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PDCAの問題点とは?成果を出すポイントと新たなメソッド「OODAループ」について

PDCAの問題点とは?成果を出すポイントと新たなメソッド「OODAループ」について

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多くのビジネスシーンで、目標達成への実効性や作業の効率化に寄与すると言われる「PDCA(サイクル)」。

しかし、現在ではツールの発達や手法の多様化によって、従来効果のあったPDCAにも多くの問題点が見受けられるようになったことをご存知でしょうか?

ポイントを理解せず活用すると、かえって思考や業務がチグハグになったり、メソッドが形骸化するなど、部下のモチベーションを低下させる要因につながります。

今回の記事では前半PDCAの概要やメリットを、後半では問題点や押さえるべきポイント、新たに注目を浴びるOODAループの紹介します。

これを機にワークフローの構築や改善をしたい責任者の方はぜひ参考にしてみてください。

PDCAとは

PDCAサイクル

PDCAの問題点を探る前に、まずはPDCAがそもそもどういったマネジメントスキルなのかを簡単に解説していきます。

PDCAの概要

PDCAとは、「Plan(計画)」、「Do(実行/行動)」、「Check(評価/確認)」、「Action(改善)」の4つの頭文字をとったもので、継続的に業務の効率化や改善を促すマネジメント手法になります。

各プロセスの詳細な説明

 Plan(計画)

Plan(計画)とは、目標の設計や、業務で達成したい成果に向けて、それまでのプロセスを実際のアクションプランに落とし込んでいく作業になります。

計画を立てる際は、以下の「5W2H」の要素を意識して、シンプルかつ実現性があるプランニングしていきましょう。

-誰が(Who)
-いつ(When)
-どこで(Where)
-何を(What)
-なぜ(Why)
-どのように(How)
-いくらで(How much)

 Do(実行/行動)

Do(実行/行動)とは、「Plan(計画)」で設計・立案した目標やプランをもとに、実際の行動を遂行していく段階になります。

この過程では、ただ実行や行動をするのではなく、計画の有効性や進捗度などを検証・分析するため、実行に対する活動記録を事細かく残しておきましょう。

 Check(評価)

Check(評価)とは、設計した目標や計画に対して、どの程度実行できているかを評価する段階になります。

結果の良し悪しを客観的な数値で判断し、具体性のある検証結果をフィードバックすることが大切です。

 Action(改善)

Action(改善)とは、Check(評価)で表面化した分析・検証結果をもとに、目標を達成するために必要な改善点を見つけていく段階になります。

PDCAの3つのメリット

 目標や行動基準が明確化される

作業が定型化(ルーティン)及び可視化されることで、一連の作業の良し悪しがわかりやすくなります。また計画から改善までの流れを継続的に行うことで、具体的な行動指針になったり、作業の密度が増すことで、より綿密な行動計画や実行に移れるといったメリットがあります。

 作業効率の改善が図れる

PDCAを繰り返すことで、目標に対するミスを軽減できたり、作業工程の簡略化につなげることができるため、結果的にやることが明確になり作業効率を高めることができます。

 具体的な行動ができる

各ステップが具体的な行動指針とともに明記されているため、その内容にフォーカスした行動が可能となり、目標に対して具体的かつ実効的な行動をとることができます。

より効率的にPDCAサイクルを回す方法については以下の記事を参考にしてみてください。

PDCAサイクルとは? 効率的に回す方法 / ToDoにまで落とす具体例

PDCAを効果的にまわすために押さえておくべきポイント

PDCAの内容や役割と併せて押さえておきたい点が、PDCAを効果的にまわすためのポイントです。
ただサイクルに倣って、計画から改善までを落とし込んでも、結果的に不可能な目標設計になりがちです。

以下で解説するポイントを把握して、有効かつ実効性のあるPDCAにするように意識しましょう。

目標設定を明確にする

 目標を計画・設計するにあたって現状の分析や把握を怠った目標設定をしてしまうと、そもそも満足な結果が得られなかったり、手法自体の形骸化につながってしまいます。

目標を立てる際は、計画倒れや未達にならないよう、数値化できる目標や実行可能性の高い目標を設定するようにしましょう。

進捗状況を記録する

日々の業務に追われていると、目標に対する進捗度の把握や、長期目線でのPDCAサイクルの運用が後回しになってしまいます。
そうなれば必然的に、PDCAの循環スピードが遅くなったり、精度の高いサイクルを習慣化させることはできません。

PDCAを効果的に業務に導入する場合は、定期的な確認や分析、進捗度の記録をすることを心がけましょう。
帰社する前や、曜日ごとといったように、自分なりのルールを設けて、PDCAの確認や分析、改善案の模索などを行うことが大切です。

明確な評価基準を設ける

PDCAを効果的にまわすためには、明確な評価基準を設けることが不可欠です。抽象的な基準や数値化できない指標を評価基準にしてしまうと、従業員のモチベーションの低下に影響してきます。

そのため、定性評価だけで判断するのではなく、定量評価など客観的指標から行動を評価するようにすることが大切です。

原因を徹底的に分析・追及する

ただサイクルを回すだけでは、効果的なPDCAの活用とは言えません。計画や実行がうまくいかない時は、サイクルを細分化して、徹底的にその原因を分析・追求する必要があります。

必要であれば、目標の再考や課題自体の見直しなどに着手することも検討しましょう。

成功事例を模範する

PDCAを業務の一環として導入する企業の中には、具体的な改善や成果が見られる企業も多く存在します。
以下では、具体的にPDCAを取り入れる企業の成功事例をサイクルごとに簡潔に紹介します。

トヨタ自動車

「Plan(計画)」

  • 他社との市場競争力の強化を図るために「トヨタ生産方式」を導入。これによって「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底的に排除し、生産効率を高め、最短かつ効率的に自動車を製造するシステムを構築。

「Do(実行)」

  • 工程ごとに必要なものを、必要なときに、必要な量だけ、停滞なく生産する「ジャストインタイム」の導入
  • 異常が発生した時に不良品を連続して造らないよう機械が自動的に停止する「自動化」の採用

「Check(評価)」

  • 問題の兆候や不良品が発生した時に、作業員だけだなく、管理者も一体となって、問題の「検証」を実施

「Action(改善)」

  • 技術者・管理者・ライン労働者が協働して行う「改善提案」の実施
  • できることはすぐに取り入れる企業文化の醸成

これらのサイクルによって、いち早く企業の構造改革に着手し、抜本的な組織・人事改革を推進し、グローバル化へ対応、現在の地位確固たるものにした成功事例と言えます。

知識を知る

なお具体的にPDCAを実現するためのポイントの解説記事もあります。よければ、ご参考にしてください。

PDCAを回す秘訣は仕組みと会議体にあり!~脱:報告会議からCAP会議へ~

PDCAで大事になる +F や トヨタ式5W1H 営業が業務改善までたどり着くまでに

PDCAの2つの問題点

さて、ここからが本題です。

現在多くの国内企業では、日常の業務にPDCAサイクルを用いるケースが見受けられます。その結果、メソッド自体が昨今のビジネスシーンで定番化しており、実績を出す企業も少なくはありません。

しかし、ツールの発達や手法の多様化によって、現在のビジネスモデルではPDCAは旧式の方法であるなど、さまざまな問題点も多く指摘されています。

以下では、なぜそのような問題点が上がるのかを深堀して解説します。

1)PDCAサイクルを回ることに時間を費やしてしまう

 PDCAの問題点の一つに、多くの人が短期的にサイクルを回すことに時間を費やしてしまい、目標達成までの計画遂行や作業の改善にといった本来の目的に沿った運用が行えていない点が挙げられます。
つまりPDCAの「目的化」です。

そもそも日本のビジネスシーンでは、欧米企業のカルチャーと比較して、経営戦略の遂行や意思決定に対して、スピードを求める文化が浸透していないため、計画・行動・改善といった「動きながら考える」といったPDCAサイクル自体が日本に根付いた手法とは言い難く、メソッドが形骸化しているといった面も否めません。

また評価の面においても、近年ではKGIやKPI、定量的な目標を基準とするような評価体制が一般的となりましたが、それでもなお多くの企業では、責任の所在が曖昧であったり、求める成果に対するコミットが希薄なため、単にPDCAを回すことに時間を費やしてしまうため、結果として失敗や問題点として浮上するケースが数多くみられます。

2)サイクルごとの設定や検証が不明瞭

PDCAが失敗または問題視される背景には、サイクルごとの設定や検証が不明瞭である点が挙げられます。

「Plan(計画)」

Planにおける問題点として挙げられるのは、

  • 目標達成までの明確なビジョンが描けていない
  • 組織・個人の現状分析・課題が把握できていない

PDCAの基礎となる目標の設計・計画がしっかりイメージできていないと、以降で行う実行や評価、改善といった検証・反復作業は無意味なものになってしまいます。

単にPDCAを目的化するのではなく、目標の達成や課題解決に向けたプランを作り、その一連の流れを積み上げていく意識がPDCAの成否を分ける分岐点と言えるでしょう。

「Do(実行)」

Doにおける問題点は、先述した「Plan(計画)」の計画性や実行性の乏しさにあります。

そもそも無計画なプランや、実現可能性の低い計画をもとに作成した内容では、効果的な実行及び成果を出すことはできません。また目標自体が長期的だった場合、短期的な目標へフォーカスできなかったり、直近の進捗状況が把握できない事態となる恐れもあるため、結果として実効性ある行動に結びつきません。

この工程では、ただ行動するのではなく、目標を短期及び長期プランへと細分化したり、達成に向けて綿密は計画設計することで、Do(実行)の問題点を軽減することができます。

「Check(評価)」

Checkにおける問題点は、評価基準が曖昧であることが挙げられます。

目標を達成するためには、抽象的な視点ではなく、客観的かつ定数化(定量化)された基準が必要不可欠です。それによって導き出された結果をもとに評価を下すことで、次のアクションがより具体的で明確なものにつながります。

またチェック(評価)する体制も、一元的にチェックするのではなく、外部の視点を加えることで、より多角的な評価をすることができます。

「Action(改善)」

Actionにおける問題点は、より成果を出すための改善に向けた行動が取れるかどうかです。
これまでの工程がしっかりこなせても、改善する方法や視点が抜けてしまっては目標達成することは困難と言えます。

この問題点を解消するためには、改善に向けて、あらゆる方法や施策を試すことや、目標に向けて実行と検証を繰り返すことなど、PDCAを粘り強く継続することが求められます。

PDCAは仮説とプランありき、の存在である

ここ数年、欧米を中心に多くの企業から様々なアイデヤやビジネスチャンスが生まれており、それらの場でPDCAサイクルの重要性や必要性が説かれています。

しかし、ただPDCAを企業に導入するからといって、組織内でイノベーションや革新的アイデア、ビジネスプランが生まれるわけではありません。

あくまでもPDCAは、目標達成に向けて分析、仮説を出し、プランを立てそれまでのプロセスをどのように遂行・改善していくかにフォーカスされたフレームワークです。

様々な課題や問題点を解決できる万能策と考えることは避けましょう。

新たに注目を浴びる「OODAループ」とは

新たに注目を浴びる「OODAループ」とは

近年PDCAに代わる新たなフレームワークとして注目を集めるのが「OODAループ」です。果たしてOODAループとはどのような意味と役割を担うのか、注目を浴びる理由とあわせて解説します。

OODAループとは

「OODA」とは、「Observe (観察)」、「Orient (状況判断/方向づけ)」、 「Decide(意思決定)」、「Act (行動)」の4つの英単語の頭文字で、アメリカの米国空軍パイロット“ジョン・ボイド大作”が提唱した意思決定方法にまります。

OODAループの各ステップの紹介

 Observe(観察)

Observe(観察)とは、相手(ビジネスの場では、市場や顧客、競合他社など)をよく観察することを指します。
計画設計や思い込みに固執せず、相手の状況や出方、意思決定者である自身が観察を行うことで、外的要因に関する「生のデータ」を収集することが可能となります。

 Orient(状況判断)

Orient(状況判断)とは、「生のデータ」や観察結果に基づき、現状の把握や理解を徹底し、それらのデータを自信が持つ経験や情報と統合して、分析・仮説を構築する工程を指します。
ここでは、収集した生のデータを価値判断の材料として価値のある情報に変換させることが求められます。

 Decide(意思決定)

Decide(意思決定)とは、「Orient(状況判断)」で得た価値判断の材料である情報に基づき、本質を理解した上で、「どのような計画を実行するのか」を決定していきます。

 Act(実行)

Act(実行)とは、「Decide(意思決定)」で決定した計画を実行に移します。そして再度「Observe(観察)」に戻り、OODAループをもう一度最初から繰り返していきます。

なぜこれほどOODAループが注目を浴びるのか?

なぜこれほどOODAループが注目を浴びるのか?

 あらゆる環境に適応できるメソッド

PDCAが目標達成までの「プロセス」や「数値化された評価をもとに改善」することを重視する一方、OODAは現場での状況判断や意思決定を重視するため、変化に適合した臨機応変な対応が可能です。
そのため市場の動向や顧客ニーズの多様化など、目まぐるしく変わるビジネス環境に適したフレームワークと言えます。

 PDCAとの最大の違いは「柔軟性」

PDCAはもともと、工場などの生産性を高めるために作られたフレームワークのため、工場での生産速度や生産効率といった課題改善を図るのに最適と言われています。しかし昨今のビジネス環境や工程が明確に明文化されていない作業や目標に対しては、あまり効果的な手法とは言えません。

一方OODAは、戦場いったあらゆる状況や要素が不明確な環境で培われた機動性あるメソッドなため、現状の中から最適を自身で判断し、即座に行動に移していくことを目的としています。その点がPDCAとOODAの柔軟性の違いであると言えます。

効率的にPDCA及びOODAを活用して成果の最大化を図ろう

業務の効率化や生産性を高めるためにはPDCAサイクルというメソッドは必要不可欠と言えます。

しかし、押さえるべきポイントや成功する要因、問題点を正しく理解せず活用てしまうと、かえって業務効率が低下したり、メソッド自体の形骸化につながる恐れがあります。

そのためPDCAサイクルを業務に導入する際は、問題点やポイントを把握して活用するようにしましょう。

またPDCAの導入に注力するだけでなく、有効性かつ現在のビジネスシーンに適合したフレームワーク「OODAループ」の理解を深め、場面に応じてPDCAとOODAを使い分けられるようにするのも手段の一つと言えます。

PDCAとOODAを効率的に活用し、成果の最大化を実現しましょう。

尚、弊社ではPDCAやOODAなど、営業の組織改善・業務効率化に特化した無料セミナーを開催しております。気づきを得たい方、営業の業務効率化、売り上げ改善などにご興味がある方はぜひご参加くださいませ。

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