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エクセル案件管理の方法やテンプレを解説! 他の有力ツールやアプリも紹介

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「エクセル案件管理のやり方が知りたい」「どうも上手くいかないので、コツやテンプレートがほしい」といったお考えではありませんか?

エクセルで案件管理をしている企業は多く、テンプレートやノウハウなども多く出回っています。

ただし、エクセルでの案件管理にはデメリットや限界があるのも事実です。

本記事では、エクセルでの案件管理に使えるテンプレートを紹介するとともに、他の案件管理ツール・アプリや、案件管理で注意すべきポイントなども合わせて解説していきます。

最終的に、案件管理をするそもそもの目的である、売上目標の達成や営業担当者の管理などをより確実にできるようになるため、ぜひ参考にしてください。

エクセル案件管理のやり方・コツを3ステップで解説

エクセルで案件管理をする方法は確立されています。

具体的には以下3ステップです。

  1. 必要ならテンプレートをダウンロード
  2. 自社の案件管理に必要な項目を入力
  3. ルールに基づいて管理

各ステップの詳細を解説していきます。

ステップ①必要ならテンプレートをダウンロード

案件管理をするにあたっては、利便性の面から、グラフや表、プルダウンメニューなどがほしいところです。

自社に既存の案件管理用のエクセル・シートがあるなら活用できますが、ない場合はも、無料で優れたテンプレートが多数配布されています。

ほしい部分をコピーするだけで改善や機能拡充ができるため、活用を検討してください。

主なテンプレートのダウンロード先を以下に列挙します。

ステップ②自社の案件管理に必要な項目を入力

業界や業種によって管理すべき項目は異なりますが、一般的に管理すべき項目をあげると、以下のとおりです。

項目 備考
案件番号 各案件につける通し番号。案件を検索する際や営業担当とやり取りをする際に使う
営業担当者名 自社の担当者名。担当者名で並べ替えや絞り込みができると便利
企業名・顧客名 キーマンや決裁権者といった項目をさらに用意しても良い
商材 商材名やセット内容、キャンペーン適用の有無など
訪問日と対応内容 訪問した当日の日付と進捗状況など
営業プロセスの進捗履歴 自社規定の営業ステップのどこに該当するかなど。過去の履歴を追えたほうが管理しやすく、営業担当の成長も促せる
課題や次回予定 見積りや収支シミュレーションの提示など
受注確度や受注予定日・金額 いつ、どのくらいの金額の売上が立ちそうかなど。月次や四半期ごとの売上目標達成を目指すのに役立つ
流入チャネル 自社HPや広告など。効果的な新規顧客を開拓する際のデータとなる
案件管理者のコメントなど マネージャーのアドバイスや同行のやり取りなど

上の表に加えて、代理店や競合などの項目を必要に応じて追加するのも良いでしょう。

ただし、顧客管理専用のツールではないエクセルに、多くの項目を追加するのは厳禁です。

入力や管理がやりにくくなってしまい、営業担当が手を抜いたり陳腐化したりするリスクが高まります。

営業管理に必須な項目を取捨選択しつつ、営業担当と相談しながら項目数を決めるのがおすすめです。

営業管理に必須な項目だけでも上手くいかないリスクがありそうなら、後述する「CRM/SFAツール」の導入を検討してみてください。

より楽で、確実な営業管理の実現を目的に生まれたツールのため、現場での定着と売上につながる営業管理ができます。

ステップ③3つのルールに基づいて管理

エクセルで案件管理をする場合は、ルールを課すことでトラブル防止や効率アップにつながります。

最低限、以下3つのルールを設けるのがおすすめです。

  • ルール①入力頻度や形式を統一させる
  • ルール②営業プロセスの段階を明記させる
  • ルール③実施したことや次回アクションを明記させる

それぞれ具体的に解説していきます。

ルール①入力頻度や形式を統一させる

日報とともに入力させたり、ひと言だけの記載を禁止させたりといった、入力頻度と形式に関するルールを設けるのは基本です。

各営業担当によって入力頻度や形式がちがってしまうと、意味を取りちがえるなどして案件管理に支障が生じかねません。

記入例を用意するなどして、報告の質と頻度をそろえましょう。

なお、クラウドストレージなどで1つのエクセルで案件管理をすると、各営業からの報告を集計する手間をなくせます。

ただし、不特定多数の人間がエクセルを開いてしまうと、意図しない上書き保存などがされる恐れがあるため注意が必要です。

ルール②営業プロセスの段階を明記させる

初回訪問や見積り提示といった営業プロセスの段階は、正確に明記させるべきです。

案件管理の目的は受注に向けて的確な指示をしたり、売上の予想を立てたりすることだからです。

したがって、営業プロセスの進捗状況は明確に報告させる必要があります。

エクセルにプルダウンメニューや表を用意して、営業担当の負担をかけないようにしつつ、営業プロセスの段階を追えるようにしましょう。

ルール③実施したことや次回アクションを明記させる

得られた情報や次回アクション予定などもエクセルに明記させるようにしましょう。

案件管理の目的を達成する上で重要な情報であり、営業マネージャーから見ればよりアクションの必要があると見抜ける場合もあるためです。

あいまいな内容での報告はさせず、抜けもれなく具体的に入力してもらいましょう。

CRM/SFAを用いればツール上でコミュニケーションが取れたり、同行予定をスケジュールに組み込めたりするため、これらを容易に行なうことができます。

案件管理にエクセルを使うメリット

エクセルは案件管理をするためのツールではありません。

しかし、エクセルで案件管理することには、以下のようなメリットもあります。

  • 導入や習得のコストがかからない
  • カスタマイズしやすい

各メリットの詳細を解説していきます。

導入や習得のコストがかからない

エクセルで案件管理をする場合、基本的に導入や教育のコストが発生しません。

キーマンズネットの調査によると国内企業の98.5%がエクセルを使用しているとのことです。

各営業所に独立採算制を導入していたり、全国に複数の拠点があったりしてもエクセルは使用しているはずです。

大抵の人にとって使い慣れたツールともいえるため、研修なども発生しません。

ただし、汎用的なツールである分、入力や管理に自由度があるため、先に紹介したエクセル案件管理で課すべきルールは確実に設けましょう。

カスタマイズしやすい

エクセルはカスタマイズ性が高いため、より案件管理をしやすいように改善していけます。

使い慣れたツールであるため、ある程度のカスタマイズは多くの人がおこなえ、テンプレートやカスタマイズ情報も多く提供されています。

案件管理に限界あり! エクセルのデメリット

勝てば官軍

専用ツールでないことから、ある程度の規模になってくると、どうしてもエクセル案件管理にはデメリットが発生してきます。

代表的なデメリットとして、以下3つがあげられます。

  • 報告と集計の手間がかかる
  • 各データを時系列で把握するのが難しい
  • Officeソフト以外との連携が難しい

上記のデメリットから、個人事業主や少人数のチームの案件管理には便利ですが、中小企業以上の案件管理をするには非効率なのが実情です。

各デメリットの詳細を確認して、エクセルでの案件管理を続けるかどうかを検討してください。

報告と集計の手間がかかる

各営業担当がエクセルに入力して提出、マネージャーが統合・集計するという手間がかかります。

コア業務の時間を削ることになりますし、事務員などに任せても人件費がかかります。

案件管理専用のツールでない以上、足りない機能を補う作業は発生するわけです。

各従業員の本来の仕事は何であり、必要な時間が十分取れているかをいま一度確認すべきでしょう。

各データを時系列で把握するのが難しい

データとしてまとめない限り、時系列でデータを確認するのが難しいのもエクセル案件管理のデメリットです。

たとえば、特定の顧客の営業履歴を確認したい場合は、あらかじめ顧客ごとにデータを入力しておくか、データを編集しなければいけません。

なお、顧客ごとにデータを入力する方法で案件管理をすると、シートの数が膨大になりがちです。

各営業担当が1日でやったことがわからなくなるため、別途日報などを提出してもらう必要が出てきます。

案件管理専用のツールでは、データを入力すれば日報なども自動的に作成する機能があるため、営業担当は営業に集中しやすくなります。

Officeソフト以外との連携が難しい

MAや会計ツールなどとの連携が難しいのもデメリットの1つです。

経営やマーケティングの部署が使っているツールと案件管理のデータを連携できれば、業務がはかどります。

実際、「この営業データを出してほしい」といった話はよく営業部に寄せられていることでしょう。

期末や新製品の発売前などは、事務作業なども発生しているはずです。

エクセル以外で案件管理できるツール・アプリ

エクセル以外にも案件管理できるツールはあります。

具体的には「Googleスプレッドシート」や「CRM/SFA」です。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、詳細を解説していきます。

Googleスプレッドシート

エクセルに似た使い勝手ながら、無料で使用できるのがGoogleスプレッドシートです。

クラウドで管理するため、不特定多数の人間が1つのシートにアクセスしたり、入力したりしても、問題が発生しづらいメリットがあります。

ただし、エクセル同様に案件管理専用のツールではないため、顧客ごとに深くデータを分析したり、時系列でデータを見たりするのは困難です。

また、完全にエクセルと同じ使い勝手ではないため、戸惑うシーンも出てくるでしょう。

CRM/SFA

本格的に使うなら有料になってきますが、CRM/SFAは案件管理に最適なツールです。

より楽に成果を出せる営業支援・顧客管理をする目的で開発されているツールだからです。

各営業担当者が営業に集中できるのはもちろん、売上達成に必要なアクションをマネージャーが的確に起こせるようになります。

昨今は需要の高さから、中小企業向けの安価なものから高機能・高価格の大企業向けのものまでラインナップがあります。

トップセールスの量産や、営業担当の負担軽減につながるといったメリットが多数あります。

詳細を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

ツールを問わず管理者が意識しすべきこと2つ

どのツールを使うかに関わらず、案件管理の責任者が意識すべきことがあります。

具体的には以下の2つで、これは案件管理そのもののコツといえることです。

  • 顧客満足の向上による売上アップを目指す
  • 定量的に案件を管理する

売上アップや企業の成長といった、案件管理をする本来の目的の達成につながるため、ぜひ参考にしてください。

顧客満足の向上による売上アップを目指す

適切な営業を積み重ねて顧客満足度を向上させ、結果的に売上をアップさせる、という意識を持つのが重要です。

案件管理を通して、コストカットや効率ばかりを追求してしまうと、当座の売上はアップしても将来的な売上が下がるリスクを抱えてしまうからです。

営業プロセスの進捗を阻んでいる原因を解決して既存顧客になってもらい、当座の売上を確保しつつ次につなげていく必要があります。

定量的に案件を管理する

ただの記録集的なものになってしまうと、案件管理をやる意味が薄れてしまいます。

各営業マンや顧客、商材ごとに定量的なデータがきちんと集まるようにし、PDCAを回して、翌月や来期にさらなる売上を目指せるようにしなければいけません。

なお、営業担当者に負担をかけることなく詳細なデータベースも確認できるようにする場合は、やはり専用ツールであるCRM/SFAが最適といえます。

実際に、CRM/SFAの導入をきっかけに、会議の時間を90分から15分にしつつ顧客満足度を上げて売上を192%アップした企業もあります。

この事例について詳しくはコチラから確認できます。

まとめ:的確な案件管理で売上を効率よくアップ!

エクセルには新たなコストがかからないなどのメリットがあり、小規模な案件管理には十分な機能性を持ったツールです。

テンプレートを使ったり、管理する項目・ルールを洗練させたりして、ぜひ効率的な案件管理を実現してください。

ただし、エクセルは案件管理の専用ツールではないため、限界があります。

データ入力や管理に時間がかかりすぎていたり、ほしい機能を実現するのが難しかったりするなら、案件管理専用のツールであるCRM/SFAへの乗り換えを検討してください。

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