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予実管理の目的やポイントについてご紹介

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予実管理_目的

何の目標も持たずに途中経過のチェックも行わなければ、仕事の成果は上がりにくいでしょう。

目標とそれに対する実績の進捗状況を管理することによって、仕事の効率は向上すると考えられます。そのため、予実管理は仕事の効率化には欠かせないといえるでしょう。

目標と実績の管理は個々の担当者、それぞれの部署のレベルではすでに行っているという会社も多いはずです。しかし、予実管理を全社的にリアルタイムに展開できれば、仕事をさらに効率化させ、より大きな成果につなげる可能性あります。そこで、予実管理のコツやポイントなどについてご紹介します。

そもそも予実管理とは?

営業などにおける予実管理のポイントやコツを理解するためには、まず予実管理とは何か、何のためにやるのかについて知っておく必要があります。

予実管理とは、予算と実績の管理のことです。実績という言葉を入れずに、単に予算管理と呼ぶ場合もあります。予算と実績の管理とは、具体的には予算に対する実績の達成率やその進捗状況を把握すること、目標未達の場合には問題点を見つけ出し、対策を検討することをいいます。

予実管理の目的は、目標に向かって進んでいく過程をコントロールすることで、目標の達成をより確実にすることです。目標だけ立てて途中段階に何もチェックしなければ目標達成に向けて予定通り進んでいるかどうがわからない状態で営業活動などを行うことになりますが、予実管理をしっかり行うことで目標達成のための適切な軌道修正ができるようになります。その結果、目標達成の確率を高めることができるのです。

予実管理にあたって押さえておくべきポイントは?

予実管理を効率的に行うためには、管理がしやすい予算管理指標を設定することが必要です。
具体的には、部門別の予算がわかること、費目別の予算がわかることなどがあげられます。

ポイントとしては、予算と実績を比較した場合に、何が問題なのかがすぐにわかるように予算の項目を細分化しておくことです。

予算に対する実績の差異が把握できても、その差異が発生する原因が複数の部門にまたがるのであれば、差異の内容をさらに分解しなければなりません。最初から予算を分けておけばそういった手間を省くことができます。その結果、早期に課題を特定し、迅速に対策を打つことができるようになるでしょう。

もう1つのポイントは、集計ツールなどの工夫です。
予算項目を細分化した結果、集計に時間がかかるようでは迅速に対策を打つことができません。そのため、営業管理ツールであるSFAを全社的に導入して集計時間の短縮を図ることも重要です。

予実管理で成果を出すために注意するべきこと

予実管理を始めたとしても、管理することによる成果を出さなければ意味がありません。

そこで、予実管理を行う上で重要な注意点とテクニックをお伝えします。

・予算管理の注意点
まず注意点ですが、タイムリーな集計を行うことです。
予実管理は、予算と実績の差異を集計して把握することによって、ようやくスタートラインに立つことができます。しかし、その集計に時間がかかり把握した問題点がわかった時点で情報が古くなりすぎていると、その問題点に対する対策をいくら考えたとしても実績の良化につなげることは難しくなります。ツールなどを上手く活用してでも、集計スピードを上げることが注意点です。

・予算管理のテクニック
実績値・乖離がでたら詳細に分析をすることです。
差異を把握すれば表面的な問題点はすぐに把握できますが、本質的な問題点は簡単にはわからないこともあります。
また出てきた問題点について「どのようにすればこの乖離を埋めることができたのか」を深掘りすることが、原因の追求とネクストアクションにつながります。

予実管理の方法・手順・流れ

そもそも予実管理は、どのように進めるものなのでしょうか。

予実管理の具体的な手順を理解しておくことも重要です。
全社レベルで行う予実管理の具体的な手順は、7つのステップに分けられます。

・ステップ1:目標を決める
複数の部門を統合する形で会社全体の予算を決める場合は、まず部門ごとなど予算作成の単位を決めます。

・ステップ2:適切な数値の見極め
それぞれの予算作成に必要となる適切な数値の見極めを行います。

・ステップ3:具体的な目標数値を確定
利益目標数値などを確定する場合は、人件費や減価償却費その他の固定費を設定し、目標とする粗利益率を決めた上で部門別の粗利益目標も定めます。

・ステップ4:各部門の予算を合算
ここまでが予算作成のステップです。その後、実際の経営活動が行われます。

・ステップ5:予算と実績の差異を把握して課題分析
各部門ごとに予算達成のためのKPIを設定して予算に対して動き、その結果どうだったのかの集計と達成要因もしくは未達要因とその課題を分析します。

・ステップ6:解決策の検討
更に成果をあげるための対策案、課題を解決するための対策案を洗い出し検討します。

・ステップ7:対策の実行
全て実施するというよりも対策案も優先順位をつけ実行します。

予実管理を企業の発展に活かそう

予実管理をまったく行っていないという会社はほとんどないでしょう。

少なくとも営業担当者が自分のノルマと実績の比較を行ったり、全社合計で目標と実績の比較が行われたりしているはずです。

しかし、社内の関係部署すべてを対象にして営業支援ツールであるSFAなどのツールを導入することで、効率的に全社の予算と実績の状況がリアルタイムに把握できるようになれば、より効果的な対策を早期に打ち、実績を良化させることにつながるはずです。企業を発展させるためにも予実管理を全社的に導入することをおすすめします。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで6,700社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

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