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部下のスケジュール管理能力を上げる4つのポイント!

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業績アップのためにできることはいろいろとありますが、仕事の作業効率を上げることもそのひとつです。自身の業務は言わずもがな、管理職の場合は部下の仕事ぶりにも目を配る必要があるでしょう。しかし、ただ「さっさと仕事をしろ!」というだけでは作業の効率化にはなかなか繋がりません。仕事をテキパキこなすためには、納期や締め切りを意識し、それに間に合うようにスケジュールをきちんと把握・管理することが重要です。そういったスケジュール管理能力は、実は普段の何気ない行動や習慣から推し量ることができます。

スケジュール管理能力の低い人の特徴

スケジュール管理能力が低い、言い換えれば時間にルーズな人は、その「だらしなさ」があちこちに見え隠れしています。たとえばデスクの上を見てみましょう。筆記用具が出しっぱなし、用済みの書類が山積み、ごみが溜まっている……など、デスクが汚い人は自己管理能力が低い人が多いと考えられます。どこに何があるのかがわからず、必要なときに必要なものが取り出せず、「あれどこにやったっけ?」と無駄な時間を浪費してしまうこともあるでしょう。同じようにカバンの中身が整理されていない人も、スケジュール管理能力に難ありの可能性が高いです。

また将来の夢や人生設計を聞いてみて、曖昧な答えしか返ってこない人も注意が必要です。もし「○歳までに資格を取って、○歳までに昇進して…」などと具体的なプランがあれば、それを達成できるよう仕事のやり方も自分なりに考え、工夫を凝らすようになるでしょう。それがなければ与えられた仕事をただこなすだけの場当たり的な取り組み方になってしまってもおかしくはありません。そうなると複数の仕事を与えられたときに優先順位がわからず、「何から始めれば……」とあたふたとしてしまう人もいます。

スケジュール管理能力の低さが招く弊害

自分の仕事をサクサクこなせないと、あちこちに弊害が出てきます。期限までに仕事が終わらなければ上司や同僚だけでなく、取引先にも迷惑をかけてしまうことになります。納期遅れが続けば取引先を怒らせてしまい、取引中止になってしまうこともあるかもしれません。そうなったら会社は大損失ですので、絶対に避けるべき事態といえます。

また自分は一生懸命仕事をしているつもりでも、作業効率が悪ければ傍目から見ると「時間の無駄」と思われてしまうこともあるでしょう。周りにそのシワ寄せがいけば周囲からの視線がいたたまれなくなってしまうこともないとは言い切れません。会社のためにも、そして自分のためにも、スケジュールをしっかり管理し、業務を効率的に遂行していくことは重要です。

スケジュール管理能力が高まるメリット

反対に、自身や会社のスケジュールをきちんと把握し、しっかり仕事を進めることで得られるものはいろいろあります。当然ながら、計画的に仕事を進めていけば目標達成への道筋が見えやすくなります。仮に何かトラブルがあったとしても、自分の辿ってきた道がわかるので原因が特定しやすくなり、迅速な対処ができるでしょう。また業務プランがしっかり練ってあれば、無理を押して仕事をする機会も減ります。そうなれば身体的・精神的ストレスが少なくなり、体調を崩すことも減るのではないでしょうか。精神的に安定していれば感情的になることもなく、人間関係もスムーズにいくかもしれません。仕事の時間をコントロールすることで空き時間を見つけやすくなり、自己啓発をしたりプライベートを充実させたりと時間の有効活用もしやすくなります。

スケジュール管理能力を高める4つのポイント

このように、仕事を効率良くこなすことができれば、自分にとっても会社にとっても良いこと尽くしです。そこで、スケジュール管理能力を高めるために大事な4つのポイントを紹介します。

1.優先順位をつける

仕事がたくさんあってどうしたらいいのかわからない。そんなときには、どのタスクを最も優先すべきかを考えてみましょう。優先順位を判断する要素はいろいろありますが、締め切りが迫っているもの、人から依頼されたものは特に気をつけるべきといえます。

2.成功体験を重ねる

テストで良い点を取ったとき、「やった!」と思ってやる気が上がった経験のある人はいませんか。このように、成功体験はモチベーションのアップに繋がり、仕事への取り組み方にも良い影響をもたらすことがあります。そのために大事なことは、目標設定を低くすることです。大きな目標に向けて小さな目標をいくつも立て、それをひとつひとつ達成していくことで、気づけば夢の達成まであと一歩!という場所にたどりつけるはずです。

3.目標は具体的に

しかしその目標が曖昧だと、頑張り方がイマイチわからなくなってしまうこともあります。「売上○円達成」、「○日までに資料を仕上げる」など、目標は具体的な方がプランは立てやすくなるでしょう。

4.習慣化する

上記に挙げた3つのポイントに取り組み始めてみても、3日坊主で終わってしまっては期待するような成果は得られないでしょう。自分の中にしっかり落とし込み、習慣化することが重要です。

人材育成は管理職の重要な仕事!

もし、あなたの職場にスケジュール管理能力が低いと思う部下がいるなら、上述の4つのポイントを伝えてみましょう。ひとりではなかなか作業効率が上げられないというのなら、一緒に考え、具体的にどのような行動を起こせばいいのか示してあげてみてください。最近では社員のスケジュール管理に役立つSFAシステムや顧客管理に役立つCRMシステムなど便利なツールもありますので、それらも有効活用しながら人材育成を図ってみてはいかがでしょうか。

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