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eセールスマネージャー 営業ラボ・ブログ 【2020年版】おすすめのタスク管理ツールを徹底比較!
【2020年度版】おすすめのタスク管理ツールを徹底比較!

【2020年版】おすすめのタスク管理ツールを徹底比較!

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日々の仕事を効率的にするために、タスク管理ツール比較しているものの種類が多く、「こういうことがしたい人にはコレ!」という情報を探していませんか?

今回、企業向けのセミナーやコンサルをしている弊社が、全9種類に厳選したタスク管理ツールを紹介していきます。

そして、必要な機能を持ったタスク管理ツールを最速で選べるように選び方やそもそもツールを使うメリットなども詳しく解説していきます。

そもそもタスク管理ツールとは?

はじめにそもそもタスク管理ツールとはどんなものか、改めておさえていきましょう。

というのも、世の中にタスク管理ツールが多いのは、要望に応じて機能を差別化しているからで、ただメジャーなものを選んでも効率アップしないリスクがあるからです。

たとえば、一口にタスク管理といっても個人でやるのか、チームや部署単位でやるのか、自動化するのかという切り口があり、実際にそれぞれに向いたツールがあります。

そこで、タスク管理ツールの概要と役割、基本機能を簡単におさえていきましょう。

なお結論からいうと、部署単位のタスク管理の場合、成功企業がこぞって取り入れている自動化できるツールが最適といえます。具体的には、MASFAなどです。

タスク管理はあくまでも生産性をあげるための業務であって、売上や利益につながるコア業務ではありません。したがって、自動化できるところは自動化すべきです。

弊社は、3年連続で満足度No.1のSFAを提供しています。売上に直結する営業部のタスク管理を効率化し、利益をアップできるので、ぜひ詳しいメリットなどを確認してみてください。

タスク管理ツールの役割

そもそもタスク管理ツールとは、各業務を作業単位で分類して、現在の仕事量を可視化するのが役割です。

詳しくは後述しますが、期日の管理や把握をする機能を有したツールのことを指します。

そして、タスク管理ツールには、スマホアプリで利用するタイプとウェブ上で利用するタイプ、また個人管理に適しているものや、チーム、プロジェクトなどの大人数に適しているものなど、さまざまなものがあります。

使う環境や管理する人数・規模に応じて、これらを使い分けることで、業務の効率化だけでなく、情報共有の徹底を図れます。

なお、この記事はタスク管理ツール自体の解説と厳選ツールの紹介が目的です。

個人やチームのタスク管理のノウハウについては、別の記事に詳しくまとめていので、紹介しておきましょう。

個人のタスク管理ノウハウは以下の記事が参考になります。

また、チームのタスク管理のノウハウを知りたいなら、以下の記事が参考になります。

タスク管理ツールの基本機能

以下では、タスク管理ツールに搭載されている基本機能について紹介します。

ToDoリスト

ToDo(いつかすること)のリストを作成することができるため、効率的に仕事を進められるとともに、個人用だけでなく、チーム、プロジェクトごとにTODOリストの作成をすることが可能

プロジェクト管理

ボードを作成してチーム・プロジェクト単位でのタスク管理が可能。ボードごとにメンバーの招待・閲覧等、自由にカスタマイズできるため、タスクを混同することなく業務することが可能

コメント追加

カードごとにコメントを追加したり、メンション(@)を付けて個人向けにコメントを送ることが可能

ファイル添付

カードやボード単位で必要なファイルを添付可能

詳細情報の記入

カードごとに「納期/期日」「担当者」「ラベル」など作業管理に不可欠な情報を記入して、タスクを細分化して管理することが可能

検索機能

現在進行している作業だけでなく、過去の情報についても検索することが可能

タスク管理ツールを導入する5つのメリット

メリット

タスク管理ツールの導入効果を最大化するためには、業務に取り入れる上でのメリットについて正しく理解しておくことが重要です。

以下では、タスク管理ツール活用のメリットについて解説します。

複数のタスクを整理・管理することで業務を効率よく進めることが可能

タスク管理ツールを活用して、業務の進捗状況や期日などを徹底管理することで、業務の可視化ができ、仕事の優先度が明確になるため、業務効率を高めることができます。

緊急の依頼や別の仕事が入ったときでも対応できる

日常的に業務をこなしていれば、急遽依頼される作業や急を要する仕事を依頼されることもありますよね。このような時に起こりがちなのが、伝達漏れやタスク漏れ。

しかし、タスク管理ツールを利用することで、臨機応変に仕事に対応することが可能となります。

ツールにより、仕事が発生したタイミングでその都度ボードにカードを追加することができるため、カードに必要事項を記入して管理することで、伝達ミスや情報共有によるミスを未然に防ぐことができます。

カテゴリーごとにタスク管理することが可能

作業に必要なタスクを複数作成することで、個人単位だけでなく、プロジェクトや部門ごとにタスク管理することが可能です。ボードごとに管理することができるため、仕事が複雑化せず、効率的かつ円滑に業務を遂行することが可能です。

明確な目的意識のもと、仕事に取り組むことができる

作業における進捗状況や目的意識が明確でないと、仕事に取り組むモチベーションが向上しません。

しかし、タスク管理ツールを活用することで、眼前の仕事をどんな目的と意味で行っているのか明確にすることができるため、はっきりした目的意識を持って仕事に邁進することができます。

組織内の進捗状況を可視化できる

従来、個人単位で管理していたタスクを、ツールの導入により可視化することが可能になります。これは個人レベルでの効率化に寄与するだけでなく、業務を管理する責任者レベルの業務を軽減してくれるメリットがあります。

また作業の可視化は、各工数の進捗状況の把握や業務の優先順位付け、無駄な作業の削減、情報共有の徹底などを明確にできることから、タスク管理ツールを導入する目的である「業務効率化」や「生産性向上」に繋がります。

タスク管理についての大枠、概要をさらに詳しく知りたい方は、こちらにまとめてある記事を参考にしてください。

タスク管理ツールを選ぶ際の4つポイント

タスク管理ツールを導入するだけで即、業務の効率化や生産性の向上が実現するわけではありません。

タスク管理ツールの導入効果を最大化するためには、組織の目的や導入意図に沿ったツールを選んで取り入れる必要があります。

以下では、タスク管理ツールを選ぶ際に不可欠な4つのポイントを紹介します。

機能の豊富さ

タスク管理ツールといっても搭載機能はさまざまで、近年登場したツールの中には、タスク管理の機能にとどまらず、タスク管理を活用した結果、どのような効果や成果が表れているかを分析・グラフ化してくれる機能も備わったものもあります。

目的を明確にすることなくツールの導入を決定してしまうと、使わない機能を付けてしまったり、情報が分散したりと、利便性が悪くなる可能性が出てきてしまいます。効果的な導入にするためには、「なぜタスク管理ツールを導入するのか?」、「導入によってどのような成果を出したいのか」といった理由付けを明確にして、それに沿った機能を搭載するツールを選ぶようにしましょう。

コスト

タスク管理ツールを比較する際に重要なのはコスト面の管理です。

以下の2点に着目してみましょう。

無料でどのくらいの機能が使えるか?

ツールによってはそもそも無料で使えない場合もありますが、無料で使える場合も、機能に制限がついている場合もあります。しかし、無料で使うことができれば初期費用を抑えながらタスク管理ツールが使えるため、無料で使える機能があるかどうかを一度チェックしてみることをおすすめします。

クラウド型か、インストール型か?

タスク管理ツールには「クラウド型」と「インストール型」の2種類が存在します。

クラウド型であれば低コストで導入することができますが、利用者の人数に応じて料金が上乗せされることがあります。対するインストール型は、人数ごとの上乗せはありませんが、導入に際してシステムをインストールしたり、自社設備を対応させるのに時間と費用が必要になります。

操作性・利便性

タスク管理ツールを決める際は、そもそも使う従業員にとって操作性・利便性に優れているものでなければなりません。業務の効率化や可視化を目指して導入したものの、「入力方法が難しい」、「ツールを開くより覚えた方が早い」ではシステムの形骸化に繋がります。タスク管理ツールは習慣化されるべきものなので、誰でも簡単に使える操作性の良いものを選ぶようにしましょう。

利用する人数

タスク管理ツールを個人で使うのか、チームやプロジェクトごとの複数人で使うのかによっては、ツール自体のシステムや料金体系、ツールの使いやすさなどが変わってきます。

【厳選】迷った際におすすめ!タスク管理ツール5選

スマートデバイス

1、柔軟性・機能性・カスタマイズ性に優れた「Trello(トレロ)」

Trello

特徴

Trelloは、すべての情報を付箋感覚でタスク管理できる「かんばん形式」のタスク管理ツールです。プライベートボード・カード・リストが無制限で使えるだけでなく、ほぼすべての機能を無料で使えるため、どんな業種・規模に対しても最適なツールと言えます。

料金プラン

無料 

添付ファイル10MB/プライベートボード・カード・リストの使用が無制限

Business Class 9.99ドル 

添付ファイル250MB/チーム機能/Butlerの自動化/セキュリティ機能

Enterprise 20.83ドル

 BusinessClassの機能に追加してButlerの自動化、セキュリティ機能が充実

チェック項目

主な連携可能ツール

  • Evernote
  • Github
  • Salesforce
  • Slack
  • Google Drive
  • Dropbox

デバイス

  • iPhone
  • Android
  • PC
  • タブレット

2、業務効率化に特化したタスク管理ツール「Team Hack」

Team Hack

特徴

TeamHackは、ツリー型のタスク管理ツールになるため、フローがシンプルに可視化できるだけでなく、担当者や納期なども簡単に設定できるため、各自作業しやすいフォーマットになっています。その他にも、期限切れタスク通知、キーワードによるタスク・チャット検索、タグによるラベリング機能など豊富な機能が備わっています。PCメインで使いたい方におすすめです。

料金プラン

  • お試しプラン 0円
  • ビジネス 1200円/月/ユーザー
  • フリーランス 1500円/月/ユーザー

チェック項目

主な連携可能ツール

デバイス

  • PC

3、高機能なメモを活用して効率的にタスク管理「Evernote(エバーノート)」

Evernote

特徴

Evernoteは、あらゆることをシンプルかつ手軽にメモすることができます。その他にも、ノートやボイス、写真等の添付機能や、検索機能、予定のリマインダ、ノートの共有といった便利な機能も備わっているため、メモアプリとしてだけでなく、タスク管理ツールとしても利用可能です。

料金プラン

  • ベーシック 無料
  • プレミアム 600円/月
  • 法人向け 1100円/ユーザー/月

チェック項目

主な連携可能ツール

  • Google Drive
  • Salesforce
  • Slack
  • Gmail
  • Microsoft Teams

デバイス

  • iPhone
  • Android
  • PC
  • タブレット

4、優れたインターフェースで生産性向上「Nozbe(ノズビー)」

Nozbe

特徴

Nozbeは、単なるToDoリストではなく、工数の整理やチームでの情報共有に優れたツールです。外部ツールとの連携はもちろん、メール機能や銀行に準ずるレベルのセキュリティ機能を保証しているため、個人での活用より、チームやプロジェクトでの活用に最適です。

料金プラン

  • Solo/Duo (1〜2人)月額880円
  • Small Business (8人まで)月額1980円
  • Business 月額8800円

チェック項目

主な連携可能ツール

  •  Windows
  • Mac
  • Evernote
  • Dropbox

デバイス

  • iPhone
  • Android
  • PC

5、 eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、CRM(顧客管理システム) / SFA(営業支援システム)です。ここまで紹介してきたツールとは違って、部署単位向け、それも営業部に特化したツールとなります。

具体的には、営業のボトルネックを自動で割り出したり、営業パーソンの営業先の優先順位決めや日報といったタスクを支援する機能などがあります。

導入実績5,000社、定着率95%を誇るアフターサービスも実施しているので、ぜひ無料デモやカタログ取り寄せなどを。

その他のタスク管理ツール4選

1、「Chatwork(チャットワーク)」

ChatWork

特徴

Chatworkのメイン機能はグループチャットですが、付随する機能としてタスク管理することができます。個人用のタスクだけでなく、チームや他の人に向けたタスクを完了すると、チャットに通知され、相手に完了を知らせることができます。

料金プラン

  • フリー 0円
  • パーソナル(個人)400円
  • ビジネス(組織)500円
  • エンタープライズ(管理機能の強化)800円

チェック項目

主な連携可能ツール

  • Gmail
  • Twitter
  • Backlog
  • Googleカレンダー

デバイス

  • iPhone
  • Android
  • PC
  • タブレット

2、「Todoist」

Todolist

特徴

Todoistは、シンプルなデザインで操作性に優れているだけでなく、タグ付けや、業務の優先度を細分化して設定することが可能です。またTodoistは100を超える連携機能を持ち、自社で活用するシステムやアプリと連携して活用することが可能なため、利便性を格段に高めてくれます。

料金プラン

  • 無料
  • プレミアム(プロの方向け) 338円
  • ビジネス(チームでの利用向け)558円

チェック項目

主な連携可能ツール

  • Zapier
  • IFTTT
  • Slack
  • Google Drive Map
  • Dropbox

デバイス

  • iPhone
  • Android
  • PC
  • タブレット

3、Windowsユーザーに最適なタスク管理ツール「Microsoft to do」

Microsoft to do

特徴

Microsoft社が手掛けるサービスで、タスクやリストをどこからでも確認・管理することが可能なツールです。タスクごとに単純なステップに分割することができるため、今日やるべきタスクだけでなく、緊急度や重要度の高いタスクにフォーカスしてリストを管理することができる仕組みになっています。

料金プラン

無料版のみ

チェック項目

主な連携可能ツール

  • windows10
  • Skype
  • Web

デバイス

  • iPhone
  • Android
  • PC

4、Googleが提供するメモ式タスク管理ツール「Google keep」

Google keep

特徴

Google keepは、メモを登録する機能がメインですが、タスク管理ツールとして活用することも可能です。

メモ機能だけでなく、リストの追加や画像の添付、リマインダーの追加、アーカイブなど、タスクを管理することに不可欠な要素が備わっています。またGoogle Chromeの拡張機能を活用することで、Webサイトからもタスクを追加できるため、他ツールと比べても利便性が劣ることなく使うことができます。

料金プラン

無料版のみ

チェック項目

主な連携可能ツール

  • Googleアプリ

デバイス

  • iPhone
  • Android
  • PC

タスク管理ツールを活用して業務効率の改善を実現しよう!

タスク管理ツールを活用することで、仕事の優先度の把握や臨機応変な対応が可能になり、納期遅れなどのミスやトラブルを未然に防ぐことができます。また導入する目的を明確にすることで、タスク管理ツールの活用を習慣化し、業務効率の改善や生産性の向上につなげることができます。

eセールスマネージャーでは、営業に対してのタスクの管理ができる機能を搭載していますので、営業におけるタスク管理ツールの導入を検討している担当者の方は参考にしてみてください

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