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テレワークを成し遂げるために

テレワークを成し遂げる為に 6つの導入すべきツールと2つの構築すべき体制

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昨今のコロナウィルス対策が叫ばれる中、企業が避けて通れないのはテレワークの導入です。その中で様々な課題は発生しているのではないでしょうか。

どのような課題があるか全体像を把握しているでしょうか。また、どういった手段を用いてそれを解決しなければいけないか知っているでしょうか。

この記事では、テレワークのメリットや課題を明確にし、それを克服する具体的方法・手段まで詳しく解説します。

テレワークとは?

テレワークとは?

テレワークの定義について

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことをいいます。

「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語で、一般的には、モバイルPCを自宅に持ち帰るなどして、会社以外のところから会社のネットワークにアクセスし、働くことをいいます。

テレワークのメリット

会社全体の働き方を改革するための施策の1つとして期待されています。具体的なメリットは次の通りです。

1:インターネットなどのICTを利用することで、本来勤務する場所から離れ、自宅などで仕事をすることが可能

例えば今回のコロナウィルス感染症対策として、満員電車での濃厚接触・事業所での集団感染を防ぐ策としてテレワークが有効です。

また、通勤が難しい障がい者・ケア責任を負い通勤時間のために働きにくい人が、通勤を避け、仕事ができるようになります。

2:従業員の育児や介護による離職を防ぐことができる

育児や介護の時間が必要な従業員が時間を柔軟に使い、仕事を続けることがかのうになりますので、離職による戦力喪失を回避できるようになります。

ケア責任を持つ従業員の離職を防ぎ、なかなか働きに出ることが難しかった層をテレワークで取り込むことができると、少子高齢化による慢性的な人手不足に陥っている日本企業全体にとってテレワークはメリットがあるといえるでしょう。

3:遠隔地の優秀な人材を雇用することができる

遠隔地に住んでいても、優秀な人材であれば、成果を出せるようになりますので、テレワークで戦力の拡充を図ることも可能になります。

4:災害時に事業が継続できる

地震や台風などの自然災害の時の交通の寸断・パンデミック時の感染症予防対策などの際に、事業を中断する必要がなくなります。BCP(事業継続プラン)の内容の一部にテレワークをおくことができます。

リモートワークとの違いは?

リモートワークと、テレワークは意味としては、ほぼ同じです。することは全く変わらない、といってもよいでしょう。

ただ、言葉の意味の違いとしては、リモートワークは「離れた場所でする仕事」の意味合いがあり、これに対してテレワークは、冒頭にご紹介したように、「情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」(日本テレワーク協会の定義による)としており、「特定の働き方」を指しています。

テレワークの3つの種類

テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つのタイプに分けられます。それぞれに以下のような特徴があります。

1:在宅勤務

在宅勤務とは、自宅からICT機器を使って、会社のネットワークに接続し、離れたところから勤務する働き方をいいます。

PCを自宅に持ち帰れば、通勤時間がなく働けるので、災害時・ケア責任を果たすために働く時間の柔軟性が必要な時にも便利な働き方です。感染症の大規模発生時のパンデミックリスクにも対応できることから、BCPの内容に入れられることが多くの会社で見られます。

2:モバイルワーク

モバイルワークとは、PCやスマ―トフォンを活用し、外注先に常駐しての業務や、出張中・移動中にオフィス外からオフィスで通常は行われる業務を行うワークスタイルです。

日報を書くために帰社するなどの時間の無駄が省け、従業員の負担を軽減することができます。

3:サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスは、郊外や地方都市からオフィススペースを使って勤務するワークスタイルです。サテライトオフィスに出勤するので、出勤時間は生じますが、オフィスにいくよりも時間・交通費の節約になるので、現在の通常のワークスタイルより効率化・時間の使い方の効率化が図れます。

テレワーク導入における課題について

このように考えると、テレワークの導入はメリットが非常に多いのですが、テレワーク導入には実際は課題が多数あります。

大きくは2つあります。ツールの導入と、新しい勤務体系の導入・評価制度やそれらの運用ルールの導入です。

課題1:ツールの導入について

まず一つは、対面・口頭で進めていた業務に業務を近づけるためのツールの導入を実施する必要があります。

目的として、円滑なコミュニケーションのためそして管理者がタスクを可視化し管理する為です。ITツールを使わなければタスクの可視化は事実上難しくあり、ビジネスチャットを使わなければ文字でのコミュニケーションでの円滑化は難しくあります。

目的に合わせ、以下のようなツールを揃える必要があります。

  • チャットやオンライン会議ツール
  • タスク管理ツール
  • ファイル共有ツール
  • CRMやSFAツールなど

課題2:勤務体系/評価制度について

合わせて、より柔軟な労働時間の設定や評価制度をセットにしないとテレワークの運用が回らないことが多いです。

なぜなら、一定数生真面目でオーバーワークしてしまう者、逆に怠けて自宅でワークしない者が出てくる為です。事実上、こちらの件でリモートワークを取りやめている企業もいくつかあります。

テレワークを実施する場合は、それに付随するマネジメント体制や評価システムを導入し、テレワークに合わせた形でそれまでの仕組みを変えていく必要があります。

テレワーク導入において揃えるべき6つのツール

それでは上記の課題を倒す為にどのような対策を打てばいいのでしょうか。まずはツールから見ていきたいと思います。

ツール導入については、どのような具体的手段を用いるべきかが問題になりますが、以下一通りのツールを揃えることをオススメします。

それぞれのツールに対して営業ラボではノウハウと合わせオススメツールを紹介していますので。参考にしてください。

1:ビジネスチャットツールについて

以下の「おすすめのビジネスチャット3選」をご参照ください。Slack、Chatwork、LINE WORKを詳しく紹介しています。

2:WEB(オンライン)会議ツールについて

以下の「おすすめのWeb会議システム3選」をご参照ください。Zoom、Skype、Lite FreshVoiceを詳しく紹介しています。

3:タスク管理ツールについて

Backlog, Wrike, Trelloを紹介しています。また、SFA/CRMによるタスク管理の方法もまとめています。以下の「代表的な三つのツール」をご参照ください。

4:ファイル共有ツールについて

電子化されたファイルを簡単に見つけられるようにすること、共同で作業がしやすくなることを考えるなら、Googleドライブ、もしくはDropboxなどのクラウドでのファイル共有環境を構築することが必要です。 

それぞれのツールについて、参考となるリンクは以下の通りです。(他のメディアでの説明)

5:CRM/SFAツールについて

業務の内容が営業やカスタマーサポートの場合、CRM/SFAツールが効率化を進める武器になります。即時に離れているメンバー間で顧客情報が共有できますので、テレワークにおいても強力な武器になります。

SFAについて

SFAの比較記事について

CRMについて

CRMの比較記事について

6:勤怠管理システムについて

勤怠管理システムは、在宅勤務においても力を発揮します。以下「人気の高い勤怠管理システムの一部をご紹介!」を参照のこと。

組織で策定すべき体制/制度2つ

そしてツールを導入するだけでは運用は回りません。組織はその後のマネジメントや制度をセットで考える必要があります。

下記で紹介するリンク先記事では、策定すべき勤務体系や評価制度についても同じく記載しています。ぜひ参考にしてください。

フレックスタイム制の導入について

フレックスタイムの導入には、制度上のポイント(就業規則改定の内容と手続き)があります。労務や勤怠管理などの制度の運用ルールの設定や、成功するためのノウハウも記載しています。

評価制度について

テレワークでは、働く環境が変わるため、なかなか新しい環境に適合が難しく、パフォーマンスが上がらない者も現れます。またテレワークで上がらない者の評価が変わらない場合は不満の火種となることもあります。

正しく実施した者が、会社においてより承認・評価される評価制度や報酬体系の組み込みが必要になります。以下のリンク先「組織改革で上手に組織を動かす4つのポイント」にてあるべき組織体制を説明しています。

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弊社ではテレワークに関するセミナーも開催しています。セミナーはWEBでの提供もしているため、リモートでの参加も可能です。ぜひご参加ください。

ピンチをチャンスに変えテレワークを乗り切ろう

繰り返しになりますが、コロナウィルス対策や、労働人口の現状などもあり、現在の日本経済の状況において働き方を改革し、ひいて組織全体を改革は企業の喫緊の課題です。

弊社では各種ツールとの連携が可能であり営業のリモートワークに最適化させたSFAのeセールスマネージャーを運営し、営業のテレワークを強く推奨しています。

テレワークを成功させるための企業体制構築の相談も承っていますので、何かあればぜひご相談ください。

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