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eセールスマネージャー 営業ラボ・ブログ 【営業のプロの技術】案件管理の基本と秘訣、ツール・システムを解説
【営業のプロの技術】案件管理の基本と秘訣、ツール・システムを解説

【営業のプロの技術】案件管理の基本と秘訣、ツール・システムを解説

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案件管理負担が大きすぎる…」「良いツールシステムを知りたい」「そもそも効果的なやり方を教えてほしい」などと考えていないでしょうか?

案件管理はどの企業もやり続けていることだけに、我流になったり時代遅れになったりしがちです。しかし、営業のプレイヤーからマネージャーまで労力がかかるので、売上のためにも人件費削減のためにもより良い方法を知るのは重要です。

そこで今回、5,000社以上の営業を改革してきた弊社が案件管理の基本と秘訣、使うべきツールなどを紹介していきます。売上アップにつながること間違いなしなので、ぜひ参考にしてください。

案件管理とは?

what_なに

案件管理とは、案件の進捗状況をリアルタイムで記録して管理することです。重要なのは管理者である営業マネージャーが必要な支援をできたり、営業目標が達成できそうかを判断できたりすることだといえます。

したがって、各営業担当が正確かつすばやく情報を記録できる仕組みが重要であり、仕組みを実現するのに理解と実践が必要なのは以下4つです。

それぞれ具体的に解説していきます。

まずは案件管理の必要性の共有から

まずは案件管理の必要性をあらためて営業チームで共有するのが重要になります。案件管理は、日々の営業活動の正確な入力が前提であり、各営業担当の協力が不可欠だからです。しかし、営業担当の役割は売上をあげることであり、案件管理といった業務になるべく時間をかけないようにしがちです。そこで、以下3つの必要性から案件管理が自分ごとだと理解してもらいましょう。

組織的対応で案件の受注確度を効率よく高める

当たり前ですが、案件管理なしだと受注の確度が下がる可能性も多くあります。先方からの要望や置かれている環境、抱えている課題などさまざまな情報がもたらされ、営業担当個人の力で処理しようとすると負荷が高まるからです。

きちんと案件管理できていれば、クローザーや専門家の同行を検討したり、案件を進捗させるためのアドバイスができたりします。つまり組織的な対応ができ、同じ営業チームでも受注確度を高めた営業活動ができます。自身の成績アップにつながるわかれば、各営業担当とマネージャーは積極的に案件管理をしてくれるでしょう。

営業の属人化撤回

営業の属人化を回避するためにも案件管理が必要です。各営業担当まかせの営業を展開していると、以下のようなリスクがあります。

  • 転職や退職にともなう売上低下などのリスクがある
  • 組織としての営業実績が個人の意欲やスキルに左右される
  • 営業担当が不在時に寄せられた質問などへの迅速な対応が困難

案件の営業担当者だけが情報を知っている状況を避け、部署や部門で商談の進捗状況を共有することで、営業活動が属人的になるのを防げます。営業の属人化の先に仕事を失うリスクや自身が営業マネージャーになったときに困る事実を理解してもらえば、積極的に案件管理へ協力してくれます。

組織目標や経営意思決定の根源

案件管理で情報を残すことは、経営にも大きなメリットがあります。経営層が売上見込みなどを早期かつ正確に把握することで、自社の次の一手を考えられるからです。

正しい経営判断は利益につながり、営業活動の予算を増やせたり人員増加できたりします。日々の案件管理が経営に直結しており、自身や自部署のメリットになってくると理解してもらえば、案件管理にモチベーションを持ってもらえます。

管理項目は5W3Hを基本に入力

5W3H

管理する項目は企業によってさまざまですが、基本的には5W3Hがおすすめです。

5W3H

  • ・Why(なぜ):なぜ商談をしたのか
  • ・When(いつ):いつ商談をしたのか
  • ・Where(どこで):どこで商談をしたのか
  • ・Who(誰と):誰と誰が商談をしたのか
  • ・What(何を):何をテーマに商談をしたのか
  • ・How(どのように):どのように商談が進んだのか
  • ・How many(どのくらい):どのくらい商談が進んだのか
  • ・How much(いくら):いくらの商談なのか

*上記に加えて受注確度や受注予定日、案件に関する行動履歴なども必要であれば加えます

営業担当者が情報をMeceに(もれなくダブりなく)入力し、営業マネージャーがより効果的な営業ができるようになってはじめて案件管理をする意味が出てきます。 営業担当者ごとに記載する項目がちがうと案件管理をする意味がうすれ、管理も大変になるので、5W3Hを基本に項目を増減するのがおすすめです。

“良い”案件管理といえる5つの条件

チェック

“良い”案件管理といえる条件は以下の5つが達成できていることです。

  • 確実な連携
  • 営業業務の効率化
  • 営業品質の高度化
  • ナレッジの標準化
  • トラブルの防止

上記5点は営業管理をする目的でもあります。案件管理自体が目的になるのは避けるべきなので、それぞれの詳細を確認していきましょう。

確実な連携

ただ案件の情報を管理するだけでなく、組織的な連携をして案件の進捗させることは極めて重要です。特に営業マネージャーは、案件がどのような進捗状況かを把握して適切な指示を出す必要があります。

また、案件のダブルチェックにより、単純なミスを原因とした失注を防ぐべきです。ときには営業チームで案件をレビューして担当ひとりの視点では思いつかないような新たな改善のための提案もできると理想的です。

営業業務の効率化

営業活動の効率化は、案件管理本来の目的だといえます。そもそも各営業担当者が最初に顧客へアプローチをしてから受注するまでの一連のプロセスには、非効率な部分が潜んでいるものです。案件管理をすることで営業活動のボトルネックを把握でき、効率を高められます

また案件管理が不十だと、営業担当者の退職などで案件の引き継ぎをする場合に、担当者個人の手帳や過去のメール、本人が感じている印象などから情報を探し出さなければならず、引き継ぎに時間がかかります。

営業品質の高度化

営業品質を高度化も良い案件管理に欠かせない条件です。案件管理をすることで案件の成功理由や失敗理由が明確になり、データとして残せるため営業品質の改善ポイントがわかります

なお、案件管理は営業担当者を管理するのではなく、営業担当者がおこなう案件を管理する行為です。つまり各営業担当の成長は副次的なもので、商材ごとの営業方法、ひいては案件の品質向上につながっていきます。この特徴が次のナレッジの標準化につながります。

ナレッジの標準化

トップセールスは、独自のノウハウや知識、情報をもっているものですが、営業活動が属人的だと、業績は個人の能力にふり回されます。トップセールスがしていることを分析、共有して標準化していくことによって各営業担当者が現場で駆使できます。

トラブルの防止

トラブルの防止も良い案件管理といえる条件です。適切な案件管理ができていれば適切なスケジュール管理も可能になり、行き当たりばったりの計画の作成を防止でき、トラブル防止に役立ちます。

トラブルの原因として顧客とのコミュニケーションがとれていないケースもありますが、商談内容を共有していれば防止可能です。仮にトラブルが起きても小さなうちに対応が可能となります。

各管理ツール・システムのメリット・デメリット

一口に案件管理できるツール・システムといっても種類はさまざまあります。具体的には以下が案件管理に使えます。

  • エクセル
  • Googleスプレッドシート
  • タスク管理ツール
  • SFA/CRM

それぞれにメリット・デメリットがあるので、各ツール・システムのちがいを解説していきます。

エクセルでの管理

メリット

エクセルを使ったことがないビジネスマンは少数派でしょう。 表計算だけでなくさまざまな管理に使えるツールなので、案件管理を使い慣れたソフトでできるというメリットがあります。

また、条件付き書式や入力規則などを駆使すれば案件の角度や顧客情報、現状や課題など自由に最適化できます。ほとんど費用がかからない点もメリットといえるでしょう。

デメリット

ローカルの情報となるため、情報共有に遅れが生じてしまう場合が多くあります。ファイルのバージョンを間違って共有してしまう場合も多いです。

たとえばメールやビジネスチャットで共有してからのダウンロードする手間が取れずに情報共有が遅れてしまうのはよくあるケースです。自身の工数的にも組織の情報共有的にも負担が多いといえます。

オンラインでの共有が前提のツールが進化した現在、社内事情でエクセル管理せざるを得ない場合をのぞけば、後述するツールを活用したほうが多くの企業でより良い結果になります。

どうしてもエクセルを使用する場合は、セキュリティ対策をしたドロップボックスやGoogleドライブなどを活用し、リアルタイムで進捗を一箇所で可視化できるようにしましょう。

Googleスプレッドシートでの管理

メリット

Googleスプレッドシートでの管理項目は、エクセルと変わりはありませんが、不特定多数が更新するのを前提にしているのが特徴です。リアルタイムで情報が反映されるため、部署・部門内での共有がはかどります。また、エクセルとちがって更新のタイミングが重なってデータが喪失するリスクも低くできます。

また、さまざまな無料プラグインがあるため案件管理の体制のカスタマイズも可能です。もちろん復元も可能でセキュリティも盤石。フリーランスや数人のチームで案件管理をするなら十分メインに使えるツールです。

デメリット

企業でのGoogleアカウントの設定が必要なので、企業においてはシステム上やリーガル上の導入の障壁もあるでしょう。

タスク管理ツールでの管理

メリット

タスク管理ツール」も案件管理に使えます。タスク管理ツールとは、各社員が実施するべきタスクを一覧表として見える化するツールのことです。プロジェクトの進行支援をメインに開発されているため、ガントチャートなどがデフォルトで実装されているツールも多く、「仕事の管理」に最適化されています。つまり、イベントや展示会といった営業以外で営業部が担当する業務の管理もできるわけです。

デメリット

タスク管理ツールはあくまでもタスクを管理するためのツールであり、案件管理専用ではないのがデメリットです。つまり、エクセルやスプレッドシートと同様に案件管理に使うには入力のローカルルール構築などの手間が必要になります。

SFA/CRMでの管理

メリット

SFA」と「CRM」は営業活動を支援する専用ツールで、確実かつ効率よく案件管理をするのに最適です。

SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)は、営業活動に関連する情報を記録・管理し、営業担当のタスクとひもづけるツールです。商談履歴や進捗状況、見込確率、売上などを一元管理でき、業務効率の向上と案件管理の効率化ができます。

CRM(Customer Relationship Management:顧客関係管理)はカスタマーのフォローやリテンションを最適化するツールです。SFAとの関連度が高いので、SFAセットのツールも多くあります。なおCRMは顧客管理の側面から、SFAは営業支援の側面から現状積極的に活用されます。

デメリット

効果が大きく効率も良いCRM/SFAですが、需要の高さから種類が多いので自社に最適なツールを選ぶのが大変です。費用も無料から高額なものまであります。

自社にあわないツールを選んだために、事実上使われていない企業も少なくありません。したがって、予算だけでなく実際の運用面もよく加味をしてツールを選ぶのが重要です。

CRM/SFAに興味がある方や、導入を考えている方に向けて、様々なCRM/SFA製品を料金や機能、セキュリティなど32項目で採点し、ひと目でわかるグラフで特徴を教えてくれる製品比較シートと、料金・機能をXY軸にして製品群をマッピングした分析チャートをご用意いたしました。

比較の時間を短くしたい方に製品比較シート、どのような価格や機能性の製品があるのかといった、CRM/SFA製品の全体図を把握したいという方には製品分析チャートがおすすめです。

エクセル案件管理がうまくいかない理由

費用面や新しいツールを選ぶ手間がかからないためにエクセルでの案件管理を選ぶ企業は多いです。しかし、ある程度大きな営業組織になると労力の大きさに対して、得られる成果が少ないのが現実です。原因は多数ありますが、致命的なのは案件をリアルタイムに把握できず 、受注率を上げるためのPDCAサイクルを効果的に回せないことです。

営業マネジメントがうまくできないと、せっかく入力した案件情報が無駄になるので、各営業担当の負担が増えてしまうだけになります。

紙やExcelで管理をするが、仕事の中身が見えない・・・

上図のような状況では何の手を打つことなく、「気が付いたら失注していた…」という結果を招いてしまうこともあるでしょう。

SFA/CRMの主な機能4つと代表的なシステム3選

CRM/SFAでの管理

案件管理の専用ツールであるSFA/CRM。しかし、初めは何がどう便利かわからず、代表的なツールにどんなものがあるかも気になることでしょう。そこで、案件管理をするのに役立つ主な機能4つと代表的なシステム3つを紹介していきます。

SFA/CRMの主な機能4つ

案件管理に役立つ主な機能は以下の4つです。

  • 案件の進捗状況をわかりやすく可視化できる
  • 簡単な操作で見たい情報を深堀りできる
  • 案件リストから次の行動を簡単にスケジュールできる
  • リアルタイムに案件情報を共有できる

各機能を解説するので、導入する価値があるかを判断する材料にしてください。

案件の進捗状況をわかりやすく可視化できる

クラウドで活用できるSFA/CRMは複数人でアクセスでき、リアルタイムに案件の進捗を確認できます。そして営業専用のツールだけあって案件の進捗状況をわかりやすく可視化できます。たとえば案件が以前より進んでいたら青色、後退していたら赤色で表示され、一目でマネジメントすべきポイントが分かるなどです。

簡単な操作で見たい情報を深堀りできる

案件リストの項目に顧客・案件・活動履歴などの詳細情報が紐づいており、気になる案件は深掘りできます。つまり、どこに改善点があるかを見つけられ、すぐに指示を出せます。案件シートに記載された表面的な情報だけでなく、案件に関するすべての情報を把握した上でのマネジメントが可能です。

案件リストの項目に顧客・案件・活動履歴などの詳細情報が紐付けられている

たとえば進捗が遅い案件をクリックひとつでドリルダウンして、コンタクト先をチェック。営業が決裁者に会えていないようであれば、次のアクションとして決裁者へのアポイントを取るように指示を出したり支援したりできす。

進捗が遅い案件をクリックひとつでドリルダウンしコンタクト先をチェック

案件リストから次の行動を簡単にスケジュールできる

案件リストに営業が予定している次の一手が入っていなければ、その場で指示が出せる機能もあります。ある商談案件を好転させるために「自分が同行したほうが良い」とマネージャーが判断すれば自身のスケジューラへの登録も簡単にできます。

リアルタイムに案件情報を共有できる

社内SNSのような機能もあります。営業担当が活動記録を入力するだけで、マネージャーや案件に関わる部門に情報を自動で発信。営業担当は報告と同時にマネージャーに質問・相談もでき、マネージャーからの具体的な指示を案件や顧客情報とあわせてやり取りできます。

マネージャーは、営業担当が会社にもどって活動報告するのを待つことなく、リアルタイムに案件進捗を確認可能です。

リアルタイムに案件情報を共有できる

SFA/CRMシステムを活用して案件管理をすれば、単なる進捗報告だけで終わってしまう営業会議を変えることも目指せます。適切な改善策や指示を出すという重要な意思決定の場と変化させ、効果的にPDCAを回せるわけです。

弊社では無料でSFAやCRM運用に対して、また営業部署の業務効率化に関する各種のセミナーを無料で開催しています。ぜひお役立てください。

代表的なSFA/CRM3選

企業規模を問わずに成功企業が導入して以降、SFA/CRMは数多く提供されるようになりました。しかし、日本の営業現場で役立つものは決して多くありません。ここでは代表的なSFA/CRMを簡単に紹介するので、具体的にどんなものがあるかを知るきっかけにしてください。紹介するシステムは以下の3つです。

  • eセールスマネージャー
  • Sales Cloud
  • Senses

eセールスマネージャー

海外産が多い中、ソフトブレーン社が提供する「eセールスマネージャー」は純国産のSFA/CRMです。日本の営業スタイルを熟知した営業のプロが、「国内営業に最適なSFAを!」という目的で開発しており、現場での定着率が非常に高いツールです。具体的には以下の項目すべてで1位をとり続けており、満足度NO.1になっています。

  • 使い勝手
  • 業務改善への満足度
  • 導入効果
  • サービス満足度
  • システム満足度

SFA/CRMは海外発祥ですが、海外のツールは文章表現や項目がわかりにくかったり、日本の営業スタイルにあわなかったりする場合も多々あります。その点、国内の満足度が1位のeセールスマネージャーは現場で定着しやすく、売上に直結するでしょう。

なお、日本人が日本で使うなら最適といえますが、海外展開していて現地人を雇用しているなら難点も出てくると考えられます。より詳しい情報は、以下からご確認ください。

eセールスマネジャー公式ホームページ

Sales Cloud

Salesforce社が提供する「Sales Cloud」は、グローバルで高いシェアを誇るのシステムです。グローバルで約15万社が導入しています。特徴は汎用性の高さであり、営業支援やカスタマーサービス、マーケティングやEコマースなど、幅広いサービスに対応可能です。

また、費用はかかるもののきめ細かなカスタムもできます。導入住みのツールや他のサービスと連携させたい場合におすすめです。

一方で海外産なので日本語で使いづらいシーンがあり、ITへの知識が要求されるのでツール専任者を用意すべきでしょう。高度な分、現場で定着しないリスクもよく考慮しておくべきです。より詳しい情報は、以下の記事をご覧ください。

Sales Cloudの評判は?導入で成功させるには

Senses

「Senses(センシーズ)」は、直感的に使えるデザインが魅力的なツールです。たとえば営業活動を時系列で表示したり、共有すべき情報をカード形式で表示したりできます。また、取引先の会社概要やプレスリリース、財務情報といった外部情報を自動的に取得するというユニークな機能もあります。

一方で、シンプルな使いやすさを重視しているためか、独自のカスタマイズをしてより使い勝手を向上させることはできません。より詳しい情報は、以下の記事から得られます。

SFA「センシーズ(Senses)」の評判・口コミから見える真実とは?

案件管理にCRM/SFAを使用した成功事例

成功事例

SFA/CRMが案件管理に最適とはいえ、社内稟議を通したり実際に導入に踏み切ったりするには、成果を得られるという実感や根拠が必要です。そこで、SFA/CRMを実際に導入して大きな成功を果たした事例を2つ紹介します。

きめ細やかな組織的営業が可能になった事例(日本車輌製造株式会社様)

日本車輌製造株式会社様:きめ細やかな組織的営業が可能に

長年、鉄道車両の製造を主たる事業としていましたが、そのノウハウを活用し、現在は輸送用機器や橋梁、建設機械、プラントなども手掛けています。

課題/要望

輸送用機器は、ほとんどがオーダーメードであるため、受発注には営業部門、生産部門、管理職間での迅速な情報共有が必要になります。特に、営業を支える生産部門が、営業情報を欲していました。そこで工場と各営業拠点が情報を共有することによって、組織的・有機的な営業を可能にする必要がありました。また、案件受注のためには、綿密な戦略を練ることも欠かせません。

対応/結果

手入力を省いたプルダウン対応であるSFA/CRM(eセールスマネージャー)を導入。

導入後の効果としては、営業効率が上がったことがあげられます。同社のようなオーダーメード型の営業プロセスでは、見積もり依頼書や受注報告書といった紙ベースの資料が大量に発生し、これらを作る側も見る側も相当な負荷がかかっていました。

SFA/CRMの導入でそれらの情報をデジタルデータ化し、整理できるようになったため、管理にかける負荷がかなり軽減されました。営業情報の抜け漏れも減少。スケジュールや営業履歴、日報入力のすべてをツール上でおこなうことで、コンパクトにまとめられ、新入営業社員の教育訓練を効率的に進める上でも役立っているそうです。

より短いサイクルでPDCAが回せるようになった事例(メディキット株式会社様)

医療機関に向けて血管カテーテルを専門に開発・製造・販売している同社は40年以上の歴史をもち、国内トップシェアを誇っています。取引先数は全国区1万以上という企業です。

課題/要望

営業スタッフ1人あたり100件程度の担当があり、引き継ぎが難航することがありました。

対応/結果

SRM/SFA導入後は、情報の共有・入力がスムーズになり、情報の確認も的確にできるようになったそうです。また、偏り解消や日報の蓄積により、各営業スタッフもより的確で計画的な営業を実現できるようになりました。

まとめ:案件管理で属人的な営業から組織的な営業へ

まとめ

適切な案件管理ができると効果として、

  • ・確実な連携
  • ・営業業務の効率化
  • ・営業品質の高度化
  • ・ナレッジの標準化
  • ・トラブルの防止

などが得られます。これらの効果を得るためにエクセルなどを使う手もありますが、費用対効果の高さから多くの企業でSFA/CRMが最適です。効率アップできるのはもちろん、自社の営業に独自の強みや勝ちパターンを見つけていくことも目指せます。

なおSFA/CRMは種類が多いですが、現場で定着しないツールを導入しても意味がありません。定着率やアフタフォロー体制も重視してSFA/CRMを選んでください。

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