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予実管理とは? その意味と効果、具体的に取り入れるシステムや方法について

予実管理とは? なぜ重要なの? 進め方やおすすめツールも紹介!

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「予算目標と実績がどの程度、乖離しているかを見える化し、現状の課題を把握したい」
そうお考えの方は多くいることかと思いますが、その手段として「予実管理」があることはご存知でしょうか。

この記事ではそもそも予実管理とは何か、といった基礎から、どうやって行えば良いのか、そしておすすめのツールなども紹介していきます。

予算管理とは? なぜ必要? その目的や重要性とは

まず予実管理とは何か、なぜ重要なのかについてまとめてみました。

予実管理とは

予実管理とは「予算」と「実績」を管理することです。
実績という言葉を入れずに、単に予算管理と呼ぶ場合もあります。

予算に対する実績の達成状況などを把握し、順調に経営目標を達成できそうか、もしくは軌道修正が必要なのかを確認する際に多く用いられるものです。

予実管理を行う目的や重要性とは?

予実管理の目的は、“目標に向かって進んでいく過程を見える化すること”。
つまり、予算に対してどの程度の実績をあげているのかを分析し、改善していくことにあります。

目標だけ立てたままで、途中段階において予算に対する実績をチェックする機会がなければ、達成に向けて予定通りに進んでいるのかがわかりません。

例えば、ある部門が予算をオーバーして赤字を計上している場合、その内訳を見れば売上が上がっているものの大きなコストが発生しているのか、もしくは売上自体が低迷しているのか、といったことを把握できるでしょう。

予実管理によって課題が浮き彫りになれば、目標達成に向けた軌道修正も柔軟に実行できるはず。
その結果、目標達成の確率を高めることにつながるのです。

予実管理で押さえておきたい5つのポイント

続いて、予実管理を行ううえで知っておきたいポイントを5つ紹介していきます。

ポイント1)KPIの設定

予実管理がしやすいように、各部門ごとに明確なKPIを設定しておくことが大切です。

例えば営業部門であれば、受注件数や訪問件数の目標などがKPIにあたるでしょう。
予算だけでなく、経営目標を達成するための具体的なアクションに関するKPIを設定することで、予実管理を行いやすくなります。

KPIの設定方法については、以下の記事も参考にしてみてください。

ポイント2)予算を部門ごとに分けて設定しておく

予算に対する実績の差異が把握できても、その要因が複数の部門にまたがる場合、予実管理は難しくなるでしょう。
そのため、最初からできるだけ予算を部門ごとに分けて管理しておけば、スムーズな課題の把握につながる可能性があります。

ポイント3)可視化・集計を自動化する

予算に対する実績の見える化については、「自動化」も大切な要素。

実績の集計などに時間がかかるようでは、予実管理が面倒になり、各部門で浸透しないかもしれません。
また、改善点を把握したときにはすでに手遅れであったり、情報があまりにも古く現在の事業活動には活かせない、といった問題も生じる可能性があります。

そのため、SFAなどの営業支援システムを導入し、実績の集計・見える化を自動化することも検討していきましょう。

SFAについて詳しく知りたいという方は、以下の記事もぜひ参考にしてみてください。

ポイント4)予算と実績が乖離する理由を分析する

予算と実績に乖離が生じているのであれば、中身を詳細に分析していきましょう。

例えば新規顧客の獲得件数が減少している場合、理由は営業担当者のアポイント回数の不足にあるのか、もしくは回数は多いもの最終的な成約に至る件数が低いのか、といったことを分析します。

そして、仮にアポイント回数が不足しているのであれば、営業担当者が既存顧客のフォローなどのその他の業務に時間が取られているために実施できないのか、など原因を深堀りしていきます。

予実管理の具体的な進め方とは?

では、予実管理はどのように進めていけば良いのでしょう。
全社レベルで行う予実管理は、以下の5つのステップで実施していきます。

ステップ1)予算目標を決める

予実管理では、予算目標がないと実績との差異を確認できません。
まずは会社全体での予算目標を設定しましょう。

そのうえで、各部門やプロジェクトごとの予算目標へと落とし込んでいきます。

ステップ2)KPIと実施スケジュールを決める

予算目標が決まったら、それを実現するための具体的なアクションに対してKPIの設定を行うと同時に、「いつまでに何を達成するのか」というスケジュールも決めておきましょう。

売上目標などを決める場合は、人件費や減価償却費、そのほかの固定費といったコストの上限も設定します。
そして、どの程度の利益があがっているのか、粗利益率に関する目標も設定しておいたほうが良いでしょう。

こうした個別具体的な目標は定めず、部門の垣根を超えて全社共通の目標に向かって走るだけのほうが効率的に思える方もいるでしょう。しかしその場合、予算と実績に差が生じたときに、その原因や責任の所在があいまいになってしまう恐れがあります。

ステップ1で紹介した通り、予実管理では全体の目標だけでなく、各部門やプロジェクトごとの目標も設定したうえで管理していきましょう。

ステップ3)予算と実績の差異分析と課題把握

目標に向かって事業活動を行うようになると、予算と実績の差異は必ず出てきます。
ExcelやSFAツールなどを利用し、実績を集計したうえで現在の進捗状況を可視化しておくことが重要です。

各部門ごとに設定したKPIをどの程度達成したのか、またその結果どうだったのかを集計し、予算と実績が乖離している理由について分析していきましょう。

なお、情報を可視化するためのノウハウについては、こちらの記事でも解説しています。

ステップ4)解決策の検討とその意思の決定

予算と実績の差異を分析し、課題が見つかったのであれば、その対策を考えていきます。

対策の話し合いは、各部門の代表メンバーで実施。
そして出てきた対策を実行するかは、上層部のメンバーも交えた会議で意思決定を行っていきましょう。

なおマネジメントおよび経営層が意思決定を早めるコツについては、以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ステップ5)PDCAサイクルを回す

実行予定の対策案については、優先順位をつけて適宜、行動に移していきましょう。

リソースは有限ですから、一度に実施しようとするのではなく、最優先項目から実行に移すのが大切です。
そして「全社もしくは各部門ごとに課題の解決策を実施」→「振り返り」→「改善した解決策を実施」といった、いわゆるPDCAサイクルを回していきましょう。

なおPDCAを回す具体的な方法が知りたい場合、以下の記事を参考にしてみてください。

また、具体的な課題整理のポイントについては以下でも解説しています。

https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/pdca-5w1h-f-767″

どんな方法で実施する? おすすめのツールは?

最後に、予実管理を行うツールにはどういった種類があるのか紹介していきます。

ツール1)Excel

まずは、最も馴染みのある表計算ツール「Excel」について。

Excelを使うときのポイントは以下の3つとなります。

  1. 現状の実績を入力する項目がある
  2. 目標が記載されている
  3. 予算目標と実績の差分が把握できる

できればグラフなどを使って可視化できると、誰もが直感的に見やすくなるでしょう。

ただし、Excelでの管理ではほかの人への共有が面倒だったり、クラウド型ツールのようにリアルタイムで情報が反映されるわけではないため、人によって見ている情報が古かったり、という難点があります。
そのため、「Dropbox」や「Googleドライブ」といったクラウド上でファイルをやり取りできるツールを導入したうえで、Excelで管理したほうが良いでしょう。

ツール2)Googleスプレッドシート

Excelとほとんど変わらない操作感で使用できるツールに、「Googleスプレッドシート」もあります。
オンライン上で複数人による同時編集も可能で、常に最新の情報を全員が閲覧できます。

ただ、関数の設定や分析などはExcelと同様、手動で行うことになるため、予実管理においては若干の手間がかかるでしょう。

ツール3)SFAツール

予実管理の工数を最も削減できるのは、SFAやCRMなどのツールの導入です。
使用する関数の設定や分析を手動で行う必要がなく、必要な項目を入力すれば現状のデータをグラフとして表現してくれる機能などもあります。

例えばCRM/SFAツールの1つである「eセールスマネージャー」では、予実管理はもちろん、以下のような営業活動を支援するための機能も利用できます。

  • スケジュール
  • 日報管理
  • 顧客情報管理
  • 案件管理や商談管理
  • 案件シナリオ(商談が予定通り進められているか、可視化できる機能)

一度の情報入力だけで、関連するすべての情報に反映されるため、入力の手間が軽減されるといった点もメリットです。

またSFAツールとしては、そのほかにも世界でも有数のシェアを誇る「Sales Cloud」「Hub spot」などもあります。
Excelのような、同じ情報を何度も入力する手間や煩わしさにはもうこりごり、という方はSFAツールの導入も検討してみましょう。

なお主要なSFAツールについては、以下の記事で比較していますのでぜひ参考にしてみてください。

予実管理で経営目標の達成に近づく

予算に対する実績の進捗状況などを把握し、順調に経営目標を達成しそうか、もしくは軌道修正が必要かどうかを確認する際に用いる予実管理。
予算と実績の差異を分析し、浮き彫りになった課題を解決することで、目標達成の確率を高める狙いがあります。

そんな予実管理を自動化するためにも、SFAツールの導入などもぜひ検討してみてください。

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