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【働き方改革の推進企業必見!】テレワークの導入で押さえるべきマネジメントのポイント

リモートワークのマネジメントの課題と対策一覧を公開! より良いテレワークを目指そう

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リモートワーク(テレワーク)でマネジメントがしづらい…」「場所がバラバラでマネジメントは無理!」といった悩みを抱えていませんか?

新型コロナをきっかけに広まったリモートワークですが、東京商工会議所の2020年11月の発表によると22.1%が取りやめています。理由はさまざまですが、実はリモートワーク時のマネジメントの課題は分類されて、対策が確立されています。きちんとノウハウを知れば、リモートワークの継続や働き方改革の推進といったメリットを多く得られます。

そこで今回、リモートワークのノウハウやツールを提供している弊社が、マネジメントの課題と対策一覧、成功事例などを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

リモートワーク(テレワーク)のマネジメントの課題と対策一覧

リモートワーク(テレワーク)のマネジメントの課題は、以下の表の5つに分類でき、それぞれに効果的な対策があります。

 ※クリックすると各課題の詳細に飛びます

リモートワークのマネジメント上の課題 マネジメントの対策一覧
コミュニケーションが取りづらい ・1on1ミーティング
・朝会や夕会
・チャットやWeb会議、バーチャルオフィスの導入
仕事の進捗が分かりづらい ・適切なツールの導入
・KPIマネジメントやOKRの実施
部下同士のコミュニケーションの不足
(チームワークの低下)
・自由な対話の時間・場を設ける
・雑談チャット
成果を評価しづらい ・ミーティングの時間を増やす
・チームチェックイン
脱はんこやペーパーレス化 ・DXへの取り組み

ボトルネックが明確なら1つの課題に対応するだけで、より良いリモートワークを実現可能です。しかし多くの場合、まんべんなく対策するのが効果的なので各課題と対応策の詳細を解説していきます。

「コミュニケーションの取りづらさ」の詳細と対策

対策が不十分なままリモートワーク(テレワーク)をおこなうと、コミュニケーションしづらいと感じる従業員が、世代を問わずに発生します。実際、サイボウズ株式会社が3,087名に対しておこなった調査では、下図の結果が出ています。

引用:テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(0分含)」6割 「業務以外」は「0分」4割|サイボウズの企業研修プログラム

業務上と業務外のコミュニケーションの両方がしにくいと感じる社員が、およそ半分をしめています。しかし、以下3つの対策をおこなえばリモートワーク下でも十分良好なコミュニケーションが可能です。

  • 1on1ミーティング
  • 朝会や夕会
  • チャットやWeb会議の導入

各対応作の詳細を解説していきます。

1on1ミーティング

1on1ミーティングとは、メンター(多くの場合、直属の上梓)とメンティ(部下)の1対1でおこなうミーティングのことです。ZoomなどのWeb会議システムのフリープランでも問題なくおこなえます。

メンターは、メンティの仕事の進捗具合や優先順位の認識にずれが生じていなかなどを確認可能です。メンティとしても不安の解消やフィードバックを通しての成長ができるでしょう。

朝会や夕会

朝会や夕会などをリモートワーク下でもおこなうのも効果的です。事前に時間を決めておけば全員が顔を合わせて話せ、情報共有などもはかどります。

特に朝会は、在宅勤務者が身なりを整え、仕事を開始するスイッチの役割もしてくれるので、オンオフがつきにくいといったリモートワークのデメリット解消にもつながります。

チャットやWeb会議、バーチャルオフィスの導入

チャットやWeb会議システムなどのツールを導入していないなら、ぜひとも導入してください。下図のとおり、リモートワーク時のコミュニケーションツールはメールや電話という企業は多いです。

引用:テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(0分含)」6割 「業務以外」は「0分」4割|サイボウズの企業研修プログラム

メールなどで問題なくすべてのコミュニケーションが取れるなら、オフィスでの会話も普段から不要ということになりますが、現実はそうではありません。そして、メールなどだとリモートワークのコミュニケーションに課題がでるのは、下図のように「タイミングが難しい」「相手の状況が分からない」といった問題があるからです。

引用:テレワークでの職場内コミュニケーション 「業務の話」は1日あたり「30分未満(0分含)」6割 「業務以外」は「0分」4割|サイボウズの企業研修プログラム

通信環境などの問題は別ですが、要するにリアルタイムの対話よりも情報が少ないのが問題の主要因と考えられます。そして、チャットやWeb会議、バーチャルオフィスなどを使えば問題は解決可能です。たとえば、バーチャルオフィスを使えば以下のようなイメージで互いの状況がわかります。

相手の状況を知った上で簡単なやりとりをするならチャットが便利ですし、資料などを共有しながら対話をしたいならWeb会議をすれば良いでしょう。いずれもフリープランでも十分リモートワークに役立ってくれます。

また、顧客とのコミュニケーションもオンライン会議システムやWeb接客ツールで可能です。たとえば、1万社以上に福利厚生サービスを提供するベネフィット・ワンは、インサイドセールス部によるWeb接客で多くの見込み客にアプローチしており受注もしています。さらに、培ったノウハウをSFA/CRMで共有し、若手の育成などにもつなげています。より詳しくは以下のインタビューをご覧ください。

「仕事の進捗が分かりづらい」の詳細と対策

マネージャーからすると、場所と時間を問わずに働かれると部下の仕事の進捗を把握しづらいケースは多々あるでしょう。実際、東京商工会議所が13,580社を対象に調査したデータでも、労務管理やマネジメントがリモートワークを継続する上での課題の上位に入っています。

引用:テレワークの実施状況に関するアンケート|東京商工会議所

多くの場合、普段オフィスでやっている確認方法(口頭確認など)ができないのが原因ですが、以下3つの対策が確立されています。

  • 適切なツールの導入
  • KPIマネジメントやOKRの実施
  • 見える化

各対策の詳細を紹介していきます。

適切なツールの導入

そもそも仕事の進捗状況や担当の配分などを可視化するツールは多数あり、成功企業がこぞって導入しています。具体的なツールとしては以下が代表的です。

  • グループウェア
  • タスク管理ツール
  • ガントチャート
  • SFA

上記のツールが組み合わさったツールも多数提供されています。たとえばbacklogというツールを使うと下図のように仕事の進捗状況を可視化できます。

引用:プロジェクト管理に必要な機能が1つに|backlog

上図はどちらかというと内勤の部署向けですが、営業などの外回りの多い部署向けのツールもあります。一例をあげると、国内満足度No.1ツールであるeセールスマネージャーの使用イメージは下図のとおりです。

画面から2クリックで様々な情報を閲覧、活動登録も可能
引用:スケジュール管理|eセールスマネージャー

部下の活動状況の把握はもちろん、アドバイスを送ったり新たな行動を追加したりもできます。また、日報の自動化や過去の成功事例から営業シナリオの組み立てなどもしてくれるので、利益率や生産性の向上にも役立ちます

ちなみに弊社も「リモートの営業マネジメントの設計3つのポイント」といったノウハウを無料で公開しています。7,000社以上の生産性をあげてきた秘訣をギュッとまとめているので、ぜひ無料ダウンロードしてみてください。

なお、リモートワーク(テレワーク)に必要なツールをより広く知りたい場合は、以下の記事が参考になります。

KPIマネジメントやOKRの実施

KPIマネジメントやOKRを徹底するのも仕事の進捗を明確にするためには重要といえます。というのも、KPIやOKRの仕組みが機能していれば、評価に直結する成果や進捗の報告を部下が自然としてくるはずだからです。

また、KPIマネジメントやOKRの実施に必要なフィードバックやミーティングは、Web会議でできます。したがって、上層部から命じられているであろう目標(KGI)をあらためて意識し、KPIやOKRに落としこむのが重要といえるわけです。なお、KGIを含めてKPIやOKRについて詳しくは、以下の記事が参考になります。

「部下同士のコミュニケーションの不足」の詳細と対策

リモートワーク(テレワーク)は時間と場所を共有しないため、部下同士のコミュニケーション、ひいてはチームワーク力が向上しづらい傾向があります。しかし、コミュニケーションがしづらい課題を解決できる以上、少しの工夫で部下同士のコミュニケーション不足も十分に解決可能です。具体的には以下2つの対策があげられます。

  • 自由な対話の時間・場を設ける
  • 雑談チャットを設ける

それぞれ具体的に解説していきます。

自由な対話の時間・場を設ける

ミーティングの前後などを使って、自由な対話の時間・場を設けるのは、部下同士のコミュニケーションを促進します。たとえば、朝会や夕会の前後で雑談の時間を設けたり簡単なスピーチを順番にしてもらったりなどです。または、ミーティング直後に少数のグルーブにわかれて仕事に関係のない話をしてもらうブレークアウトセッションなども効果的です。

雑談チャットを設ける

ビジネスチャットを導入しているなら、自由になんでも話して良いチャネルを設けるとコミュニケーションが促進されます。チャネルは複数あっても良いです。たとえば、ペットを見せ合うチャネルや特定の趣味について話し合うチャネルなどです。会社の部活のチャット版のようなイメージを持つと良いかもしれません。

「成果を評価しづらい」課題の詳細と対策

オフィスでの働きぶりが確認できないといった理由から、成果を評価しづらいという意見は多いです。また、下図のように社員(特に若手)も何がどう評価され、キャリアはどうなるのかといったストレスや不安を抱いています。

リモートワーク(テレワーク)で正確な人事評価をしやすくするには、以下2つの対策が有効です。

  • ミーティングの時間を増やす
  • チームチェックイン

それぞれの詳細を紹介していきます。なお、人事評価の制度自体を見直して、評価へのストレス軽減や組織力を高めたいなら、以下の記事を参考にしてください。

ミーティングの時間を増やす

ミーティングの時間を倍に増やすといった対策はシンプルで効果的です。評価がしづらくなっているという問題は、普段オフィスでしているやりとりなどができないことに起因しています。

逆にいえば、オフィスでのやりとりに相当するコミュニケーションをとってしまえば、正確な人事評価をくだす材料が手に入るわけです。増やした時間で情報共有や方向性のすり合わせなどをすると良いでしょう。

なお、単純にリモートワークをする人はミーティングの時間を倍にすると伝えると嫌がられる可能性もあります。正当な人事評価につなげるためなど、きちんとミーティングの時間を増やす根拠を明示するのがおすすめです。

チームチェックイン

チームや部署単位で、仕事にかかる前に短時間のオンライン会議の時間を毎日持つといったチームミーティングも正確な評価につながります。リモートワーク中でも、その日の仕事の進捗具合や働きぶりを確認できるからです。

また、短時間でも社員同士の話し合いの場が持てるので、生産性の向上や業務のヌケモレも防げます。部下同士で話し合うように指示もできるでしょう。いずれにせよ部下のマネジメントと正当な評価がしやすくなります。

「脱はんこやペーパーレス化」の詳細と対策

押印の必要性や持ち出せない書類の存在によって、リモートワークを思うようにさせられないという企業は多いです。実際、東京商工会議所の調査によると、新型コロナの流行前からリモートワーク(テレワーク)をしていた企業でもペーパーレス化がネックの4位になっています。また、緊急事態宣言の発令後にリモートワークをしだいした企業では、書類への押印対応がネックの2位です。

引用:テレワークの実施状況に関するアンケート|東京商工会議所

ペーパーレス化や脱はんこは、一種のDX(デジタルトランスフォーメーション)であり、計画的な行動が必要になります。というのも、単純にツールを導入しただけでは実現しないからです。書類はどこまで電子化するのかといったルール決めは必須ですし、脱はんこも自社内はもちろん他社との契約をいきなり電子化するのは難しいのが実情です。

しかし、業務はもちろんビジネスモデルのDXも手順は確立されています。詳しくは以下の記事で専門的に解説しているので、参考にしながら取り組んでみてください。

リモートワークのマネジメント強化の優先順位は高い!

「マネジメントを最適化させてまでリモートワーク(テレワーク)をする価値があるのか?」といった疑問を持っている企業は少なくありません。しかし、結論からいうと、マネジメントを強化してリモートワークの質を上げる優先順位は高いといえます。

というのも、下図のようにリモートワークの実施は働き方改革につながり、働き方改革への対応は自社の存続に直結するからです。

引用:テレワークの実施状況に関するアンケート|東京商工会議所

働き方改革の推進は、国内の全企業がすべきことだといえます。生産年齢人口(15歳以上65歳未満の人口)は下図のとおり減少が予測されているからです。

引用:期待される労働市場の底上げ│総務省

生産年齢人口は2015年に7,629万人でしたが、2040年には5,787万人、2060年には4,418万人と予測されています。自社の生産や売上をつくる働き手の減少はもちろん、市場自体も基本的に縮小するでしょう。したがって、働き手の維持と生産性の向上、購買力の維持などにつながる働き方改革が必須というわけです。

もちろん、リモートワーク以外の働き方改革も多数あります。業界の慣習やビジネスモデルの関係上リモートワークができなくても、他の取り組みで働き方改革をすれば効果は得られます。以下の記事を参考に、まんべんなく働き方改革に取り組み、自社の利益や売上の維持につなげてください。

リモートワーク(テレワーク)で得に強化したいマネジメント行動3つ

リモートワーク(テレワーク)時にマネジメントをうまくおこなうには、普段からしているマネジメント行動のうち、以下3つを強化するのも重要です。

  • 1 on 1ミーティングの質を高める
  • 組織のコミュニケーションの活性化
  • 評価制度のアップデート

ツールや対策などのノウハウも重要ですが、根本的にマネジメントをおこなう側のマインドチェンジも重要です。ポイントとしては、まず上記3つから着手するのがおすすめなので、それぞれの詳細を解説していきます。

1 on 1ミーティングの質を高める

リモートワーク導入に際して、マネジメントを適切にするには、責任者と従業員それぞれの質(1on1)を高めることが重要です。

これまで一定のミーティングや会議をしていれば、おおよその業務の方向性や目標や情報の共有・マネジメントはできていました。しかし、それはあくまでオフィスで対面しながら業務にあたっていたからこそです。

従来通りの成果を出すためにも、マネジメントする側は、従業員とのコミュニケーションや情報共有する仕組みの構築、ただ回数でカバーするのではなく、1on1の質を高めることが不可欠といえます。

コミュニケーションの円滑化に必要なツールやシステムの導入に意識がいきがちですが、それを活用する上でのマネジメント能力が求められることも忘れないようにしてください。

組織のコミュニケーションの活性化

これまで通りのコミュニケーションや情報共有の仕方では、リモートワークの効果を最大化はできません。マネジメントする側が率先して、コミュニケーションを活性化する施策を導入するマインドが必要です。

具体的には、部署・チームごとにグループ化して話す機会を設けたり、従業員からリモートワークに関するフィードバックを求めるスレッドを立ち上げたり、情報をオープン化して透明性を高める取り組みなどがあげられます。そして、リリモートワークの導入効果が高まる施策を作り上げるマインドを各々が持てれbば、これまでと遜色ない成果をあげられます。

評価制度のアップデート

リモートワーク導入に際してもっとも留意すべき点が、従業員の評価制度の策定です。

多くの企業が、リモートワークを取り入れるにあたって、「従業員が仕事をサボるのではないか」という懸念を抱くことでしょう。しかし、この点をベースに評価基準を策定してしまうと、業務プロセスが煩雑になったり、マネジメントする側の監視が厳しくなるなど、双方にとってメリットがない制度になってしまいます。

そうならないためにも、先述した1on1ミーティングなどのマイクロマネジメントを徹底するだけでなく、従業員自らが自由にリモートワークを取り入れられる制度を設計したり、認識のズレをなくすためにすべてをドキュメントにおとすことで、全員で共有する仕組みを構築しながら評価制度をアップデートしていきましょう。

【成功事例】リモートワーク(テレワーク)マネジメントが上手い企業2つ

オフィス街

多くの企業がリモートワーク(テレワーク)の導入効果を得られないなかで、リモートワークマネジメントを適切におこない、業績が好調な企業が存在するので、例として2社紹介します。

横河電機株式会社

横河電機株式会社では「生産性向上」と「やりがい、成長実感の向上」を目的とし、柔軟な働き方を推進する一環でリモートワークを導入しています。

対象者は、介護や育児を抱える社員に限定せず、入社4年目未満の社員と製造ラインで働く社員以外は利用できる制度設計となっているため、他の制度と併せて、誰でも柔軟に働くことが可能です。

具体的なマネジメント施策は以下の3つです。

  • 労務管理用ソフトウェアを用いたパソコンのログオン・オフの管理
  • 仮想デスクトップやリモートアプリケーションを導入し、在宅勤務が利用しやすい環境を整備
  • Web会議システムや社外でも繋がる内線を全社員に貸与

このように、リモートワーク導入の障壁となる環境整備に注力しています。結果、在宅勤務利用経験者の約9割が「リモートワークは有効な施策」と回答しており、柔軟な働き方が組織内に浸透しています。

東急リバブル株式会社

東急リバブル株式会社では、効率性および生産性向上とワークライフバランス実現に向けて、2016年からリモートワーク制度の運用をはじめています。

具体的な内容としては、時差出勤制度や週1〜2回、月6回を上限とした在宅勤務の導入、データを外部サーバーで管理し、端末に情報を残さないクラウド管理されたパソコンの支給などをおこなっています。

結果として、リモートワークを活用した対象者の70%が「業務効率の向上に寄与した」と回答しており、全社員への制度拡充が段階的におこなわれています。

まとめ:リモートワーク(テレワーク)のマネジメントを更新!

リモートワーク(テレワーク)の導入効果を最大化するためには、リモートワークに関する制度設計や評価体系を明確にするだけでなく、マネジメントを徹底することが不可欠です。

また、従来のマネジメント手法は通用しない点も多いため、マネジメントする側の人間は手法をアップデートしなければなりません。そこで重要なのが、本来リモートワークを導入することで得られるメリットを把握した上で、マネジメントおよびプロセスを構築することです。この点を間違えると、組織にリモートワークが浸透せず、形骸化や従業員の意欲低下につながってしまいます。

リモートワークの重要性や必要性を正しく理解した上で、リモートワークマネジメントを実践するようにしましょう。

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