小企業向けワークフローシステムは操作性の良さが魅力

中小企業向けのワークフローシステムは、テンプレートの活用や直感的なUIにより、ITに不慣れな社員でも簡単に申請・承認業務を行える点が特徴です。初期費用や月額料金が安価に抑えられた製品が多く、コストをかけず業務改善を実現できるため、初めてワークフローシステムを導入する中小企業にも向いています。

無料トライアルやフリープランを提供するサービスも多く、小規模企業でも気軽に試してから導入の検討ができます。

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Excel帳票を活用できるワークフローシステム

現状利用しているExcelの申請書フォーマットを、そのままシステムに取り込んで使えるタイプです。レイアウトや項目を変更せずにWeb化できるため、社員にとっても既存の業務フローからの変更点が少なく、導入時のハードルも低いのが特徴です。

ExcelだけでなくWordやPDFの既存申請書に対応できる製品であれば、より幅広い業務フローを電子化できます。ゼロから申請フォームを設計し直す必要がないので、短期間でシステム移行が可能です。

システム連携に優れたワークフローシステム

他の業務システムとの連携機能が充実しており、企業全体の業務効率を高められるタイプです。会計ソフトや人事システム、Slack、Chatworkなどのビジネスチャットツールとデータ連携することで、二重入力や情報伝達のタイムロスを削減できます。

多くの製品でAPI連携やCSVデータのインポート/エクスポートなどの仕組みが用意されており、リアルタイムでの情報共有が実現できます。

ワークフロー機能付きグループウェア

グループウェア製品にワークフロー機能が組み込まれたタイプです。スケジュール管理やファイル共有など日常業務で使うグループウェア上で、申請・承認フローも同じ基盤で処理できます。

専用のワークフローシステムと比べると機能は限定的ですが、普段使うツールに統合したい企業には利便性が高いでしょう。ただし、複雑な承認フローの設定など高度な機能が必要な場合には対応できないこともあるため、要件に合うか見極めが必要です。

ワークフローシステムを選ぶ際のポイント

ワークフローシステムを導入する際には、自社に合った製品を選ぶための重要なチェックポイントがあります。ポイントを踏まえて比較・検討することで、導入後のミスマッチを防ぎ、業務効率化につながりやすくなります。

ここでは、ワークフローシステムを選ぶ際に注目したいポイントを紹介します。

自社の承認フローへの対応とセキュリティ対策

まず、自社の申請・承認フローにシステムが柔軟に対応できるかを確認することが必要です。申請金額や案件の種類によって承認者や回覧経路が変わる場合でも、条件分岐や並列承認など複雑な承認ルートを設定できる製品を選びましょう。

同時に、証跡管理や権限設定、二要素認証といったセキュリティ機能の充実性も確認すべきポイントです。自社独自のフローに合致し、情報セキュリティ要件を満たすシステムを選ぶことで、導入後も安心して運用できます。

また、専門知識のない社員でも直感的に操作でき、初期設定も容易な製品かどうかも確認しておきましょう。さらに、承認者が不在の場合の代理承認や、否認時の再申請処理など、イレギュラーケースへの対応可否も確認しておくと安心です。

必要な機能が揃っているか

ワークフローシステムに搭載されている機能は、製品によってさまざまです。基本的な電子申請・承認機能に加えて、自社が求める業務効率化につながる機能を備えているか確認しましょう。

例えば、タイムスタンプ対応、文書管理機能、スマホなどマルチデバイス対応、入力漏れ防止のエラーチェック機能などが挙げられます。申請フォームのテンプレートが豊富に用意されているか、Excelなど既存のフォーマットを取り込んでそのまま利用できるかといった帳票作成・編集の柔軟性も重要です。

さらに、複数の部署で共通利用できるか、申請の種類に応じてフローを柔軟に変更できるかといった点も見逃せません。操作性や機能の実用性は、提供されている無料トライアルの活用や資料請求で実際に確かめるのがおすすめです。

既存システムとの連携性

既存の業務システムやツールとスムーズに連携できるかどうかも、ワークフローシステム選定時にチェックしましょう。会計ソフトや人事システム、SlackやTeamsといったビジネスチャットツールと連携することで、申請内容の二重入力を防ぎ、データを自動で連携できます。

API連携やCSVデータのインポート/エクスポートなど、柔軟なデータ連携手段をサポートしている製品であれば、手動作業の手間や入力ミスが軽減できるでしょう。自社のシステム環境との相性を確認し、必要な連携が支障なく行える製品を選ぶことが、業務効率化につながります。

ワークフローシステムの費用相場

ワークフローシステムの費用は、形態によって異なります。

クラウド型、オンプレミス型それぞれの費用相場の目安は以下のとおりです。

クラウド型：初期費用は無料の場合も多く、利用料は1ユーザーあたり月額約250～500円が一般的。小規模な利用であれば低コストに始められますが、ユーザー数が増えるほど費用も増加します。
オンプレミス型：初期導入に100万～500万円程度の費用がかかりますが、その後の月額ライセンス料は不要で、利用人数が増えても運用コストは一定です。ただしカスタマイズ内容によって導入コストが大きく変動する点に留意しましょう。

そのほかにも、一定の機能を無料で利用できるプランを提供しているサービスや、オープンソース型のワークフローシステムを活用する選択肢もあります。

【大企業向け（複雑な承認フローに対応）】おすすめワークフローシステムランキング

大規模組織での利用を想定したワークフローシステムを紹介します。複雑な承認ルートを柔軟に設定できるほか、高度なカスタマイズ性で各社固有の稟議フローにも対応可能な製品が中心です。また、多言語対応や他システムとのAPI連携など、大企業のニーズに応える豊富な機能を備えています。

第1位：楽々WorkflowII｜住友電工情報システム株式会社

画像引用：楽々WorkflowII

口コミ

申請経路や申請内容の類似登録ができる。自分が過去に行った申請や他の人の申請内容をコピーして申請登録できるので、一から申請内容を考える必要がない。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説
基本機能をつかうだけであれば設定すればすぐに使用できる。
技術力さえあれば、どこまででもカスタマイズが可能であるが、属人化が進んでしまうという点がある。
引用：ワークフローシステム高評価のランキング

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第2位：kickflow（キックフロー）｜株式会社kickflow

画像引用：kickflow

口コミ

全社で利用するワークフローシステムとして導入しました。これまでのワークフローシステムでは実現できなかったAPIによる外部システムとの連携機能を利用するため、本製品を選定しました。利用方法に関する疑問点や実装してほしい機能に関する要望などをサポートに伝えやすく、機能追加も比較的高頻度で行われており、今後にも期待できるサービスだと思います。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説
システムに強い、弱いに関係なく、誰でも作れるワークフローシステムが魅力です。「作りたいものが実装できない」ということもありませんでした。
引用：ワークフローシステム高評価のランキング

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第3位：SmartDB（スマートデービー）｜株式会社ドリーム・アーツ

画像引用：SmartDB

口コミ

検索機能が充実していて、使いやすい。またCSV機能もあり、自身が起案の契約書を一括でDLできる点も良い。
利用マニュアルがありますが、たまに見ても分からないことがあるのでもう少し詳しく説明を書いたり動画などで説明してもらえると使いやすくなると思います。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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第4位：ArielAirOne（アリエルエアワン）｜株式会社ワークスアプリケーションズ

画像引用：ArielAirOne

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Notesのアプリだけでなく、データも高い効率で移行できます。大量アクセスのシステムに対応できます。キャッシュの仕組みを活用することで、高いスループットを実現できます。強力なワークフロー処理実現できます。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説
文書の作成が容易なため、ユーザーの混乱も少ない。管理するためのアプリの開発も容易なので、ユーザーが見やすいように改修しやすく、すぐにニーズにこたえられる。
引用：ワークフローシステム高評価のランキング

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【中小企業向けワークフローシステム（簡単操作で導入しやすい）】おすすめワークフローシステムランキング

中小企業のニーズに応えるワークフローシステムは、直感的な操作が可能で低コストに利用できる点が魅力です。社内の申請・承認業務を効率化しながら、専門知識がなくても運用しやすい製品がそろっています。

第1位：Gluegent Flow（グルージェントフロー）｜サイオステクノロジー株式会社

画像引用：Gluegent Flow

口コミ

Google Workspaceと連携できるため、ユーザー管理やスプレッドシートへの出力、添付ファイルのdrive保存など管理面がとても楽になりました。ID、パスワード入力無しで、ストレスフリーで利用できます。
複数フォームの一括削除や移動、コピーしたフォームをコピー元直下に作成する機能、申請の途中で、申請担当者を交代できる機能、差戻せずに添付文書を差し替えられる機能が欲しいです。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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第2位：ジョブカンワークフロー｜株式会社DONUTS

画像引用：ジョブカンワークフロー

口コミ

経費精算の交通費がパスモと連携して乗車履歴が反映され、ルートから運賃を選べるので作業がかなり楽になりました。
まずGoogleアカウントと連携できる点です。ジョブカン上でのアカウント作成が不要のため、入退社に伴うアカウントの作成工数は削減できます。
また、承認経路の設定も柔軟かつ分かりやすく、誰でも簡単に直観的に操作できるため、学習コストがかかりません。
引用：ジョブカンワークフローの評判・口コミ

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第3位：Create!Web フロー｜インフォテック株式会社

画像引用：Create!Webフロー

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社内稟議において紙での検印に時間がかかっていたものがパソコン上で可能になった上に、記録として残るので言った言わないの争いや、紛失のリスクもなくなりました。メールでの承認の連絡、過去申請等の検索も簡単に出来るので、他の社内システムとの連携もでき、助かっています。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説
専門的な知識もほぼ必要なく、また、ルートの設定がアイコンを多用したものですので、ワークフローが初めてでも直感的に作成できると思います。
また、メールでのサポートも充実しており、導入前導入後とも丁寧な対応で終始安心です。
引用：Create!Webフローの評判・口コミ

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第4位：X-point Cloud｜株式会社エイトレッド

画像引用：X-point Cloud

口コミ

稟議申請はもちろんですが、各種システム関連や出張時の精算などの申請・承認でも使用でき、用途は多岐にわたる。
習熟しえしてしまえば業務負担が改善されるが導入直後はオンライン上での作業や操作になり大変ではあった。もっと感覚的だと助かります。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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【Excelフォーマットをそのまま活用できる】おすすめワークフローシステムランキング

Excelを業務で日常的に活用している企業にとって、そのまま帳票のフォーマットを活かせるワークフローシステムは魅力的です。ここでは、Excelをそのまま申請フォームとして活用できるワークフローシステムをご紹介します。

第1位：コラボフロー｜株式会社コラボスタイル

画像引用：コラボフロー

口コミ

Excelから申請フォームを作成する機能が便利で、Excelで作成したフォームとほとんど変わらない見た目でフォーム作成ができ、社員にとって利用しやすい。
通貨を入力する箇所が、個人的にはわかりにくいように感じる。入力必須の箇所をもう少し明確に色分けしてほしい。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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第2位：JUST.DB｜株式会社ジャストシステム

画像引用：JUST.DB

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自由度が非常に高い。
ユーザー要件変更が、迅速に対応が可能。
項目名をAからBにしたいなどすぐに変更できる。
EXCELのマクロ的な機能もあるので、データ処理の自動化が可能
引用：JUST.DBの評判・口コミ

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第3位：Styleflow（スタイルフロー）｜TDCソフト株式会社

画像引用：Styleflow

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PCやスマホなど様々なデバイスで利用可能なクラウドシステムなので会社に合わせて運用が可能です。またExcelの申請フォームをそのままウェブ上の申請フォームにスムーズに変換できるので、特別なスキルが要らず簡単に扱えます。
シンプルなのはよいのだが、承認する画面への展開やサインアウトする場合に、アイコンを見てもいまいちピンと来ない。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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第4位：AppRemo（アップリモ）｜株式会社システムエグゼ

画像引用：AppRemo

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コロナ禍の影響で、自宅での作業が増えたのでテレワークフローシステムAppRemoを導入。使いなれたExcelで申請するので、とても使いやすい。
他サービスからの移行の場合は、ビジュアルや入力フォームになれるまで時間がかかりそう。機能的には問題ないが、見やすくなるとより良い。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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【ワークフロー機能搭載グループウェア】おすすめワークフローシステムランキング

社内申請や承認業務を効率化しながら、情報共有も一元化したい企業には、ワークフロー機能を搭載したグループウェア型のシステムがおすすめです。スケジュール管理やファイル管理と連携できるため、部署間の連携もスムーズになり、業務全体の可視化やスピードアップが期待できます。

第1位：Garoon（ガルーン）｜サイボウズ株式会社

画像引用：Garoon

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自分の部署は4つの部屋に分かれて業務を行っているが、全員の業務予定がぱっと見られて助かっている。操作については特に説明を聞かなくてもできるくらい簡単で、ホワイトボードでのスケジュール管理からスムーズに移行できた
1. カレンダーへの予定追加について、PDFファイルを挿入できればより便利です。メッセージやマルチレポートに格納できる方法がありますが、それができればより良いです。
2. あらかじめ抑えている職員の予定にて、後ほどバッティングがあった場合、アラーム通知があれば便利です。
引用：Garoonとは？価格や機能・使い方を解説

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第2位：現場クラウド Conne（コンネ）｜株式会社現場サポート

画像引用：現場クラウド Conne

口コミ

パソコン上で打ち込み作業する際に、非常に見やすいです。またわからない時のサポートも充実していると思います。
ほかの業者さんや協力会社の方も使用しているため、相談事や使用方法などの打合せがスムーズよくなるため便利です。
引用：現場クラウド Conneとは？価格や機能・使い方を解説

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第3位：サイボウズ Office｜サイボウズ株式会社

画像引用：サイボウズ Office

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基本的にメンバーの行動予定を情報共有されることで、連絡・打合せ・外出時の同行依頼など、空き状況を確認しながら日程調整を行えるので非常に便利に使っています。また、稟議業務もワークフロー機能で使っておりますが非常に便利です。
各メンバーの行動予定がわからず、都度メールか電話で必要なメンバーにそれぞれ連絡をしておりましたが、サイボウズの予定管理を見れば空き状況が一発でわかるので調整ごとの業務が大幅に効率化がはかれました。
引用：サイボウズ Officeの評判・口コミ

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第4位：HotBiz8（ホットビズ8）｜株式会社ASJ

画像引用：HotBiz8

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入社してから17年ほど利用していますが、他社グループウェアに比べ圧倒的に安価である点と、充実した機能（メール、スケジュール、施設予約、掲示板、ToDo、ワークフロー等）が備わっている点で費用対効果の高いグループウェアです。自社の総務との連絡も外部コミュニケーションツールを利用せずチャット機能で充足するため、使い勝手がとても良いです。
毎月自分のシフトを自分で打ち込まなくてはいけないのが少し手間です。どうにかして自動化できないかと思います。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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【他システムとの連携に強みを持つ】おすすめワークフローシステムランキング

ワークフローシステムと他の業務システムが連携できれば、二度手間や入力ミスを減らし、処理スピードの向上も期待できます。ここでは、SFAや会計ソフトなど他システムとの接続性に優れたワークフローシステムをご紹介します。

第1位：皆伝！ワークフロー｜スミセイ情報システム株式会社（SLC）

画像引用：皆伝！ワークフロー

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会社の経費精算ソフトで導入されています。社員の出張や会議、コロナ禍でのタクシー通勤の補助の際の申請などを行い、仕分け等も分かりやすかったです。
一度提出した勤怠を修正したいときのやり方が複雑で分かりにくい。全体的にパッと見てわかるデザインではないと感じる。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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第2位：kintone（キントーン）｜サイボウズ株式会社

画像引用：kintone

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プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップといった直感的な操作で業務に必要なアプリを簡単に作成できる点が素晴らしいです。
Web画面は見やすく部門間での共有も容易に行えます。
案件管理が容易かつ確実にできます。
表示変更、設定項目などのカスタマイズが容易にできる点も良い。
引用：kintoneの評判・口コミ

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第3位：Flow｜SBテクノロジー株式会社

画像引用：Flow

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ITスキルの無い人間でも、簡単にワークフローをすぐ作れる点が良いです。リモートワークの推進に役立ちます。
承認が一通り終わったワークフロー案件ごとに、添付ファイルを後日検索して抽出できる機能があると嬉しい。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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第4位：バクラク申請｜株式会社LayerX

画像引用：バクラク申請

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Slackから承認作業ができ、未承認分の通知をしてくれるため承認作業が効率化した。また、バクラク請求書との連携もでき、請求書に関する業務をバクラクのサービスだけで完結させることができる。
freee会計側の各取引からバクラク申請の申請を見る(何の申請と取引が紐づいているか)ことができたらもっといいなと感じた。
引用：【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！機能・価格・選び方も解説

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