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KPI設定のコツとは!その方法と失敗例を紹介

KPI設定のコツとは!その方法と失敗例を紹介

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「KPIを何のために設定するか」ということを理解していなければ、的外れな目標を立ててしまいます。失敗すれば当然効果は期待できませんし、チームメンバーも疲弊してしまうのです。

そこで本記事では、まずKPIとは何かを理解し、失敗例も確認しながらKPI設定のコツを紹介します。

KPIとは

クエスチョン

KPIとは「Key Performance Indicator」の略称で、日本語では「主要業績評価指標」と訳されます。

企業が掲げる組織目標達成のための「中間目標」を明確にするもので、達成すれば組織としての大きなゴールに到達できるものです。

KPIという単語だけを聞くと難しく考えてしまいがちですが、目的を達成するステップをゴールから逆算し、チームが高いパフォーマンスをもって達成できるように数値として落とし込む作業が「KPIの設定」だといえます。

適切な数値でKPIを設定できた場合には、チーム全体が最終目標を明確にイメージし、企業全体のゴールを汲み取ることができるでしょう。

KPIの達成を目指すメンバーのパフォーマンスも自然と上がり、団結へとつながります。

つまり、効果のあるKPIを設定するためには、まずゴールである「KGI」をしっかりと理解しておく必要があるということです。

KPIの重要性については、以下の記事でも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

KPIとKGIの違い

kgi

KPI設定前にしっかり理解しておかなければならないのが「KGI」です。

KGIとは「Key Goal Indicator」の略称で、「重要目標達成指標」と訳されます。

KGIとKPIを簡単に区別するならば、以下のようになります。

  • KGI:組織が目指すゴール設定・・・例)企業全体の年度目標
  • KPI:細分化された中間目標の設定・・・例)各部署で設定するKGI達成に向けた目標

順番としては、KGIが設定されてはじめてKPIへと細分化される、という意識で問題ありません。

つまり、KPIの設定を行う場合は、KGIがなぜその数値に設定されたのかを「KPIを設定する人」全員で共有し、理解を深めておく必要があるということです。

KPIとKGIの違いについては、以下の記事でも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

KPIの設定方法と例

設定方法

KPIを設定する上で分かりやすいのは「SMART」を意識することです。

ここでは、5つの単語が示す意味をあらためて確認し、KPIの設定例を見ていきましょう。

SMARTを意識する

KPIの設定に用いられるのがSMARTモデルといわれるものです。

これは、以下の単語の頭文字からとられています。

  • Specific:具体的な
  • Measurable:計測可能な
  • Achievable:達成可能な
  • Relevant:関連した
  • Time-bounded:期限を定めた

この単語を意識してKPIを設定することで、基本的な要件を満たします。

簡単に噛み砕くと、それぞれを次のように解釈できます。

Specific:具体的な

KPIを分かりやすく明確にして、全員が同じレベルで理解できるまで落とし込み、チームの一人ひとりが主体的に動けるほど具体的なKPIを意識しましょう。

Measurable:計測可能な

あとどれくらいで達成できるか、あるいは達成できない原因を、だれもがフィードバックできるほど計測しやすいKPIを意識しましょう。

Achievable:達成可能な

設定されたKPIを見て、そこに辿り着くまでに必要なステップを具体的にイメージでき、モチベーションを維持したまま目標達成可能なKPI設定を意識しましょう。

Relevant:関連した

KPIは必ずKGIに関連していることが重要です。

例えば、1つのKPIが達成されることで、KGIのパズルのピースが1つ埋まるとイメージしてみましょう。

KPIを達成したにもかかわらず、もう1つ完了させなければKGIが進捗しない場合は、関連性が低いといえますので再考の必要があります。

Time-bounded:期限を定めた

設定された目標には期限が必要です。期限のない目標はほとんどの場合、緊急業務により先送りになり、いつまでも達成されません。

この結果、KGIは達成されず「KGI・KPIを使ってみた」という事実が残るだけです。

KGIの期限から逆算し、各KPIの達成期限を必ず設けましょう。

KPIの設定例

KPIの基本的な考え方を念頭に置いて、KPIの設定例を見ていきましょう。
ここでは「営業利益」をKGIとして考えていきます。

例えば、今期の営業利益目標が1億円とします。
この場合、KGIは「1億円」です。

次に、1億円を達成するための施策を考えます。営業利益を上げる要因を考えると以下のように細分化されるでしょう。

  • 営業利益=顧客数×顧客単価
  • 顧客単価=商品単価×売上

ここで重要なのは、マイナス要因も同時に試算することです。マイナス要因には以下が考えられます。

  • 顧客の流出数
  • 店舗などの固定費、人件費

これらの要素を洗い出したら、営業利益を上げるための施策としてどこにフォーカスするかを考えます。

プラス要因に注目するならば、以下の項目に集中します。

  • 顧客数を増やす
  • 商品単価を上げる
  • コンバージョンを増やす

マイナス要因に注目するならば、以下の項目です。

  • 顧客の流出を抑える
  • 固定費を減らす
  • 人件費を減らす

KGIを達成するためにいちばん効果的なもの、そして達成可能なものを選び出して、数値化しましょう。

ここで数値化したものが「KPI」として設定できます。

KPIの失敗例

失敗例

KPIの設定を成功させるためには、その手法を深く理解すると同時に、失敗例も意識しておきましょう。

KPIを設定する過程で俯瞰的に見て、失敗するパターンが含まれていないかをチェックするのです。

チェックすべき点には、以下のものが挙げられます。

  • KPIが多すぎる
  • プロセスばかりに注目してしまう
  • 本来のKPIを見失う
  • KPIとKGIの整合性がない

KPIが多すぎる

KPI設定の失敗として挙げられるのが、多すぎるKPIです。

最終的な営業利益1億円を達成するために、月の売り上げをさらに細分化して、最終的に時間単位の売り上げまでKPIに設定してしまうと、非常に窮屈な業務内容になってしまいますよね。

これは極端な例ですが、あまりにも多くのKPI設定は、チーム一人ひとりの達成意欲を低下させる原因になってしまいます。

プロセスばかりに注目してしまう

KPIを達成するプロセスにばかり注目し、KPIが達成されないという失敗例もあります。

KPIを達成するために、数字管理の方法や報告・共有の方法、ツールの導入などに力を入れすぎてしまうのです。

その結果、資料作りや集計に工数をとられ、本来の業務を圧迫してしまうということも起こり得ます。

本来のKPIを見失う

KPIを設定しても、数字ばかりを意識してしまい、KPI本来の目的を見失ってしまうパターンです。

例えば、週に10個の商品を売るというKPIがあったとします。本来の目的は商品が10人の顧客にいきわたり、顧客獲得にもつながることです。

しかし、どうしても達成できないメンバーは、うち6個の商品を自分で買い取りました。

確かに、KPIの「10」という数字は達成できたかもしれませんが、本来のKPIが目指す目的からは逸れてしまいます。

そして、最終的にはKGIの数字も意味をなさなくなるのです。

KPIとKGIの整合性がない

KPIの設定が正しく、すべてのKPIが達成されることで、自動的にKGIは達成されます。

しかし、KPIとKGIに整合性がないと、この図式は成り立ちません。

これは、KGIからKPIを導く過程で、ロジックが崩れてしまっているのです。

KPI設定のコツ

コツ

ここで、KPIを設定するコツをつかんでおきましょう。

KPIは数字で確認でき、その数字を全体の情報として共有し、進捗を見極めてKPI自体を修正しながらKGIに向かって進みます。

KPI設定のコツを列挙すると次のようになります。

  • 可視化する
  • 一定期間でデータを共有・周知する
  • 一定期間ごとにKPIの設定自体を見直す
  • KPI達成のための本来の目的がずれていないかを確認する

KPI設定の時点では、数値化することで可視化し、定期的に進捗を共有できる作りにしておきます。

KPIは設定した時点から経過をみて、全体的に俯瞰してみることで「KGI達成のために進んでいるか否か」を確認しましょう。

もし、目的がずれていたり、変動的な事情(世界情勢なども含む)により修正が必要であったりすれば、途中でKPIを見直すことも必要です。

ただし、KPIを見直す際にはKGIとの「整合性」は強く意識しましょう。

KPI設定における知識を身に付けるために

KPI設定における知識を身に付けるために

KPI設定については、関連書籍も多数出版されていますので参考にしましょう。

ここでは、KPIに関わる3つの書籍を紹介します。

KPIに関わるおすすめの書籍3つ

基礎からしっかりと理解し、KPIの考え方を身に付けましょう。

2時間でわかる図解KPIマネジメント入門

図解でわかるKPIの実践書です。

横文字は苦手だという人にも、図解や事例でイメージできるので、理解しやすいでしょう。

多くの例も掲載されていますので、KPIを設定するフォーマットの参考として読んでおきたい1冊です。

最高の結果を出すKPIマネジメント

11年間リクルートのKPI社内講師を務めたプロフェッショナルが伝える手法で、累計4万部を突破するなど、非常に人気と評価の高い書籍です。

基礎から応用までをカバーしているにも関わらず、読了に時間を取られません。

KPIを実践するならば読んでおきたい1冊です。

成長企業から学ぶKPI or OKR

KPIを取り巻く単語(OKRなど)の説明も入っており、KPIを順序立てて理解できます。

指標の事例や運用事例もありますので、Kindle Unlimitedを契約していて、とりあえずKPIの書籍を読んでみたい人には、無料で読める嬉しい1冊です。

セミナーでの知識習得

KPIを身に付ける方法は、書籍のほかにセミナーへの参加も有効です。

例えば、ソフトブレーンでは営業部門に対しての目標達成に関するセミナーも実施しており、オンラインでもセミナー受講可能です。

 

KPI設定はKGIなどを含めロジカルに考える

KPIは、単体ではその意味を成しません。

KGIというゴールが明確になって、それを達成するために何ができるか、何をやるべきかを見える化するのがKPIです。

KPIとKGIの関係を理解すること、また紹介した失敗例と同じ轍を踏まないよう意識してKPI設定に臨みましょう。

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