営業ラボ

営業力強化に役立つノウハウを公開
eセールスマネージャー 営業ラボ・ブログ 予実管理とは? その意味と効果、具体的に取り入れるシステムや方法について
予実管理とは? その意味と効果、具体的に取り入れるシステムや方法について

予実管理とは? その意味と効果、具体的に取り入れるシステムや方法について

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

仕事において予実管理の重要性に気づいているマネジメント層や営業マンは多いでしょう。

しかし具体的にそれを上手に管理するポイントや手法、ツールをあなたは把握、理解していますか?

この記事では概要から問題点、具体的な手段や導入のツールのアテンドをしています。参考にしてください。

予実管理とは? 実施する意味とその効果/効率化メリットについて

営業などにおける予実管理のポイントやコツを理解するためには、まず予実管理とは何か、何のためにやるのかについて知っておく必要があります。

予実管理とは

予実管理とは、予算と実績の管理のことです。

実績という言葉を入れずに、単に予算管理と呼ぶ場合もあります。予算と実績の管理とは、具体的には予算に対する実績の達成率やその進捗状況を把握すること、目標未達の場合には問題点を見つけ出し、対策を検討することをいいます。

予実管理を実施する意味とメリットについて

予実管理の目的は、目標に向かって進んでいく過程をコントロールすることで、目標の達成をより確実にすることです。

目標だけ立てて途中段階に何もチェックしなければ目標達成に向けて予定通り進んでいるかどうかわからない状態で営業活動などを行うことになります。

ここで、予実管理をしっかり行うと、目標達成のための適切な軌道修正が迅速にできるようになります。その結果、目標達成の確率を高めることができるのです。

予実管理にあたって押さえておくべき3つのポイント

予実管理とは? その意味と効果、具体的に取り入れるシステムや方法について_ポイント

大枠3点あります。

適切な各部のKPI設定

予実管理を効率的に行うためには、管理がしやすい予算管理の重要指標を設定することが必要です。

具体的には、部門別の予算がわかること、費目別の予算がわかることなどがあげられます。

ポイントとしては、予算と実績を比較した場合に、何が問題なのかがすぐにわかるように予算の項目を部門ごとに細分化しておくことです。

理由は次でご説明します。

KPIの設定の仕方について参考はこちらより。

差分を把握し現状の課題を明確にすること

次に予算と現状の差分を把握することが大事です。差分の中にある課題をいち早く気づくことを目的とします。

予算に対する実績の差異が把握できても、その差異が発生する原因が複数の部門にまたがるのであれば、差異の内容をさらに部門ごとに分解しなければなりません。

ここで、最初から予算を分けておけばそういった手間を省くことができます。その結果、早期に課題を特定し、迅速に対策を打つことができるようになるでしょう。

可視化/集計ツールの工夫

もう1つのポイントは、集計ツールなどの工夫です。数値の集計は迅速に行えないと、数値を顧みなくなることになりがちです。

予算項目を細分化した結果、集計に時間がかかるようでは迅速に対策を打つことができません。そのため、営業管理ツールであるSFAを全社的に導入して集計時間の短縮を図ることも重要です。

集計とともに、可視化することもSFAは得意としています。SFAについて知りたい方はこちらに詳しい説明があります。

予実管理で発生する問題点と成果を出すために注意するべきこと

予実管理を始めたとしても、管理することによる成果を出さなければ意味がありません。

成果を出せるのは、端的に言うと、予算と実績の乖離に着目し、手を打つからです。

そこで、予実管理を行う上で重要な注意点とテクニックをお伝えします。

予算管理の注意点

まず注意点ですが、タイムリーな集計を行うことが重要です。

予実管理は、予算と実績の差異を集計して把握することによって、ようやくスタートラインに立つことができます。

しかし、その集計に時間がかかり把握した問題点がわかった時点で情報が古くなりすぎていると、その問題点に対する対策をいくら考えたとしても実績の良化につなげることは難しくなります。

ツールなどを上手く活用してでも、集計スピードを上げることが注意点です。

予算管理のテクニック

予算と実績値に乖離がでたら、詳細に分析をすることです。

差異を把握すれば表面的な問題点はすぐに把握できますが、本質的な問題点は簡単にはわからないこともありますので、分析は詳細に行う必要があります。

また出てきた問題点について「どのようにすればこの乖離を埋めることができたのか」を深掘りすることが、原因の追求とネクストアクションにつながります。

予実管理の方法・手順・流れ

予実管理とは? その意味と効果、具体的に取り入れるシステムや方法について_方法

そもそも予実管理は、どのように進めるものなのでしょうか。

予実管理の具体的な手順を理解しておくことも重要です。全社レベルで行う予実管理の具体的な手順は、5つのステップに分けられます。

ステップ1:プロジェクト目標設定

 複数の部門を統合する形で会社全体の予算を決める場合は、まず部門ごとなど予算作成の単位を決めます。

明確にプロジェクトとして釘打っていなくても、達成を求める時点で実質的にプロジェクトです。かならずそのゴールは設定しましょう。

次のステップでゴールは数値にして具体化することとなります。

ステップ2:プロジェクトKPI設定/適切な数値の見極め

予算作成に必要となる各部門の適切な数値の見極めを行います。これを合算して、そのプロジェクトの具体的な数値、定量的の目標を決めましょう。 

必ずKPIの目標を設定すると同時に、いつまでに何を達成するのか、スケジュールを定めましょう。

プロジェクトにおける利益目標数値などを確定する場合は、人件費や減価償却費その他の固定費を設定し、目標とする粗利益率を決めた上で部門別の粗利益目標も定めます。そして最後に各部門の予算を合算するようにしましょう。

予算を構成する数字を決める際は、なるべく具体的にシミュレーションをして数値を出すことがコツです。各部門の予算を合算するところまでが予算作成のステップとなり、その後、実際の経営活動が行われます。

ところで、プロジェクトで、部門の垣根を超えて共通目標に向かって走ることは、課題の抽出ないし解決には効率的です。しかし、部門があるのに、プロジェクトで物事を進めることは、責任の所在をうやむやにしてしまう可能性もあります。

予実管理の場合は、部ごとの数字の管理と、全体の数字の管理、両面から見る必要があります。

ステップ3:予算と実績の差異分析と課題把握

経営活動が実施されると、予算と実績の差異が必ず出てきます。

必ず現状と実際の差異は、なにかしらの手段で把握できるようにしましょう。

スプレットシート、もしくはエクセル、SFAなどを利用して、可視化をする必要があります。

可視化しなければ自分が成功しているか失敗しているかわかりません。そこで、各部門ごとに予算達成のためのKPIを設定して予算に対して動き、その結果どうだったのかの集計と達成要因もしくは未達要因とその課題を分析します。

差異は常に観測し、原因を随時把握しておきましょう。迅速な改善のため数値は報告なしに何かしらリアルタイムで把握/可視化する必要があります。

具体的な情報可視化のノウハウはこちらの記事を参考にしてください。

ステップ4:解決策の検討とその意思の決定

さらに、成果をあげるための対策案、課題を解決するための対策案を洗い出し検討します。

そして協議して迅速に意思決定しましょう。

各部門からのメンバーが出てきて意思決定を行う際は、誰が意思決定をするのか、あいまいになりがちな面があります。あらかじめ決められる人が出ていることが意思決定の前提になります。

なお注意点として意思決定のない会議は開く意味がありませんのでやめましょう。マネジメント層は、意思決定のない会議に出ることは徹底して避けて、改善や新規施策の投下に時間を費やしましょう。

マネジメントおよび経営レイヤーが意思決定を早めるコツについては、こちらの記事を参考にしてください。

ステップ5:対策の実行→課題把握→意思決定の繰り返し

そして必ず対策案も優先順位をつけ実行します。なぜならどの企業でもリソースは有限であり、全てを対応するのは不可能に近いからです。

フローですが、プロジェクトでの部門横断的連携と、各部門のアクション双方が活かされるモデルを考えると次の通りとなります。

プロジェクトでの課題抽出→課題の解決→振り返り→課題の持ち帰り→各部での解決→プロジェクトへの各部の結果の持ち寄り→プロジェクトでの次の課題抽出というように、部門とプロジェクトのかかわり方が、サイクルとしてかみ合うとよいでしょう。

いわゆるPDCAを回すことがフローの意味になりますが、具体的な方法を知りたい場合はご参考に以下のリンクをご覧ください。

また、具体的な課題整理のポイントについては以下をご参考ください。

具体的にはどのようなツールや方法で実施すればいい?

予算項目を細分化した結果、集計に時間がかかるようでは迅速に対策を打つことができません。そのためツールを全社的に導入して集計時間の短縮を図ることも重要です。

手段をおろそかにする管理職やマネジメントレイヤーも多いですが、適切な手段を選定して管理を行わないと、前時代的な管理のまま効率的な管理は実質難しいものとなります。

それぞれどのような手段があるか見ていきましょう。いずれかの手段が必ずどこの会社でも実践できるはずです。

エクセルの使用

まずは表計算ツールであるエクセルが皆様にはフリーで使いやすいツールの一つでしょう。

ポイントとしては以下を満たしている必要があります。

  • かならず現状を入力する項目があること
  • 目標が記載されていること
  • そしてその差分は把握できること

できたら関数とグラフなどで可視化していることが、誰もが直感的に判断がしやすくおすすめです。

エクセルでの管理の留意点は、環境により質が左右されることです。

ローカル環境での更新→共有では、チーム全員のダウンロードをばらばらに行うこととなるので、確認・分析が往々にしてなされません。

そこで、最低でもドロップボックスやGoogleドライブなどの組織的な共有ツールは導入した上、エクセルで管理しましょう。

クラウドツール、Googleスプレットシートなどの使用

ほぼエクセルと操作は変わらず、さらに効率化できるツールがGoogleスプレットシートなどに代表されるクラウド表計算ツールです。

こちらの方が工数を削減でき共有に向いています。エクセルをオンラインに移したようなものなので操作もしやすくあり、重要なポイントも上の3点と同じものが記載、可視化される作り方となっていればOKです。

複数人同時編集も可能であり、ファイルが別れず常に更新がリアルタイムでされます。確認・検証がリアルタイムで複数人により行われるメリットは、皆様が思っている以上のものです。

最適化された数値の可視化/集計できるSFAなどの使用

一番工数を削減できるのは、SFAやCRMなど営業や顧客管理などに特化したツールなどの使用です。

エクセル・スプレッドシートの関数や分析を自らで行う必要がなく、業務上タスクとして入力すれば現状がグラフなどデザイナブルなアウトプットとして直感的に把握できます。

SFAは非常に経営に直結する結果を出せるツールです。入力工数などの問題もありますので導入すれば万事物事が解決する万能のツールというわけではありません。

そこで、入力工数のような本質的でない業務の工数はできるだけ削減して、利用を定着させるフォローアップも必要になります。

以下ではCRM導入前、導入後の各段階における、失敗しないポイントを説明しています。よろしければ、こちらもご参照ください。

予実管理を企業の発展に活かそう

予実管理をまったく行っていないという会社はほとんどないでしょう。

少なくとも営業担当者が自分のノルマと実績の比較を行ったり、全社合計で目標と実績の比較が行われたりしているはずです。

しかし、具体的なノウハウが企業で醸成され、社内の関係部署すべてを対象にして営業支援ツールであるSFAなどのツールを導入することにより、効率的に全社の予算と実績の状況がリアルタイムに把握できるようになります。

より効果的な対策を早期に打ち、実績を良化させることにつながるはずです。企業を発展させるためにも予実管理を全社的に導入することをおすすめします。

そして、弊社はeセールスマネージャーという営業の予実管理の工数を大幅に削減するツールを提供しています。よろしければご検討ください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

ソフトブレーンのセミナーなら

ソフトブレーン セミナー

ソフトブレーンは営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、導入・活用コンサルを通し、これまで7,000社以上の企業の営業課題解決をサポート。

セミナーではテレワークの導入、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対し成果の出るノウハウをご紹介。

貴社の業界・業種での営業改革成功事例をご紹介します。

Category

Ranking

書籍無料プレゼント中

ホワイトペーパー無料配布中

テレワーク特集はこちら!

ページトップへ