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テレワーク用ツール厳選21個を8(+2)カテゴリごとに紹介!

テレワーク用ツール厳選21個を8(+2)カテゴリごとに紹介!

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テレワークツールとして何がおすすめで、何が足りないのかといった悩みを抱えている企業は多いです。背景として、テレワークがうまくいかなかったり、課題が複数あったりする現状がうかがえます。

実はテレワーク用のツールはカテゴリに分けられるほど必要なものがわかっています。そして、各カテゴリごとに実績ある定番ツールがあるのです。

そこで今回、7,000社以上の生産性を上げてきた弊社が、テレワーク用ツール厳選21個を8(+2)のカテゴリごとに紹介していきます。必要なツールがわかり、より良いテレワークができること間違いなしなので、ぜひ参考にしてください。

テレワークに必須か問題解決に即効性のあるツール21選

頭の痛いITについて_ソフトウェア

テレワークに必須か生産性向上や問題解決に即効性のある厳選21ツール(8カテゴリ)を紹介していきます。そもそもテレワークは、Zoomなどのアプリを2つ3つ用意したり、会社からノートPCを持ち帰ったりしただけではうまくいかないのが実情です。

たとえば、導入しているツールが少ない(8カテゴリそろっていない)場合、以下のようななさまざまな問題が発生しているはずです。

  • 勤怠管理がしづらい
  • 情報漏えいのリスクが高まっている
  • コミュケーションが取りづらい
  • 書類仕事など、テレワークでできない仕事が多い

これまでどおりの働き方と違う部分も多いのに、これまでどおりの仕事の進め方をするのは難しいため、上記のようなギャップが発生します。しかし、上記のような問題は必要なツールをそろえて使いこなせば解決可能です。

ちなみにテレワークの選択肢がない企業は、下図のように人材募集などで不利になりつつありります。きちんとツールをそろえてテレワークをできるようにする価値は、生産性向上の他にもあるようになってきている状況です。

引用:リモートワーク・テレワーク企業への転職に関する意識調査 │パーソルキャリア

そこで、テレワークに定番で実績もあるツールを紹介していきます。具体的に紹介するのは、以下の一覧表にある8カテゴリの21個のツールです。いずれも厳選したおすすめの定番ツールになります。そして各カテゴリから自社に合いそうなツールを1つ選んで8カテゴリ分そろえると、より良いテレワークを目指せます。

ツールのカテゴリ ツール名
グループウェア・タスク管理ツール ・Backlog
・Wrike
・Trello
勤怠管理システム ・ジョブカン
・jinjer
・タッチオンタイム
・マネーフォワードクラウド勤怠
CRM/SFA ・eセールスマネージャー
リモートアクセスツール ・magic connect
・splashtop Business
・SWANStor
監視ツール
 ※必須ではなく慎重な運用が必要
・F-Chair+
・Sneek
ファイル共有ツール ・Googleドライブ
・Dropbox
ビジネスチャットツール ・Chatwork
・Slack
・LINE WORK
WEB会議ツール ・Zoom
・Skype
・Lite FreshVoice

上記8カテゴリの詳細を解説していきます。

なお、即効性はないもののDX(デジタルトランスフォーメーション)とあわせえて導入することで、テレワークできる仕事が増えたり、優秀な人材に必要なときに必要なだけ働いてもらえる可能性の出てくるツール(2カテゴリ)もあります。詳しくは後述する「DXと合わせて導入したいテレワークツール2カテゴリ」で解説するので、ご確認ください。

グループウェア・タスク管理ツール

グループウェアやタスク管理ツールとは、メンバー全員でプロジェクトの進捗具合や最新情報を共有したり、新規タスクの振り分けをしたりするツールです。エクセルで作るガントチャートなどよりも利便性が高いので、テレワーク導入前から数多くの企業で導入されていました。具体的なツールとしては、以下が定番です。

  • Backlog:必要な機能が全てそろっており、国産で使いやすい。
  • Wrike:迅速な判断が求められる業界に適したツール。
  • Trello :カンバン形式やガントチャートで視認性の良いツール。

上記3ツールの入手先やタスク管理のノウハウをあらためておさえるなら、以下の記事をご覧ください。

勤怠管理システム

目の届かないところで働かれる以上、 クラウド型の勤怠管理システムが必要です。働き方改革関連法案で、残業の上限規制や労働時間の把握が義務になっており、場合によっては刑事罰に科されるので、いい加減な管理は許されない状況になっています。具体的なツールとしては以下4つが定番です。

  • ジョブカン:シンプルで使いやすく満足度や認知度No.1。
  • jinjer勤怠:月300円からと安いながらもサポート満足度91.6%で、導入者数11,000以上。
  • タッチオンタイム:継続率99.7%でシェアNo.1のシステム。迷ったらこれ。
  • マネーフォワードクラウド勤怠:シフトやフレックスタイム制など、通常の勤務形態以外の働き方にも対応しており、働き方改革と好相性。

残業時間の上限規制といった働き方改革の注意点と、上記4ツールの比較をしたいなら以下の記事を参考にしてください。

CRM/SFA

詳しくは後述しますが、在宅勤務以外にもテレワークのスタイルはあり、営業職やマーケティング職といった外出の多い職種向けのテレワークもあります

そして見落とされがちですが、先の職種の成果や生産性を上げるのに適したツールがCRM(顧客管理システム)やSFA(営業管理システム)です。各案件の進捗状況の把握やレビューなどはもちろん、日報や営業リストの作成などの自動化もできます。

CRM/SFAは、テレワーク導入前から成功企業がこぞって導入していましたが、テレワークとからめるならeセールスマネージャーがおすすめです。Zoomとの連携機能があったり、定着率が低いとされるCRM/SFAの中で定着率が95%だからです。

eセールスマネージャーについて詳しくは、コチラの公式HPをご確認ください。なおSFAやCRMの詳細を知りたい場合は、以下の記事が参考になります。

なお、弊社では営業パーソンに生産性の高いテレワークを実現するためのノウハウを提供しています。テレワークで不安になりがちなコミュニケーションやマネジメントの問題を解決できるので、無料ダウンロードしてみてください。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールとは、外部から自社オフィスのPC画面を操作できるツールです。会社でしか見れないデータや決済資料を確認できたり、電子承認を社外にいながらできたりするメリットがあります。

外回りのある社員がテレワークをする場合には、持ち出しするデータや資料のルール決め、社内ネットワークにどの程度までアクセスできるようにするかを決めなければいけません。慎重にルール決めをしないと情報漏えいのリスクなどが高まりますが、セキュリティ性の高いリモートアクセスツールを導入すれば、すぐに安全なテレワークができるようになるわけです。

代表的なツールは以下のとおりです。

  • magic connect
  • splashtop Business
  • SWANStor

上記を含めて、リモートアクセスツールの詳細な比較をしたい場合は、以下の記事が参考になります。

[blogcard url=”https://kigyolog.com/service.php?id=52″] [/blogcard]

監視ツール

監視ツールとは、テレワーク中の画面をランダムにキャプチャーするなどして記録を残したり、離着席の通知があったりするものです。従来どおりの働き方でも普段の働きぶりをそれとなく確認するシーンが有ることを考えれば合理的なシステムといえます。

一方で常に監視されるような印象をもつ社員もおり、生産性に悪影響を及ぼす可能性もあるので慎重な運用が必要です。また、テレワークでサボる人達の94%は、出勤してもサボっていたという話もあります。定番のツールとしては以下2つがあげられます。

  • F-Chair+
  • Sneek

それぞれの詳細は、以下のサイトがわかりやすいです。

[blogcard url=”https://www.telework-management.co.jp/services/tool/fchair/”][/blogcard][blogcard url=”https://www.businessinsider.jp/post-209961″][/blogcard]

ファイル共有ツール

データ容量の小さなファイルはチャットツールで送受信できますが、大容量になると、ファイル共有ツール(オンラインストレージ)を使う必要があります。また、販促ツールやマニュアルなど、常に不特定多数の人間がアクセスしてもらいたいものがある場合にもファイル共有ツールが必要です。

定番のツールとしては、GoogleドライブやDropboxがあげられます。それぞれについて詳しくは以下のリンク先(他メディア)がわかりやすいです。

[blogcard url=”https://mobareco.jp/a71302/”][/blogcard]

[blogcard url=”https://www.dropbox.com/ja/features”][/blogcard]

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、テレワークの基本ツールです。メールよりも必要なメンバーな必要なコミュケーションを迅速に取れ、ファイルの送受信や簡単なWeb会議などもできます

数多くのツールがありますが、定番で実績のあるツールは以下の3つです。

  • Chatwork:国産で外部サービストの連携性やセキュリティに優れる。
  • Slack:シンプルで使いやすいUI。世界150カ国で使われている。
  • LINE WORKS:LINEのビジネス版。定着しやすい。

いずれもフリープランが用意されていますが、本格的に使うなら月に数百円から数千円のプランが必要になります。ビジネスチャットが必要で、上記3つの中からツールを選定するなら、以下の記事で詳しく比較しているので参考にしてください。

Web(オンライン)会議ツール

Web(オンライン)会議ツールとは、ネット回線とPC・スマホを使って不特定多数の人と対話や資料を見ながらの会議ができるツールです。ZoomやSkypeが有名でしょう。

最近のノートPCにはカメラとマイクが標準でついている場合が多いので、以下の定番ツールを導入すればWeb会議ができます。電話やオフィスにいるのと大差ないコミュケーションができるでしょう。

  • Zoom:無料でも100人まで対応。録画やホワイトボードも使用できる。
  • Skype:Windowsに標準で入っており、最大50人まで同時通話可能。
  • Lite FreshVoice:アカウントなしでURLにアクセスするだけで通話可能。

テレビ会議システムや電話会議システムとの違いを含めて、上記3つのツールの詳細な比較をしたいなら、以下の記事をご覧ください。

DXと合わせて導入したいテレワークツール2カテゴリ

業務やビジネスモデルのデジタル化であるDX(デジタルトランスフォーメーション)と合わせて導入したいテレワークツールもあるので紹介してきます。というのも単にツールを導入するだけでなく、ルール決めや社内制度の抜本的な変革が必要ながら、大きな生産性の向上が見込めるからです。

たとえば厚生労働省では以下5カテゴリのツールを推奨していますが、ペーパーレス化などは、徐々に進めていくのが現実的でしょう。

なお上図のコミュケーションツールは、ビジネスチャットとWeb会議ツールに具体化して、すでに紹介してあります。具体的なDXと合わせて導入したいテレワークツールとしては以下の3つが代表的です。

  • ペーパーレス化
  • 人事評価

それぞれ詳しく紹介していきます。なお、DXについて詳しくは、以下の記事を参考にしてください。

ペーパーレス化

ペーパーレス化に取り組んで、請求や契約を書類無しでできるようになるとテレワークできる業務が増えるとともに以下のメリットも得られます。

  • コスト削減
  • 業務効率化
  • セキュリティ性の向上(災害からの書類を守れる)

上記のメリットは、ただツールを導入するだけでは得られないのでDXの手順書などを参考にしながらペーパーレス化をしていくことになります。なお、一口にペーパーレス化といっても以下のようなツールに細分化されています。

  • 電子契約
  • 電子帳票
  • 請求書発行
  • 文書管理

基本的には、電子帳票と文書管理から取り組むことになるでしょう。なお、電子契約と請求書発行ができれば、優秀な人材を業務ベース・期間限定で雇えるといったメリットもでてきます。ペーパーレス化についてより詳しくは以下の記事が参考にしてください。

[blogcard url=”https://boxil.jp/mag/a3380/#3380-3″][/blogcard]

人事評価

人事評価ツールは、評価者の主観による採点で企業の将来的な損失を避けるべく、客観的かつ効率的な評価をできるようにするものです。人事部などでテレワークができる業務が増えるのはもちろん、評価業務の効率化や課題の明確化などのメリットも得られます。

もちろん人事評価制度に大きな影響を与えるので、時間をかけて取り組んでいくことになるでしょう。人事評価ツールに関して詳しくは、以下の記事をご参考ください。

[blogcard url=”https://it-trend.jp/merit_rating/article/merit_rating_comparison”][/blogcard]

一口にテレワークといっても3種類ある! 職種ごとに最適解も違う

より成果が得られるように、ここからはテレワーク自体への理解を高めていきましょう。ここまでツールを紹介してきましたが、実は一口にテレワークといっても3つのスタイルがあり、職種や企業規模によって最適なスタイルや必要なツールも違うためです。

たとえば厚生労働省のテレワーク導入ガイドでは、下図のように企業規模と職種によって、3種類あるテレワークをさらに細分化。8つのモデル類型として提案しています。

テレワークの3つのスタイルを知らずに上図を参考にするのは難しいですが、各スタイルを知らずにテレワークで成果を出すのも困難です。そこで、以下3つのテレワークについて簡単に解説していきます。

  • 在宅勤務
  • モバイルワーク
  • サテライトオフィス勤務

テレワーク自体について、あらためて理解を深めたいなら、以下の記事を参考にしてください。なおよく混同されますが、テレワークとリモートワークはほとんど同じ意味になります。

在宅勤務

在宅勤務は、社員の自宅から会社のネットワークに接続する働き方になります。

PCを自宅に持ち帰れば、通勤時間がなく働けるので、災害時・ケア責任を果たすために働く時間の柔軟性が必要な時にも便利な働き方です。感染症の大規模発生時のパンデミックリスクにも対応できることから、BCPの内容に入れられることが多くの会社で見られます。

ツールとしては、コミュケーションツールや勤怠管理システムなどが必須です。在宅勤務についてより詳しくは、以下の記事を参考にしてください。

モバイルワーク

モバイルワークとは、PCやスマ―トフォンを活用して外出先や移動中で働くタイルです。

日報を書くために帰社するなどの時間の無駄が省け、従業員の負担を軽減することができます。テレワークというと先に紹介した在宅勤務をイメージするかもしれませんが、外回りをする職種ではモバイルワークが最適です。モバイルワークでできることを増やせば、わざわざオフィスに戻る移動費や時間を削減できます。

ツールとしては、コミュケーションツールやグループウェアなど、在宅勤務と同じようなものをそろえれば十分です。ただし、セキュリティ性の高いモバイルWi-Fiや社外に持ち出せるもののルール決めなどは新たに必要でしょう。モバイルワークについて詳しくは以下の記事を参考にしてください。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務は、郊外や地方都市からオフィススペースを使って勤務するスタイルです。

社員の自宅などに近いサテライトオフィスを作ったり借りたりして出勤するので、オフィスにいくよりも時間・交通費の節約になります。ある程度、他の重要員と時間と場所を共有しながら働けるのも特徴です。

VPN接続などのセキュリティ性の高いネットワークを普段のオフィスとつなげば、オフィスと同じシステムが使えます。ツールの導入も重要ですが、サテライトオフィス作りやテレワークにむいたオフィス探しも重要なスタイルです。

サテライトオフィス勤務について詳しくは以下の記事が参考になります。

テレワーク導入における課題

テレワークの導入はメリットが多いですが、テレワーク導入には課題も多数発生します。

大きくは2つあります。ツールの導入と、新しい勤務体系の導入・評価制度やそれらの運用ルールの導入です。

ツールの導入費用と手間

ツールの導入には費用と手間がかかります。単純にツールを導入しても現場で定着しないおそれがあるからです。したがって、アフターフォローが充実したツールや使いやすさに定評のあるツール選定が必要になります。

費用に関しては、使い勝手が良いとはいえないフリープランやフリーツールを使うよりもテレワーク助成金を活用するのがおすすめです。テレワークの助成金については以下の記事で一覧表を確認できるのでご確認ください。

勤務体系・評価制度について

より柔軟な労働時間の設定や評価制度をセットにしないとテレワークの運用が回らないことが多いです。

なぜなら、一定数生真面目でオーバーワークしてしまう者、逆に怠けて自宅でワークしない者が出てくる為です。事実上、こちらの件でリモートワークを取りやめている企業もいくつかあります。

テレワークを実施する場合は、それに付随するマネジメント体制や評価システムを導入し、テレワークに合わせた形でそれまでの仕組みを変えていく必要があります。

テレワークをするために導入すべき制度2つ

頭の痛いITについて_PC

ツールを導入するだけでは運用は回りません。組織はその後のマネジメントや制度をセットで考える必要があります。

下記で紹介するリンク先記事では、策定すべき勤務体系や評価制度についても同じく記載しています。ぜひ参考にしてください。

フレックスタイム制の導入について

フレックスタイムの導入には、制度上のポイント(就業規則改定の内容と手続き)があります。労務や勤怠管理などの制度の運用ルールの設定や、成功するためのノウハウも記載しています。

評価制度について

テレワークでは、働く環境が変わるため、なかなか新しい環境に適合が難しく、パフォーマンスが上がらない者も現れます。またテレワークで上がらない者の評価が変わらない場合は不満の火種となることもあります。

正しく実施した者が、会社においてより承認・評価される評価制度や報酬体系の組み込みが必要になります。以下のリンク先「組織改革で上手に組織を動かす4つのポイント」にてあるべき組織体制を説明しています。

まとめ:必要なツールを見きわめてより良いテレワークを!

コロナウィルス対策や、労働人口の現状などもあり、現在の日本経済の状況において働き方を改革し、ひいて組織全体を改革は企業の喫緊の課題です。

弊社では各種ツールとの連携が可能であり営業のリモートワークに最適化させたSFAのeセールスマネージャーを運営し、営業のテレワークを強く推奨しています。

テレワークを成功させるための企業体制構築の相談も承っていますので、何かあればぜひご相談ください。

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