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eセールスマネージャー 営業ラボ・ブログ 【働き方改革の推進企業必見!】テレワークの導入で押さえるべきマネジメントのポイント
【働き方改革の推進企業必見!】テレワークの導入で押さえるべきマネジメントのポイント

【働き方改革の推進企業必見!】テレワークの導入で押さえるべきマネジメントのポイント

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従業員の働き方の多様化や人手不足の影響により、従来の労働環境より自由度の高い働き方である「テレワーク(リモートワーク)」を推進する企業が増えています。

しかし、対面方式や密なコミュニケーションが取れず、従業員のマネジメントを憂慮する責任者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、テレワークにおけるマネジメントの実像やポイント、企業の成功事例を参考に、これからのマネジメントの在り方について解説します。

テレワークによるマネジメントの実態とは?

働き方改革の推進や多様な働き方を実現することができるテレワークですが、いま多くの日本企業で実施されているテレワークの実態は、理想とかけ離れているのが現実です。

以下では、テレワークを導入したことで表面化したマネジメントの課題を解説します。

コミュニケーションの希薄化

従業員同士が常に繋がっていたこれまでのオフィス勤務とは異なり、テレワークによって業務をリモート化することで、従業員間のコミュニケーションの質や量が低下する恐れがあります。

テレワークでは他の従業員との接触機会が減少するため、社内の雰囲気が把握できなかったり、顔を合わせて話すことができないため、仕事に不可欠な情報共有が停滞したり、といったことが起きています。
また、新たなビジネスアイデアの創出や息抜きができず、かえってストレスを抱えることもありえます。

従業員の業務遂行レベルの把握が難しい

テレワークでは、それぞれ従業員がどんな業務にあたり、何をやっているのかをタイムリーかつ正確に把握することが困難です。

先に述べたように、これまで通りの密なコミュニケーションが図れないため、肌感覚で理解していた要素を知ることができません。
テレワークに則した勤怠管理を早期に制度化できなければ、業務の遂行が疎かになるだけでなく、マネジメントする責任者の業務負荷も増大してしまいます。

評価が難しい

上司が直に従業員の仕事ぶりを目にし、評価することができたこれまでとは違い、テレワークではしっかり働いていても評価されない可能性があります。

特に、評価基準が不透明な業務では達成プロセスや成果が判断されにくいため、不利になる傾向があります。
テレワークに応じた従業員の評価体系が不可欠になるでしょう。

従業員間で不平等や不満が生まれないよう、旧来の評価制度とは異なるリモートに基づいた制度設計をするようにしましょう。

テレワークの本来のメリットとは?

テレワークの運用効果を最大化するためには、導入によって享受できるメリットを把握する必要があります。
以下では、テレワーク導入によって得られるメリットを解説します。

業務効率化や生産性向上が図れる

組織にテレワークを導入することで、従業員の自由かつ柔軟な働き方が可能になるため、業務の効率化や生産性向上が見込めます。
従来のオフィスでの勤務では、誰かに話しかけられたり、顧客応対や定例的な会議など、自身の業務を中断されることも少なくありません。

しかし、テレワークであれば、不要な会議や商談に遮られることなく業務を遂行することが可能なため、業務により集中することができます。

コスト削減

テレワークのメリットは従業員サイドだけでなく、企業サイドにもあります。
それは、これまで継続的に発生していたコストを削減する効果です。

従来どおり組織を運営していくためには交通費やオフィスの賃料、その他のランニングコストが発生します。
しかし、完全なテレワーク体制の導入でオフィスを撤廃すれば、オフィスコストを削減できる他、出退勤に要する交通費も削減できます。
不要なコストが軽減できれば、利益拡大に向けて効率化された経営を行うことが可能になります。

働き手の選択肢の拡大

テレワークの導入は、従業員一人ひとりの働き方の選択肢の拡大に繋がります。

事実、通勤がなくなれば(軽減されれば)従業員の居住エリアが広がったり、子育てや介護をしながらでも仕事を継続することが可能になります。
従業員の離職防止が期待できますし、新規採用のコストも軽減でき、働き方の選択肢拡大は企業イメージの向上にも繋がるでしょう。

テレワークで適切なマネジメントを行う方法とは?

テレワークの効果を最大化するためには、適切なマネジメント手法を身につけることが重要です。
しかし、従来のマネジメント手法とは活用するリソースやメソッド異なるため、これまでのマネジメント手法を見直すことが求められます。

以下では、テレワークを適切に行うために有効な方法を紹介します。

労務状況を適正に把握するためのシステムの導入

テレワークやリモートワークの場合、従業員の労働状況を適切かつタイムリーに把握することは困難です。

しかし、従業員の勤務時間などの勤怠状況をクラウド上で一元管理するシステムを導入することで、この問題を解決することが可能です。
システムの導入により従業員の実態が把握できれば、業務負荷の偏りなど社員間の不平等も軽減できるでしょう。
テレワークの円滑な運用を行うには、システムの導入は欠かすことができません。

より詳細について知りたい方はこちら

コミュニケーションツール・アプリなどのIT技術を活用

テレワークを導入する上での最大の難点は、従業員のコミュニケーションの希薄化による情報共有の停滞や企業へのエンゲージメントの欠落です。
これを避けるために、従業員間のコミュニケーションが円滑になるようなツールやアプリを導入するようにしましょう。

個人間で活用するLINEのように、ビジネス環境でも気軽に連絡やコミュニケーションが図れるツールは存在します。
それらのツールにより、業務内だけでなく、業務外のコミュニケーションの円滑化にも一定の効果が期待できます。

コミュニケーションツールの一種であるWeb会議システムについては、以下の記事でより具体的に解説していますので参考にしてみてください。

適切なテレワークマネジメントにより業績好調の企業事例

オフィス街

多くの企業がテレワークの導入効果を得られないなかで、テレワークマネジメントを適切に行い、テレワーク導入後も業績が好調な企業が存在します。

以下ではそのような企業事例を紹介します。

横河電機株式会社

横河電機株式会社では「生産性向上」と「やりがい、成長実感の向上」を目的とし、柔軟な働き方を推進する一環でテレワークを導入しています。
対象者は、介護や育児を抱える社員に限定せず、入社4年目未満の社員と製造ラインで働く社員以外は利用できる制度設計となっているため、他の制度と併せて、誰でも柔軟に働くことが可能です。

具体的なマネジメント施策は以下の通りです。

  • 労務管理用ソフトウェアを用いたパソコンのログオン・オフの管理
  • 仮想デスクトップやリモートアプリケーションを導入し、在宅勤務が利用しやすい環境を整備
  • Web会議システムや社外でも繋がる内線を全社員に貸与

このように、テレワーク導入の障壁となる環境整備に注力しています。
結果、在宅勤務利用経験者の約9割が「テレワークは有効な施策」と回答しており、柔軟な働き方が組織内に浸透しています。

東急リバブル株式会社

東急リバブル株式会社では、効率性および生産性向上とワークライフバランス実現に向けて、2016年からテレワーク制度の運用をはじめています。

具体的な内容としては、時差出勤制度や週1〜2回、月6回を上限とした在宅勤務の導入、データを外部サーバーで管理し、端末に情報を残さないクラウド管理されたパソコンの支給などをおこなっています。
その結果、テレワークを活用した対象者の70%が「業務効率の向上に寄与した」と回答しており、全社員への制度拡充が段階的に行われています。

テレワークを導入する際のマネジメントで押さえるべき3つのポイント

テレワーク導入によるマネジメントを適切に行うためには、これまでのマネジメント手法を見直す必要があります。
以下では、マネジメントする際に押さえるべきポイントを3点に集約して解説します。

1 on 1ミーティングの質を高める

テレワーク導入に際して、マネジメントを適切に行うためには、責任者と従業員それぞれの質(1on1)を高めることが重要です。

これまで一定のミーティングや会議を行っていれば、おおよその業務の方向性や目標や情報の共有・マネジメントはできていました。
しかし、それはあくまでオフィスで対面しながら業務にあたっていたからこそ。
従来通りの成果を出すためにも、マネジメントする側は、従業員とのコミュニケーションや情報共有する仕組みの構築、ただ回数でカバーするのではなく、1on1の質を高めることが不可欠です。

コミュニケーションの円滑化に必要なツールやシステムの導入に意識がいきがちですが、それを活用する上でのマネジメント能力が求められることも忘れないようにしましょう。

組織・チームのコミュニケーションを活性化する取り組みを行う

これまで通りのコミュニケーションや情報共有の仕方では、テレワークの効果を最大化することはできません。
マネジメントする側が率先して、コミュニケーションを活性化する施策を導入する必要があります。

具体的には、部署・チームごとにグループ化して話す機会を設けたり、従業員からテレワークに関するフィードバックを求めるスレッドを立ち上げたり、情報をオープン化して透明性を高める取り組みなどが挙げられます。

誰もがテレワークと言う未知数な取り組みを行っているため、テレワークの導入効果が高まる施策を作り上げるマインドを各々が持つことで、本来オフィスで働くことと遜色ない成果をあげることが期待できます。

評価制度のアップデート

テレワーク導入に際してもっとも留意すべき点が、従業員の評価制度の策定です。

多くの企業が、テレワークを取り入れるにあたって、「従業員が仕事をサボるのではないか」という懸念を抱くことでしょう。
しかし、この点をベースに評価基準を策定してしまうと、業務プロセスが煩雑になったり、マネジメントする側の監視が厳しくなるなど、双方にとってメリットがない制度になってしまいます。

そうならないためにも、先述した1on1ミーティングなどのマイクロマネジメントを徹底するだけでなく、従業員自らが自由にテレワークを取り入れられる制度を設計したり、認識のズレをなくすためにすべてをドキュメントにおとすことで、全員で共有する仕組みを構築しながら評価制度をアップデートしていきましょう。

テレワークのマネジメントを高めるためには自身と組織を強化する機会を作り出すことが重要

テレワークの導入効果を最大化するためには、テレワークに関する制度設計や評価体系を明確にするだけでなく、マネジメントを徹底することが不可欠。

しかし、従来のマネジメント手法では通用しない点が多いため、マネジメントする側の人間はこれまでの手法をアップデートしなければなりません。
そこで重要なのが、本来テレワークを導入することで得られるメリットを把握した上で、マネジメントおよびプロセスを構築することです。
この点を間違えると、組織にテレワークが浸透せず、形骸化や従業員の意欲低下に繋がってしまいます。

テレワークの重要性や必要性を正しく理解した上で、テレワークマネジメントを実践するようにしましょう。

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