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テレワークによるコミュニケーション不足の深刻なデメリットと対策

テレワークによるコミュニケーション不足の深刻なデメリットと対策

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総務省調査によるテレワークのコミュニケーション対策例

テレワーク導入により生じるコミュニケーション不足に対して、どのような対策が行われているのでしょうか。
総務省が企業に行った調査によると、次の結果になりました。

総務省「テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策(複数回答、企業)」
参考:https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd144320.html

グラフを見てわかるように、ビデオ会議システムとチャットの導入でコミュニケーション不足を補おうとする企業が多いようです。

テレワークでコミュニケーション不足から生じるデメリット

CTIを導入するデメリットとは?

テレワークのために新たなツール導入は必須です。
ただ、ツールを使えばテレワークがスムーズに進むかと言えば、それほど単純ではないでしょう。

逆に、ツール自体が問題を引き起こす場合もあります。
ある会社では、次のようなトラブルが現場で起こっています。

言葉不足で誤解を生むケース

ある30代の男性社員は、急遽入った用事により、予定されていた顧客とのオンラインミーティングに同席できなくなりました。
彼は、自分はサポート的な役割であるため問題ないと判断し、細かく理由を説明しませんでした。

ところが、上司は「さぼっているのでは」という疑惑をもち、彼はそのまま悪い印象を持たれることに。
自然に顔を合わせる、ということがないテレワーク環境では、説明が足りないと深刻な事態に発展する危険性があります。

雰囲気が伝わらないトラブル

ある女性社員は、オンラインで話した時に同僚の言葉がとげとげしいことに気づきました。
事情を聞くと、他の同僚がしばらく前に彼女に関するネガティブな情報を伝えたことが原因でした。

通常のオフィスであれば、こういった状況をもっと早く察知できたかもしれません。
ですが、テレワークの場合は雰囲気を感じ取れる機会が少ないため、トラブルを早めに察知し解決することが難しくなります。

コミュニケーションツールを使いこなせない人たち

新しいツールを導入すると、やはり使いこなせない人が一定数出てきてしまいます。

ある50代の男性社員はこういった時、以前は近くの女性社員のサポートを受けていました。
しかし、テレワーク中は気軽にサポートを受けられる状況ではなく、ツールを使えずに取り残されています。

コミュニケーション不足による課題を解決する6つの方法

ポイント

ツールは便利ですが、導入しただけではコミュニケーション問題は解決しません。
具体的な運用ルールを定め、浸透させる必要があります。

どういったルールが有効か、コミュニケーションを円滑にする6つの方法を紹介します。

チャットを頻繁にチェックする

チャットはメールよりも手軽に取り交わせるだけに、やり取りの進むスピードが速いのが特徴。
メール感覚で放置しておくと、情報から取り残されてしまいます。
自分が関わるプロジェクトのグループチャットは頻繁にチェックするようにしましょう。

チャットやショートメッセージは短くコメントをする

チャットやショートメッセージは、反応を示さなければプロジェクトの進行が遅くなる可能性も。
メールのようにしっかりした文章を書く必要はありません。
むしろ長い文章を書くと、返事をする側にもプレッシャーがかかります。
社内の雰囲気によっては絵文字でも良いので、早目に反応を返すようにしましょう。

ポジティブな言葉を発する

書き言葉は、時にあらぬ誤解を招くことがあります。
テレワークの場合、一度誤解が生じると解消する機会が少ないので、悪化していく恐れがあります。
ネガティブな単語は意識して避け、極力ポジティブな言葉を使うように心がけましょう。

断る時は理由を伝える

予定変更や何かをキャンセルする場合には、「理由」も伝えましょう。
「わざわざ言わなくても分かるだろう」と思いたいところですが、こういった甘えがトラブルの元。
聞かれなくても理由を言うようにすると、不要なトラブルを減らせます。

こまめにオンラインミーティングで話す

相手の言動に疑念を感じたら、やっぱり顔を見て話すのが一番。
オンラインミーティングを使って、早目に不安を解消しましょう。

笑顔を見せると相手からの信頼が高まる効果があるとも言われています。
短めのオンラインミーティングを気軽に開催する習慣が根付けば、全体の雰囲気もよくなります。

ツールをひとつにまとめる

複数のツールを導入すると、使い方を覚えたり、サポートを行う手間が増えます。
ひとつのシステムに複数ツールの機能を兼ね備えたものを選ぶと手間を軽減できる上、業務効率も上がります。

たとえば営業システムのeセールスマネージャーはスケジュール管理・チャット・報告機能などがひとつになったシステム。
営業担当者が活動報告すると、その内容が自動的に上司やその案件と関係ある担当者のタイムラインに投稿されます。

eセールスマネージャーの詳しい機能はこちらをご覧ください。

コミュニケーション不足は対策すれば解決できる

コミュニケーションはテレワークの大きな課題。
ツールを導入するだけではなく、現場に合った運用ルールを取り入れていきましょう。

ご紹介した方法を参考に上手に対策すれば、コミュニケーション不足は解決できます。

テレワーク成功の体制とツールはこちらの記事も役立ちます。

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