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部下のスケジュール管理能力を上げる4つのポイント!

部下のスケジュール管理能力を上げる4つのポイント!

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営業として成果目標を達成するには、納期や締め切りを意識し、それに間に合うようにスケジュールをきちんと把握・管理することが重要です。

こうしたスケジュール管理能力は、職種に限らず高いレベルで仕事をこなすための必須スキル。
チームで高い成果を上げるために効果的な、部下のスケジュール管理能力を成長させるためのポイントを見ていきましょう。

スケジュール管理能力が低いとどんな問題が生じる?

部下に任せた仕事が計画的に進められず、狙った成果が出せないと、さまざまな弊害が出てきます。
部下本人とってどのようなリスクが発生するのか、という観点で記してみたいと思います。

仕事のスケジュール遅延が招くリスク

プロジェクト全体に迷惑をかけ、個人評価が低下する

個人の作業遅延がチームメンバー全体に波及し、迷惑をかけてしまいます。
そうなれば、遅延させた原因を作った当人として、個人評価も一気に低下してしまうでしょう。

これを一時的な評価損失でしかない、と思う方もいるかもしれませんが、現在のように不安定な社会状況の中で、各企業も売り上げが上がらず悲鳴を上げている中では、命取りになりかねません。

日常のルーティン作業がしっかりこなせない人員は、真っ先に「戦力外通告」の対象になり得るといううことを、上司として示してあげることが望ましいと思います。

遅延したことにより、会社として受注できるはずだったプロジェクトを失注する

会社として計算できるはずだった業績をつぶして、目に見えない損害を与えることになります。

つぶしてしまった案件の金額が大きなものではなかったとしても、その功績は上司や会社から評価されるはずだったことであり、本来プラスに評価されるはずだった結果が、丸々マイナスに扱われてしまうことになります。

つまり、その評価低下により2倍のマイナスを背負ってしまったのだと、部下に理解させるべきでしょう。
部下が将来性のある若いうちに、指導により成長を促していきましょう。

スケジュール管理能力が低い人の特徴

スケジュール管理能力の低い、言い換えれば時間にルーズな人は、その「だらしなさ」があちこちに見え隠れしています。
それが仕事のパフォーマンスに直結するとは言い切れませんが、少なからず影響は出ているでしょう。

たとえば、こんな特徴です。

デスクの上が整理整頓されていない人

たとえば筆記用具が出しっぱなし、書類が山積みになっているなど、デスク上が汚い人は自己管理能力の低いと予測できます。

デスクが散らかっているとどこに何があるのかがわからず、必要なときに必要なものが取り出せず、「あれどこにやったっけ?」と無駄な時間を浪費してしまうこともあるでしょう。
同じようにカバンの中身が整理されていない人も、スケジュール管理能力に難ありの可能性が高いです。

将来やキャリアについて具体的なプランを描けていない人

将来の夢や人生設計を聞いてみて、曖昧な答えしか返ってこない人も注意が必要です。

もし「○歳までに資格を取って、○歳までに昇進して…」などと具体的なプランがあれば、それを達成できるよう仕事のやり方も自分なりに考え、工夫を凝らすようになるでしょう。

それがなければ、与えられた仕事をただこなすだけの場当たり的な取り組み方になってしまってもおかしくはありません。

スケジュール管理能力を高めるメリット

反対に、部下が自身や会社のスケジュールをきちんと把握し、しっかり仕事を進められるようになることで得られるものはいろいろあります。

「目標達成」への意識が高まり習慣化される

ゴールとなるのは「最終目標となる数値や成果物」ですが、そこにたどり着くための「中目標」「小目標」を立てることが達成のキモとなります。
スケジュールを常に意識し、それらを遂行する感覚を強く持つことで、最終目標へ向かう姿勢が習慣化されます。

新しい仕事のスケジュール設定能力が向上する

上記のように、ゴールとなる「大目標」に対して中目標・小目標を設定して、マイルストーンを細かく分けて遂行していく手法を意識して継続することで、手法が自然と身につきます。

今後舞い込む仕事に対しても「中目標・小目標設定の勘所」をつけやすくなり、達成能力が上がっていくでしょう。

自身の評価向上につながる

部下のスケジュール管理能力が向上することには、もっと大きな効果があります。

それは、部下が「同僚や上長の強い信頼を得るスタッフ」になってくれた結果として、上長である自分自身が「コーチング能力の高い優秀な上司」として一目を置かれるようになることです。
また、チーム全体も上層部から評価されて様々な恩恵を受けられるでしょう。

スケジュール管理能力を高める4つのポイント

このように、仕事を効率良くこなすことができれば、部下にとっても会社にとっても良いこと尽くしです。

では、スケジュール管理能力を高めるために大事な4つのポイントを紹介しましょう。

1.準備と実行各パートの自己管理を徹底させる(PDCA的な日々の振り返り)

スケジュール管理は大きく分けて、

  • 準備計画作業
  • 実践と結果検証作業

の2つの作業を必要とします。

PDCA=「計画を立てて、実行して、進捗を確認して、改善する」という作業改善の手法を用い、準備と実行の各パートの管理を徹底させましょう。

PDCAの例として、営業部の部下に対してPDCAを使って月次目標達成のためにどのような管理を行うのか、を記してみます。

PLAN:

年間目標が12か月の月次目標(中目標)に分割されていると思います。
そこをさらに日割りの目標として部下に意識させることが小目標の設定です。

  • 週次目標もしくは日割り目標を設定し部下に意識させる
  • その数字を達成するプロセスの目標を個別に立てる

DO:

DOは実行パートで、ここは部下の活動パートとなります。

しかしここでも重要となるのは、DOの大目標に対して「活動に関するプロセスを中目標、小目標として設定し意識する」ことです。
プロセスの達成なくして数値目標への達成は難しくなることを、多くの方はご経験からお分かりかと思います。

部下が日々、プロセスの達成を意識して行動することが結果に直結することを忘れないようにしましょう。

CHECK:

DOで行われた部下の活動成果を確認し、問題があれば方向修正するパートとなります。

  • 月次目標に対して少なくとも月初・中間・月締め確認の時間を持つ
  • プロセス目標に対しての活動結果と達成(未達成)の原因のあぶりだし
  • 達成(未達成)の状況をさらに改善するための施策を翌日から行うことに合意する

ACTION:

CHECKで話し合った内容について、部下がリカバリーアクションを取り目標達成を目指してもらいます。

この4つのサイクルでPDCAを日々部下と確認し、小目標・中目標を意識させながら一体感を持って部下とともに達成に向かう、これが営業部門における実践的なPDCAセオリーとなります。

※PDCA参考URL

2.成功体験を重ねさせると共に、失敗していたら何を損していたかを部下に想像させる

何事においても成功体験はモチベーションのアップに繋がり、仕事への取り組み方に良い影響をもたらします。
そこにたどり着く前に“成功”が連続しないと、人は投げ出してしまったり忘れてしまったりします。

部下が日々行うスケジュール管理(とそれに紐づくプロジェクトや商談の成否)が3つ連続で成功するまで、細かく監督してみてはいかがでしょうか?

上長主導による成功

部下に行動させて、アドバイスを与えながらの成功

部下メインで動き、口を出さずに監督しての成功

この流れを踏んで成功すれば、部下は大きな自信とスキルを持つようになることでしょう。

3.目標は具体的・定量的に、かつ質を落とさせない意識を植え付ける

目標は曖昧なものでなく、具体的な方がプランは立てやすくなります。
そうした意識を部下に持たせましょう。

数値で目標を立てる

  • 「売り上げ目標〇〇〇万円」
  • 「達成のためのプロセス目標〇〇件」
  • 「新規顧客獲得件数〇件」

上記のような目標を立て、日割りでスケジュールする意識を持たせましょう。

部下が出してきた成果物の不定期チェック

上でも述べたように、スケジュール管理で部下に意識させたいのは、中期目標ではなく日割りで管理する意識です。
中期目標だけを追いかけていると人間はどうしても甘えが出てきます。

その緩みを締めてくれるのが、「今日1日で何ができたか」の振り返りです。
そして、第三者(上長)が見ている、と感じることによってクオリティを落とさず質の高いアウトプットを無意識のうちに出してくれることでしょう。

4.習慣化させる

上記に挙げた3つのポイントに取り組み始めてみても、3日坊主で終わってしまっては期待するような成果は得られません。
部下の意識の中にしっかり落とし込み、習慣化させることが重要です。

部下に伝えるときは「スケジュール管理がうまくできないとどのようなことが起こるのか(良いことと悪いことの両方)」をしっかりと伝えましょう。

自分にとって得をする(損をする)ことがわかっていれば、人間は高いモチベーションを持って取り組んでくれる、ということは何事にも通ずることです。

人材育成は管理職の重要な仕事!

社員のスケジュール管理の欠如は、プロジェクトメンバー全体に迷惑をかけたり、下手をすればプロジェクトの失注に繋がりかねない大きな問題へと発展する可能性をはらんでいます。
逆に、うまく部下のスケジュール管理ができるようになればチーム全体の業務効率向上や部下を含めたチーム人員への評価向上など大きなメリットがあります。

スケジュールの「準備」や「実行」段階の両方で的確なポイントを部下が理解すること、そして上手にスケジュール管理ができるよう人材育成することも、管理職にとって重要な役割です。

SFA(=営業管理システム)やCRM(=顧客管理ツール)といった便利なツールもスケジュール管理に大きく役立つので、うまく活用し、人材育成を図ってみてはいかがでしょうか。

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