CRMは顧客関係管理に使うツールですが、日報機能が付いており、外回りや訪問営業といった営業活動の効率化に役立つものもあります。日報機能付きCRMであれば、出先からスマートフォンで活動内容を登録したり、顧客情報と商談履歴を紐づけたりできるためです。

とはいえ、CRMは数が多いため、何を選べばいいのかお悩みの担当者もいるでしょう。そこで本記事では、日報機能付きCRMのおすすめ製品や導入メリット・デメリット、選び方などについて解説します。

日報機能付きのCRM5選

日報機能を備えたCRMや、営業活動の記録を日報として活用できる製品にはさまざまなものがあり、それぞれ特徴が異なります。ここでは、日報の作成や活動報告の効率化に役立つCRM・営業支援ツールを5つ紹介します。

• esm(eセールスマネージャー)
• Mazrica Sales
• GENIEE SFA/CRM
• UPWARD
• Zoho CRM

いずれも、日報作成の時間短縮や営業活動の管理に役立つ製品です。

esm(eセールスマネージャー)

esm(eセールスマネージャー)は、マーケティング支援から顧客管理・営業支援、アフターサービスまでを一元管理できる国産のCRM/SFAです。デバイスを問わず、カレンダーや地図上から活動を登録できる日報管理機能が備わっており、活動内容をスムーズに登録できます。

公式HP：https://www.e-sales.jp/

Mazrica Sales

Mazrica Salesは、見やすさと操作性に優れた国産CRMです。大きな特徴はカンバン方式と呼ばれるスタイルで、案件情報をカード化して表示しています。

案件カードはドラッグ＆ドロップで位置を変えられるため、営業活動の進捗を視覚的に把握することが可能です。面談やメール、電話といったアクションを案件に紐づけて登録すれば、日報として活用できます。

公式HP：https://mazrica.com/product/

GENIEE SFA/CRM

GENIEE SFA/CRMは、入力ゼロを目指せるSFA/CRMです。プランによっては、AIが対面商談を文字起こしして内容を登録し、自動で日報を作成できるため、従業員の入力の手間を減らせます。

スマートフォンで名刺を撮影すれば、そのまま顧客情報を読み取ってデータ化することも可能です。

公式HP：https://chikyu.net/

UPWARD

UPWARDは、フィールドセールスでの活用を前提としたCRMです。位置情報を活用して訪問先での滞在を自動で検知し、活動データを蓄積できるほか、商談の内容からAIが自動でレポートを作成することも可能です。

また、名刺や手書きの申込書などをスマートフォンでスキャンすることで、データとして登録できます。

公式HP：https://upward.jp/

Zoho CRM

Zoho CRMは、世界中で利用されているCRMです。海外産ながら比較的安価で利用でき、操作性にも優れています。「日報作成」という単独の機能はないものの、活動記録とレポート作成機能を組み合わせることで、日報として活用できます。

公式HP：https://www.zoho.com/jp/crm/

外回りや訪問営業向けのCRMは日報機能付きのものを選ぼう

外回りや訪問営業が多い組織ほど、CRMは日報機能付きがおすすめです。日報機能付きでスマートフォンやタブレットからの入力が可能なものを選べば、営業担当者は外回りや訪問営業の後で、日報作成のためだけに会社に戻る必要がありません。

営業活動が効率化し、担当者の負担を減らせます。ここでは、日報機能付きCRMの導入で効率化できる内容を紹介します。

外出先から日報を登録できる

紙ベースやExcelなどで日報を作成している場合、営業担当者は商談や外回りを終えたあと、報告のためだけに帰社しなければならないケースも多いです。

複数の顧客を訪問した際など、帰社後に一日の活動を振り返りながら報告をまとめていると、漏れが出たり残業になったりすることもあるでしょう。マルチデバイス対応の日報機能付きCRMがあれば、営業担当者は訪問営業や外回りを終えたあとに、すぐにスマートフォンやタブレットから活動を報告できます。

会社に戻らなくても、商談直後に記録できるため、顧客の反応や要望といった細かな情報も忘れず記載できるほか、残業も発生しにくくなるでしょう。

顧客情報と営業活動を一度に入力・更新できる

日報の提出と顧客管理を別々のツールやシステムで行っている場合、営業担当者は同じような内容をどちらにも入力しなければなりません。二重入力は余計な手間が発生するだけでなく、転記ミスを招く恐れがあります。

どちらかの更新ができておらず、内容にずれが発生する場合もあるでしょう。日報機能が付いており、一度入力した内容が顧客情報に自動で反映されるCRMを選べば、営業担当者の負担を軽減しながら、データを最新の状態に保てます。

詳細な顧客情報と訪問履歴や商談内容をまとめて管理できるため、相手によってアプローチの仕方を変えるなど、営業活動にも生かしやすくなるでしょう。

日報機能付きのCRMを選ぶメリット

日報機能付きのCRMを選ぶ主なメリットには、以下のようなものがあります。

• 日報作成の負担が軽減される
• 営業活動の進捗を確認しやすい
• 営業ノウハウを共有できる

日報機能付きCRMは、外回りや訪問営業を含む営業活動の効率化に欠かせないツールといえるでしょう。

日報作成の負担が軽減される

従来、日報は一から作成する必要があり、時間がかかる作業でした。CRMを使用すれば、営業活動に関する情報を決められたフォーマットに沿って入力するため、文章を一から考える必要がありません。

訪問先や商談相手、案件名などをCRMに登録済みの情報から選択できる製品なら、入力の手間をさらに減らせます。特にスマートフォンやタブレットからアクセスできるものであれば、出先から日報を作成して提出できるため、日報のためだけに帰社する必要もありません。

日報作成にかかっていた時間と労力を削減でき、その分を顧客対応などのより重要な業務に充てられるようになるため、生産性の向上につながるでしょう。

営業活動の進捗を確認しやすい

上司やチームリーダーなどが、個々のメンバーの活動状況を把握しやすくなる点も、日報機能付きCRMを導入するメリットです。

営業担当者が日報機能を使ってすぐに活動報告を登録すれば、上司やリーダーはそれぞれの訪問件数や商談内容、顧客の反応、次の予定などをスムーズに把握できます。

慎重な対応が求められる案件に対し、どのような提案をすべきかを助言するなど、営業担当者に適切なフォローを入れることも可能です。長期間アプローチできていない顧客がいれば、営業担当者に連絡するよう伝えることもできます。失注や対応漏れの防止につながるでしょう。

営業ノウハウを共有できる

CRMに日報データを蓄積することで、訪問件数や提案内容といった個々の営業担当者の活動状況とその結果を、チームメンバー全員が確認できるようになります。顧客との会話で得た業界ニュースや競合他社の動向なども日報に記録しておくと、今後の提案や営業戦略の立案に役立つでしょう。

特に成約率の高い担当者の行動や提案内容などを情報資産としてメンバー全員で共有すれば、ほかの担当者も参考にでき、チーム全体の営業力の底上げにつながります。蓄積した営業ノウハウは、新人を指導する際に活用することも可能です。

また、担当者が変更になったときも、後任者は顧客情報や活動履歴をまとめて確認できます。営業活動の属人化を防ぎ、個人のやり方に依存しない営業体制が構築できるでしょう。

日報機能付きのCRMを選ぶデメリット

日報機能付きのCRMにはさまざまなメリットがありますが、一方で以下のような注意すべきポイントもあります。

• 導入や運用に費用がかかる
• 営業担当者の入力負担が増える可能性がある
• 定着しないケースがある

導入を検討する際は、デメリットについても理解しておきましょう。

導入や運用に費用がかかる

CRMの導入や運用にあたっては、初期費用や月額利用料が必要です。格安プランであっても、利用人数ごとに課金されて結果的に高額になるといったケースも珍しくありません。そのため、費用と機能のバランスや、期待できる効果を慎重に見極める必要があります。

費用を抑えることだけを重視して製品を選ぶと、必要な機能が不足し、別のツールを追加することになりかねません。一方で多機能な製品を導入しても、現場で利用しない機能が多ければ無駄になります。

導入前に必要な機能や利用人数を整理し、初期費用と継続費用を含めた総コストをしっかり計算した上で、導入するか検討しましょう。

営業担当者の入力負担が増える可能性がある

日報機能付きCRMを導入しても、入力項目が多すぎたり操作が複雑だったりすると、かえって営業担当者の負担が増す可能性があります。既存システムとの連携がスムーズにいかない場合も同様です。

入力に時間がかかれば、大事な顧客対応に割ける時間が減ったり、残業が増えたりしかねません。負担が大きいと、営業担当者が入力を後回しにしたり、簡単な内容だけを登録して終わったりする可能性があります。

十分なデータが蓄積されなければ、CRMをうまく営業活動に生かすことは難しいでしょう。なるべく操作が簡単で、スマートフォンやタブレットからも入力できるCRMを選ぶことが必要です。また、入力項目は必要最低限にしぼるなどの対策をしましょう。

定着しないケースがある

費用をかけて日報機能付きCRMを導入しても、現場に定着しないまま形骸化するケースも珍しくありません。これは、導入目的が共有されておらず現場が必要性を理解していなかったり、営業担当者が操作方法を十分に理解できていなかったりすると起こりがちです。

また、上長が日報を確認して適宜フィードバックしたり営業施策に活用したりしない場合も、営業担当者は入力の意義を感じず、継続しにくくなります。

CRMの利用を定着させるには、操作性に優れた製品を選ぶことはもちろん、以下のような施策も必要です。

• 導入時に十分な研修の時間を設ける
• マニュアルや操作を確認できる窓口を整備する
• 「商談が終わったらすぐにスマートフォンから登録する」など運用ルールを定める

運用を開始したあとも定期的に状況を確認し、必要に応じて入力項目や運用ルールを見直しましょう。

日報機能付きのCRMの選び方

CRMは、日報機能が付いていればどれでもよいわけではありません。外回りや訪問営業に役立てたいのであれば、無理なく入力できる仕組みがあり、蓄積したデータを営業活動に反映させやすい製品を選ぶことが必要です。

ここでは、日報機能付きCRMを選ぶ際に確認すべきポイントを3つ解説します。

スマートフォンから操作できるか

外回りや訪問営業で利用するなら、スマートフォンやタブレットからも操作できることが重要です。ただし、モバイル端末に対応していても、画面が見づらかったり何度も画面を切り替えて入力する必要があったりすると、営業担当者にとって大きな負担になりかねません。

そのため、無料トライアルや無料デモを利用して実際にCRMを操作し、以下のような観点から使い勝手を確認してみましょう。

• 少ない操作でスムーズに日報を作成できるのか
• 音声入力も可能か

電波の悪いところで操作する可能性もあるため、オフライン入力ができるかも確かめておくと安心です。トライアルやデモは、管理者ではなく実際に使用する現場の営業担当者に試してもらいましょう。

自社に必要な機能が搭載されているか

CRMを導入するのであれば、以下のような日報機能以外で営業活動に必要な機能が搭載されているかも確認する必要があります。

• 顧客管理・案件管理・商談管理
• スケジュール管理機能
• 地図上で所在地や訪問ルートを表示する機能
• 集計・分析機能
• 連携機能

たとえば、日報に入力した内容を顧客・案件情報に自動で反映するものであれば、担当者が二重入力せずに済みます。訪問営業が多い場合は、地図上に顧客の所在地を表示する機能や訪問ルートを検討できる機能があると便利です。

管理者の場合は、訪問件数や商談数、受注率などを集計してグラフ化する機能があれば、営業状況の把握に役立ちます。また、すでに利用しているカレンダーやメーラー、名刺管理システムなどと連携できるかも確かめておきましょう。

導入・運用サポートが充実しているか

CRMは、導入後に自社の営業フローにあわせて初期設定を行ったり、営業担当者が無理なく利用できる運用体制を整えたりする必要があります。とはいえ、自社の人材だけで対応するのは難しい企業もあるでしょう。

そこで重要なのが、ベンダーのサポート体制です。初期設定だけでなく操作研修や運用後の改善提案を行うなど、手厚い支援体制が整っているベンダーを選べば、CRMが社内に定着しやすくなります。

 自社の課題にあわせて伴走支援してくれるベンダーを選べば、蓄積した日報を営業成果につなげやすくなるでしょう。また、問い合わせ方法や対応時間、費用の有無も重要なポイントです。

電話やメール、チャットなど利用しやすい問い合わせ方法が用意され、対応時間が長いところを選ぶと、相談しやすくなります。

営業活動を効率化する国産CRM

ソフトブレーン株式会社が提供するCRM/SFAのesm(eセールスマネージャー)は、日本の営業現場を踏まえて開発されました。大きな特徴は以下の3つです。

• 分かりやすい画面設計で、直感的に操作できる
• 一度の入力で複数の画面の情報が更新される
• 導入時だけでなく定着まで伴走支援する充実したサポートが受けられる

地図上で顧客情報を確認したり、カレンダーから活動を登録したりできるため、外回りや訪問営業をする場合にも役立ちます。

無料で30日間のトライアルも可能です。日報作成の負担軽減や営業活動の効率化に課題を抱えている企業は、ぜひお気軽にお試しください。

まとめ

日報機能付きのCRMを活用すれば、外回りや訪問営業の合間にスマートフォンから内容を登録でき、営業活動の効率化が図れます。日報作成のためだけに帰社する手間が省け、日報と顧客情報の二重入力を減らすことも可能です。

営業ノウハウの共有や進捗の確認が可能になり、対応の漏れを防止するのにも役立ちます。ただし、単に日報機能が備わっているだけでなく、「入力しやすいか」「必要な機能があるか」「サポート体制が充実しているか」なども確認した上で導入を検討することをおすすめします。

esm(eセールスマネージャー)は、日報管理や地図機能、スマートフォンアプリなど、営業活動を支える機能を搭載した国産のCRM/SFAです。自社に合うか知りたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

おすすめ記事

LP（ランディングページ）とは？メリットや作り方・効果を高めるポイントを解説 ナーチャリングの意味とは？見込み顧客の育成活動にて営業がすべきこと ワークフローシステムとは？導入するメリットや手順を紹介 KPIの設定方法を具体例を用いて解説！成果につなげる３つのポイントも紹介