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テンプレートを使ったエクセルの顧客管理!活用方法とポイントまとめ

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顧客管理_テンプレート

顧客管理をしっかりやりたいと考えている経営者や管理者もいるでしょう。多額の設備投資をして顧客管理システムを自前で構築している企業もありますが、最近は顧客管理ツールであるCRMツールを導入している企業が多くなってきています。

しかし、大きな設備投資をする余裕はないため、エクセルでの顧客管理をしているという企業もまだまだ多いのではないでしょうか。
そこで、エクセルによる顧客管理の方法やテンプレートの選び方などについてご紹介します。

顧客管理でできることは?

顧客管理とは、顧客の情報を管理して購買傾向を分析した上で動向を把握し、顧客との関係を強化することです。

顧客の情報は、財務データはもちろん、組織やキーマンに関する情報、契約内容や契約変更履歴、契約に至った経緯などさまざまなものが含まれます。

顧客管理情報をマーケティング活動に活かすことによって、売上高アップや利益の増加に役立てることができます。具体的には、顧客情報から契約終了時期を把握して契約更新のアプローチを行ったり、契約に至らなかったが興味を示していた見込み客に対して再度アプローチをかけたりします。顧客管理には、情報を収集するという面と収集した情報を活かすという面がありますが、どんな仕組みを活用して顧客管理を行うかによって両面の効率が変わります。

エクセルで顧客管理!やり方やテンプレートの使い方は?

顧客管理を行う方法はいくつか考えられますが、手軽にできる方法としてエクセルで管理する方法があげられます。

エクセルは表計算ソフトですが、数字の扱いを得意とするアプリケーションですので、顧客管理のようなデータベース分析ソフトとしても活用できます。

データ量が増えすぎると動作速度が低下したり、フリーズしたりすることがありますので、比較的小規模な会社などが利用するケースが多いです。

エクセルを使った顧客管理を行う具体的な方法としては、無料でダウンロードできる顧客管理テンプレートを使用する方法がおすすめです。すでにデータベース機能や分析機能、入力支援機能などがセットされているテンプレートを活用することですぐにでも顧客管理を始められます。

エクセルで顧客管理するなら!重要となるポイントって?

エクセルで顧客管理をする場合には、データベースの作り方以外にもポイントや注意点が4つあります。

1つ目は、顧客管理の目的をはっきりさせることです。データベースを共有化してチーム力を活かして売上を上げることを目的にする場合もあるでしょうし、ある業種に特化した顧客管理を行うことを目的とする場合も考えられます。目的が変われば最適な顧客管理方法も変わります。

2つ目は、顧客管理においてどんなデータを分析するのかです。見込み客情報を中心にしてみるか、既存顧客のリピート注文獲得に役立つ情報を確認するのかによって、データベースの項目は変わってきます。

3つ目は、どう活用するかです。顧客への情報提供を強化することに活用するか、新規顧客開拓に活用するかなどによって顧客管理の活用対象者や分析項目は変化します。

4つ目は、テンプレートの選び方です。どの業種にも利用できるものはすぐに使えますが、不要な機能があったり、欲しい機能がなかったりする可能性があります。業種や規模に合ったテンプレートを見つけることが大切です。

顧客管理ツールも検討してみよう!

エクセルのテンプレート活用による顧客管理の魅力は、テンプレートを使ってすぐにでもできることと、無料のテンプレートを選べばお金を使わずに始められることでしょう。
一方、エクセルのデータベースは複数でアクセスすることに対する制限があり、共有化には不向きです。また、リアルタイムな情報把握やそれまでの履歴の保存が難しくなり、活動分析ができないデメリットがありいます。データ数が多くなると上手く動作しないため、一定以上の規模の会社では使いにくいといったこともあります。

エクセルでの顧客管理に限界を感じた場合は、CRMなどの顧客管理ツールが必要になるでしょう。最近では中小企業でも手軽に始められるものも出てきているのでまずは無料トライアルで試してみるのもいいかもしれません。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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