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ウェビナーとは?メリットや開催方法・成功のコツを基礎から解説
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ウェビナーとは?メリットや開催方法・成功のコツを基礎から解説

ウェビナーの特徴(メリット・デメリット)や開催方法、参加者に満足してもらえるセミナーを開催するコツまでわかりやすく解説します。この記事を読めば、ウェビナーの活用場面まで理解できるようになるため、ニューノーマル時代の集客方法について学びたい方は参考にしてみてください。

ウェビナーとは?

セミナーとウェビナーの違い

ウェビナー(Webinar)とは、インターネット配信によるセミナーのことです。ウェブ(Web)とセミナー(Seminar)をかけ合わせた言葉で、Webセミナーやオンラインセミナーと呼ぶこともあります。ウェビナーの概要やイメージを知りたい場合は、以下の動画が参考になります。

ウェビナーの配信方法

ウェビナーには2通りの配信方法があります。

ライブ配信

ライブ配信とは、開催時間にカメラの前でリアルタイム配信するセミナースタイルです。この場合、ウェビナー開催側とユーザー側の双方向でのコミュニケーションも可能になります。リアルタイムで質疑応答やアンケートを行うことも可能です。もちろん、ウェビナーを視聴するだけといった一方向配信として実施することもできます。

オンデマンド配信

オンデマンド配信とは、録画した動画を配信するセミナースタイルです。セミナーや講演内容を動画として記録し、インターネット上で配信をするという方法です。

この場合は、視聴者は動画を見るだけの一方向配信になります。ただし、ユーザーは動画を自分の好きなタイミングで視聴できます。

Web会議やリアルセミナーとの違い

ウェビナーの仕組みを理解するために、Web会議やリアルセミナーとの違いを理解しておきましょう。

ウェビナーとWeb会議の違い

ウェビナーの仕組みを理解するために、Web会議やリアルセミナーとの違いを理解しておきましょう。

Web会議 ウェビナー
主催 全員平等 ホスト、パネリスト、視聴者の3つに分かれる
※権限に差がある
コミュニケーション 双方向 必要に応じて一方向と双方向が選べる
連絡方法 メールなどでURLを共有する 参加の登録フォームやリマインダーが用意されている

Web会議は全員で話し合う場ですが、ウェビナーは「ホスト」「パネリスト」「視聴者」に分かれて話を進めていく場です。3者間に分けられて、必要に応じて一方向と双方向のコミュニケーション方法が選べます。

ウェビナーとリアルセミナーの違い

リアルセミナー ウェビナー
開催形態 特定の場所と時間で開催 機材とネットさえあれば場所は問わない
コスト 高い 安い
※場所代や設営の手間などがへるため
労力 大きい 小さい
※受付や資料配布などの手間がないため
臨場感 比較的大きい 比較的小さい
終了後の流れ その場で商談もできるが、再営業になる場合もある デモアポやWeb接客につなげられ、最低でも顧客情報がCRMなどに残る

リアルセミナーは臨場感があり、反応がわかりやすいといった特徴があります。その一方で、ウェビナーは特定の場所に依存することなく集客できるため、効率がよく、録画配信をすれば開催の手間が減らせることが特徴です。

リアルセミナーとウェビナーのどちらも開催できる環境なら、両者の違いを理解した上でどちらにするか選びましょう。

ウェビナーを活用する3つのメリット

ウェビナーには、オンラインでセミナーを開催することによる多くのメリットがあります。一方、オンラインならではデメリットもありますので、よく理解しておきましょう。ここでは、ウェビナーを活用する3つのメリットをご紹介します。

運営側・参加側双方のコストを削減できる

リアルタイムセミナーを開催するには、人を集める会場を借りる必要があります。参加者に渡す資料や飲料水などの用意をしなければならず、運営コストがかかります。複数の場所でセミナーを実施する場合は、運営コストが膨れ上がってしまうでしょう。また、参加者は会場に行くまでの交通費がかかります。

しかし、ウェビナーを活用した場合には、会場のレンタル料や交通費といったコストをを削減できます。

また、インターネットを介して利用できる「コンテンツ」として動画や音声を作成できるので、再利用するなどの工夫次第で大幅なコスト削減が可能です。

場所や人数を気にせずに集客できる

ウェビナーはインターネットとパソコン、あるいはスマートフォンがあれば、どこからでも参加できるセミナーです。これまでは、開催する会場に近い顧客しか集客できなかったセミナーも、ウェビナーを利用することで全国あるいは海外の顧客まで集客できるようになります。

災害やパンデミック時にも開催できる

世界的な流行となった新型コロナウイルスの影響でリアルタイムセミナーが開催できなくなり、ウェビナーに移行できた企業が集客に成功しました。

新型コロナウイルスのような予測不能な事態や、地震、台風などの自然災害時にも、ウェビナー開催ができる状態にしておけば被害を最小限に抑えられます。近年、事業存続できる体制を整える「BCP対策」に注目が集まっていますが、ウェビナーであれば災害やパンデミック時にも開催できるので安心です。

ニューノーマル時代に備えたい方は下記の記事を読んでみてください。

参考:ニューノーマルのすべて|新しい働き方とコロナ時代の乗り切り方

ウェビナーを活用する3つのデメリット

ウェビナーのデメリットは3つあります。

通信環境によって映像や音声が途切れてしまう

ウェビナーは、インターネットに接続されていることが絶対条件です。ウェビナーの配信品質は、主催側と視聴側のインターネット環境に依存するというデメリットがあります。

たとえば、セミナー開催側のネット環境が良好でも、視聴する顧客側のルータが古いものであったり、パソコンが低スペックで動画の表示に耐えられなかったりすると、ウェビナーの映像や音声が途切れてしまいます。そのため、セミナー主催側と視聴側の通信環境に配慮するようにしましょう。

参加者の熱量が低い

ウェビナーは、インターネット環境を用意すれば場所を問わずに参加できます。会場に出向く必要もなく気軽に参加できるため、リアルタイムセミナーと比較すると参加者の熱量が低くなりがちです。そのため、ウェビナー開催後に営業しても商談に繋がりにくい傾向があります。

ウェビナー時に質疑応答の場を作ったり、参加後のフォローを入れたりして、参加者との関係を構築して商談に繋げていく必要があります。

参加者とコミュニケーションが取りづらい

ウェビナーだと、ホストやパネリストは視聴者の反応を見ることができません。そのため、ウェビナーの途中で「ここまでの内容に対して質問がある方はいますか?」などと質問して、視聴者の反応を見ながら進めていく必要があります。

ウェビナーが効果を発揮する5つのシーン

ひと口にウェビナーといっても効果的な活用方法は複数あるため、やりたいことを明確にしたうえで最適な方法を選ぶのがおすすめです。代表的な活用方法としては以下の5つになります。

  • イベント・ノウハウ提供
  • 社内・社外研修
  • 採用活動(説明会)
  • 自社商品のPR
  • 商談

それぞれ具体的に解説していきます。

イベント・ノウハウ提供

イベントや何らかのノウハウ提供などは、ウェビナーに切り替え可能です。参加者側の時間と場所の制限が緩和されるので、ウェビナーに切り替えるメリットは大きいでしょう。

実際、ウェビナープラットフォームを提供している株式会社イノベーションのWebアンケートの結果によると、ビジネスパーソンの2.5人に1人が「参加したかったのに、時間や場所のせいで参加できなかったセミナーがある」と回答しています。

参考:株式会社イノベーション2021年3月期決算説明資料

採用活動

採用活動もウェビナーに向いています。従来どおりの会社説明などができるのはもちろん、チャット機能などで質問も募集できます。ウェビナーであれば日本全国はもちろん、海外の人材獲得も視野に入れることができるでしょう。

社内・社外研修

ウェビナーは、社内・社外研修にも向いています。場合に応じて、一方向と双方向のやり取りに切り替えられ、画面共有などもできるからです。録画しておけば、次回以降の負担を減らせることでしょう。

自社商品のPR

自社商品の説明会もウェビナーで行えます。これまで、商品説明にe-bookなどのダウンロード資料しか提供していなかった場合でも、ウェビナーを活用することで映像と音声を用いたPRの場を設けられます。

企業としては新規顧客獲得のチャンスが広がり、参加者としては気軽に気になっている商品の詳細を確認できるメリットがあります。

商談

ウェビナーは商談にも活用できます。商談でウェビナーを活用するメリットは、商談内容のメモを自動で取得できることです。そのため、認識のすり合わせがしやすくなり、ネクストアクションなどを決めやすくなります。

また、モニターに商品概要やメリットなどの営業資料を映しながら話すことができます。このように、オンライン商談に切り替えれば、営業エリア外の顧客にアプローチすることも可能です。

ウェビナー開催の流れ

実際にウェビナー開催を検討しはじめると、初回の開催の流れや必要なものが気になることでしょう。そこで、ウェビナー開催の流れを簡単に説明していきます。説明する項目は以下のとおりです。

  1. 企画を立てる
  2. ウェビナー参加者を集客する
  3. 配信環境・機材を準備する
  4. リハーサルを行う
  5. ウェビナー参加者に開催URLを送信する
  6. ウェビナーを開催する
  7. ウェビナー終了後にお礼の連絡をする

それぞれ具体的に解説していきます。

1.企画を立てる

まずは、ウェビナーの企画を6W2Hを活用して立てていきます。

  • When:開催日を決める
  • Where:撮影場所を決める
  • Why:開催目的を考える
  • Whom:参加して欲しい人を明確に定める
  • What:シナリオを考える
  • Who:誰がパネリストとして話すかを決める
  • How:どのように参加者を惹きつけるかを考える
  • How much:ウェビナーの予算を決める

シナリオは「開始の挨拶」「注意事項」「説明」「アンケートのご依頼」「質疑応答」「終了の挨拶」という流れで考えていきましょう。

2.ウェビナーの参加者を集客する

ウェビナーのスケジュールを作成し集客をします。従来どおりのセミナーの集客方法も使えますが、メルマガや自社サイト、ウェビナーのプラットフォームへの登録なども有効です。

Peatixやイベントペイといったサービスを利用すると、ウェビナーのリマインドやURLの送付なども自動でできます。有料でのウェビナー開催にともなう決済機能も付いているので労力を減らせます。

3.配信環境・機材を準備する

開催には機材とツールが必要です。以下を参考に準備してください。

  • PC
  • カメラ
  • マイク
  • ウェビナーツール(Zoomなど)

ツールの推奨スペックを満たしたPCが必要となりますが、ノートPCなどでも十分、ウェビナーに使えるはずです。また、 最近のノートPCには大抵、カメラとマイクが内蔵されていますが、画質などに問題があるなら別途、用意しましょう。

ウェビナーのツールは普及率の高いZoomが有力ですが、他にもツールは多数あります。たとえば、とにかく簡単に使えるのが特徴の「コクリボ」や、会場でのセミナーをおこなう作業を丸ごとWebでできるようになっている「GigaCast」などです。

ツールは以下の記事に詳しくまとめているので、参考にしてみてください。

参考:【2021年最新版】徹底比較! おすすめのウェビナー(Webセミナー)ツール15選

4.リハーサルを行う

ウェビナー開催前に入念にリハーサルを行いましょう。ウェビナーの流れやシナリオを確認して、自己紹介のタイミングや画面の切り替えのタイミングを把握します。また、どのタイミングでアンケートをお願いするかを考えます。

シナリオがシンプルでも、実際にリハーサルをやると上手くいかないことが多いものです。リハーサルは何度か通しでやり、気になったことを話し合って改善していくことで、上手く運営していけるようになります。ウェビナーツールの機能を使えるように、何度もリハーサルはしておきましょう。

5.ウェビナー参加者にリマインドメールを送信する

ウェビナー参加にウェビナー開催URLを送信しましょう。ウェビナー開催1週間前に開催URLの付いたメールを送ります。また、ウェビナー開催1日前や30分前にリマインドメールを送付することで、参加者がウェビナーに申し込んだことを忘れてしまっていても、思い出してもらえます。

6.ウェビナーを開催する

ウェビナーの場合は、参加者の受付業務はありません。しかし、ウェビナー開始30分前には準備を済ませておくと落ち着いて運営できるでしょう。

ウェビナーを初めて開催するときは、緊張して喋りが早くなりがちです。また、オンライン上で話す場合は、声の抑揚を意識することで伝わりやすくなります。

双方向のコミュニケーションを取りたい場合は、随所で質問タイムを設けるようにしましょう。

7.ウェビナー終了後にお礼の連絡をする

ウェビナー開催後には、参加してくれたことに対するお礼の連絡をしましょう。コンバージョンに繋げるために、お礼の連絡の中で参加者にとってのベネフィットを訴求します。たとえば、「ウェビナーに参加をしてくれた〇〇様には1ヶ月の無料トライアルを提供します」や「期間内に申し込んでくれた方は、初期費用が無料になります」と提示することで、問い合わせに繋げることができます。

ウェビナー開催を成功させるための5つの対策

ウェビナー開催を成功させるための対策方法を5つご紹介します。

1.シナリオの完成度を高める

ウェビナーを開催する際、特にリアルタイム配信をする場合には、はじまりから終わりまでの進行を、シナリオとしてしっかり固めておきましょう。オンライン配信ですので、テンポが悪かったり、興味を引けなかったりした場合には、離脱されてしまう可能性も高くなります。

2.ウェビナーツールの推奨スペックを満たす配信機器を使用する

ウェビナーに利用するツールに対して、スペックの足りない機器を使用した場合には、配信画像が乱れたり止まったりする可能性もあります。配信画像や音声のクオリティも、セミナーの品質の1つとして認識されますので、使用するパソコンやカメラ、マイクについても念入りにチェックしておきましょう。

3.配信場所の環境は適切か

配信する環境によっては、自動車や飛行機などの騒音が配信に乗ってしまう可能性があります。視聴者側からすると、雑音は非常に耳障りなものですし、映像や音声に集中できなくなる要因になります。余計な音が入らない環境を整えましょう。

4.ユーザー側の環境にも配慮する

ウェビナーを視聴するユーザー側の環境は、ウェビナーへの参加に適した環境であるか否かも事前にチェック(注意事項として周知)しておきましょう。

配信される内容によっては、スマホでは小さすぎて資料の文字が見えないといった場合もありますし、ネットワーク環境が携帯電話の通信だけしかない場合、ユーザーの契約しているパケット上限を超えてしまう可能性もあります。視聴する際の注意事項として、無線LAN環境を推奨するなどの配慮も必要です。

5.トラブル対応方法を決めておく

ウェビナー中に映像や音声が途切れてしまうようなトラブルがあったときの対処方法も用意しておきましょう。

トラブルが起こった際には延期するのか、それとも予備のネットワーク回線とパソコン、カメラなどを用意しておき、そちらに切り替えてウェビナーを続行するのかなど、参加する視聴ユーザーにストレスをかけないための準備をしておきましょう。

ウェビナーを活用して自社の認知拡大につなげよう

ウェビナーの必要な機材とインターネットがあれば、場所を問わずにセミナーを開催できます。オンライン上でセミナーを開催するため、開催場所を気にする必要がなく、多くの人を招待できることが魅力です。また、災害やパンデミック時にも開催できるため、BCP対策として注目を浴びています。

ウェビナー開催の流れや成功させるためにしておきたい対策方法を踏まえて、自社の認知拡大や集客につながるウェビナーを開催してみてください。

【第7回】ニューノーマル時代とDX。DXとセールステックの関係。

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