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生産性に大きく関わる!進捗管理の方法や流れ

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ビジネスにおいては、業務を効率化させて生産性を上げるために業務が予定通り進んでいるかを把握するための進捗管理は欠かせません。それは生産現場だけでなくその他のすべての業務にいえることで、営業活動に関しても例外ではありません。そのため、営業においても進捗管理を行っていく必要があります。そこで、進捗管理とは何か、進捗管理とは具体的にどのように行うのか、進捗管理を行うにあたって効果的な方法やツールなどについてお伝えします。

進捗管理とは?目的はどんなこと?

進捗管理を行う効果的な方法や便利なツールを知る前に、まず進捗管理とは何かを正しく理解しておくことが大切です。進捗管理とは業務の各プロセスを管理することです。物事の進捗状況を正確に把握し、課題があれば問題点を抽出した上で解決し、軌道修正を行いながら目標達成に近づけていくことが進捗管理の内容です。

営業活動には、見込み客を探す段階から初回のアプローチ、さらに数回のアプローチを重ね、具体的な提案段階に入り、交渉を経てクロージング、その後はアフターフォローという流れがあります。この営業活動の流れの中で、現時点でどの状態にあり、今後どのようなスケジュールでグロージングにもっていくのかを管理するのが営業における進捗管理ということになるでしょう。

また、年間販売目標に対して実績はどうかという進捗管理もあります。進捗管理の目的は、確実に狙った時期に目標を達成することです。つまり、営業活動における進捗管理は、目標通りの時期に目標金額の契約を得ることなどを目的として行うと考えるとよいでしょう。

時間や成果などの基準が重要!進捗を測る方法は?

進捗管理を行うためには、進捗を測る基準となる尺度が必要になってきます。

工場の生産であれば、生産量や操業時間などが進捗を表す基準として使われることが多いです。しかし、営業活動における進捗管理を行う場合の基準は、何の進捗を測るのかによって変わってきます。

販売計画に対する進捗を管理することが目的である場合は、販売金額を基準にするのが一般的です。年間目標金額に対していくらまで販売が実現したかを管理することで販売進捗がわかります。

また、契約に至る前の営業活動の進捗度合を測る基準としては、投じた費用や時間を尺度として用いる場合やステップごとに付けた数値などで評価する場合などがあります。

投じた費用と時間については販売促進費の計画に対する進捗や1つの顧客開拓に投じる目標時間(あるいは期間)に対する実績時間(期間)という形で管理します。また、ステップごと数値化することによる評価とは、顧客開拓の各ステップについて、初回アプローチ段階で20%、商品やサービス説明段階で40%、契約条件交渉段階で80%など成果の度合いを基準にする方法です。

進捗管理はどうやるもの?管理の流れ

進捗管理を行う場合は管理の準備を行い、進捗測定の体制を整え、実際に測定を行い、結果の分析と軌道修正などの対応を行うという流れで進めていきます。

最初の管理の準備ですが、進捗管理の目的をはっきりさせることと、その目的に沿った進捗管理の基準を明確にすることがポイントです。目的が違えば進捗管理の基準も変わってきますので、目的と基準を明確にする最初の部分が最も重要になります。

見込み顧客を増やすことが目的であれば新規顧客のアポや訪問件数を進捗管理の基準にする、利益の増加を目的にするのであれば成約件数や販売実績金額などを基準にするといったことを最初に決めます。

次に、目標を決めどんな頻度でどのように基準となるものを測定するかを決定します。その後は、実際に活動を行いながら進捗を確認し、定期的に課題の分析と課題解決策の検討、担当者へのフィードバックによる軌道修正を繰り返していくという流れになります。

進捗管理を実施!使える対策や手法

進捗管理を行うための対策方法や手法については、2つのポイントがあります。

1つは、組織体制やサポート体制を整えることです。

目標に対する進捗管理を行うことだけ決めても目的に達成につながらない可能性があります。最悪の場合は、進捗管理の名目で行う営業担当者の作業負荷が増加するだけで、何の効果も得られず無駄になってしまうこともありえます。そういった状態を回避するためには、組織体制やサポート体制を整えてから進捗管理を始めることが大切です。具体的には、営業担当者が行うこと、上司が行うこと、会議など情報を総括して対策を立てるといった組織が行うことなどを明確にすることが需要です。

もう1つは、進捗管理の作業負荷を減らすことです。

進捗管理を行うことが経営的に意味のあることだとしても、そのために多大な労力を割くことになれば進捗管理を継続して機能させることはむずかしくなるでしょう。進捗管理に役立つITツールを積極的に活用して効率的に進捗管理を行うことがポイントです。

進捗管理は目標達成に関する課題を早期に解決して、目標達成の確率を飛躍的に高めてくれる管理手法です。

営業として成果を伸ばしたいと考えている経営者や管理者、営業担当者は積極的に進捗管理という手法を取り入れるとよいでしょう。進捗管理にあたっては、実績の測定を効率的に行い、営業担当者の作業負荷を減らすことがポイントとなります。そのためには、営業支援ツールなど進捗管理に役立つツールを積極的に活用することをおすすめします。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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