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Excelから脱却!成果につながる「案件管理」のあるべき姿とは?

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案件管理

案件管理をExcelで行っている企業は多いのではないでしょうか?Excelは使い勝手が良く、柔軟性が高いツールですが、営業プロセスや顧客の詳細情報が見えないため、本当に案件管理ができているとは言えません。ここでは、案件管理におけるExcelの限界と解決策について解説します。

なぜ案件管理が必要なのか

案件管理は、商談の進捗状況を管理することです。まずは案件管理がなぜ必要なのかを最初に纏めます。

案件の受注角度への影響がある

まず一番の理由として、管理なしであると商談では受注の確度が下がってしまったりする可能性も多くあります。先方からの要望や置かれている環境、抱えている課題などさまざまな情報がもたらされます。それらを営業担当者個人の力で処理しようとすると、当然負荷が高まり、受注までの時間がかかってしまったり、

案件を適切に管理するすることにより、個人では情報の整理ができ、マネジメントからすれば適切なサポートが可能になります。結果、角度が上がり獲得できる案件を確実にものにすることが可能です。

属人化撤回/組織的対応の分かれ目となる

当該案件の営業担当者だけが案件管理をするのではなく、営業担当者が所属する部署や部門、会社全体で商談の進捗状況を共有することで、営業活動が属人的になることを防ぎ、組織的かつ迅速な対応を可能とします。

属人的な営業は、その営業担当者が不在の時に寄せられた顧客からの質問に迅速かつ適切な答えを提供することが困難になります。また、組織としての営業実績も個人のスキルや意欲に左右されてしまいます。また、組織内の連携がとれていないため、せっかく社内にある経営資源の有効活用が困難となっていきます。

組織目標や経営意思決定の情報源となる

案件管理で情報を残すことにより組織そのものにもメリットがあります。

意思決定レイヤーが情報を取りまとめ可視化し、見込を早期かつ正確に把握することで、個人目標や部門目標を達成する次の一手を考えることが考えることが可能になります。中長期的な経営の意思決定に役立てる情報源の一つともなり得ます。

案件管理をおこなう5つのメリット

次に案件管理を行うことで得られる業務上でのより直接的なメリットにブレイクダウンしてみます。

確実な連携

案件管理をおこなうと、組織として案件の進捗状況を把握することができます。特に営業マネージャーは、営業担当者であるメンバーの案件がどのような進捗状況で、どのステージに到達しているのかを把握していなければ、適切な指示を出すことはできません。

ダブルチェックにより、単純なミスを原因とした失注を防ぐことも可能となります。担当ひとりの視点では思いつかないような、新たな改善のための提案も可能となります。

営業業務の効率化

案件管理ができておらず、属人的な営業をしていると、当該営業担当者の退職などで案件の引継ぎをしようとした場合に、担当者個人の手帳や、過去のメール、本人が感じている印象などから情報を探し出さなければならず、引継ぎの時間がかかります。

また、各営業担当者が最初に顧客へアプローチをしてから受注するまでの一連のプロセスには、非効率な部分が潜んでいるものです。案件管理をすることにより、営業活動のボトルネックが把握でき、効率を高めることが可能となります。

営業品質の高度化

案件管理をすることにより、その案件がなぜ成功したのか、もしくはなぜ失敗したのかが明確になり、データとして残るため、以降の営業品質の改善ポイントがわかります。さらに案件管理は、営業担当者を管理するのではなく、営業担当者がおこなう案件を管理しますので、案件自体の品質向上に繋がっていきます。

ナレッジの標準化

高い業績を打ち立てる営業担当者は、独自のノウハウ、知識、情報をもっているものですが、会社が属人的では、業績は個人の能力に振り回されることになります。組織的な営業活動をするには、優秀な営業担当者の属人的な要素を共有し、そして標準を策定することにより、各営業担当者が現場で駆使することができます。

トラブルの防止

案件管理により、スケジュールの管理も可能となります。これにより、営業担当者による行き当たりばったりの計画は営業マネージャーのチェックにより、作成を防止でき、トラブルの防止に役立ちます。また、トラブルの原因として顧客とのコミュニケーションがとれていないケースもありますが、商談内容を共有していると、このようなトラブルも防止することが可能ですし、仮にトラブルが起きても小さなうちに対応が可能となります。

組織が把握するべき情報(5W3H)について

メリットがわかったところで次は具体的な情報の落とし方に触れてみましょう。

営業担当者が、商談で得た情報や案件の進捗状況などを入力し、営業マネージャーはそのデータをもとに、より効果的・効率的な営業活動ができるように分析をする必要があります。

営業担当者が把握/入力するべき情報としては、以下の思考フレームワーク「5W3H」が有名でしょう。

5W3Hについて

  • ・Why(なぜ):なぜ商談をしたのか
  • ・When(いつ):いつ商談をしたのか
  • ・Where(どこで):どこで商談をしたのか
  • ・Who(誰と):誰と誰が商談をしたのか
  • ・What(何を):何をテーマに商談をしたのか
  • ・How(どのように):どのように商談が進んだのか
  • ・How many(どのくらい):どのくらい商談が進んだのか
  • ・How much(いくら):いくらの商談なのか

*この他にも入力する情報として、受注確度、受注予定日、案件に関する行動履歴など

これらの情報をまとめることにより、Meceに(もれなくダブりなく)、自身では整理ができ組織には「見える化」をすることが可能となります。

上記の項目を元に何かしらのツールを用いテンプレート化をするとベターです。ぜひ参考にしてください。

ツールごとの案件管理の違い

上記の情報が記述できたとしてもToDoの落とし方で成功可否に大きく違いが出ます。それぞれのツールの違いをみてみましょう。

Excelでの管理

●メリット

Excelを使ったことがないビジネスマンの方が少数派でしょう。 表計算だけでなく様々な管理にも総合的に使えるツールですので自由に改変できるメリットはご存知の通りであると思います。条件付き書式や入力規則などを駆使すれば、案件の角度、顧客情報、現状や課題など自由に自社最適化が可能です。ほとんど費用がかからない点もメリットの一つでしょう。

●デメリット

反面、ローカルの情報となる為、情報共有に遅れが生じてしまうことが多くあります。ファイルのVerを間違って共有してしまう場合も多いのではないでしょうか。

例えば、メールやビジネスチャットで共有してからのダウンロードの一手間が取れず情報共有が遅れてしまうのはよくあると思います。自身の工数的にも組織の情報共有的にも、このタイムラグとひと手間が思った以上のダメージを引き起こします。

共有ツールが進化した現在では、社内事情的にエクセルでの管理をせざるを得ない時などを除き管理ツール、もしくはスプレッドシートなどを活用することがベターです。どうしてもエクセルで実行しなければ行けない場合はドロップボックスやGoogleドライブ、もしくはそれと同等の共有ソフトをうまく活用し、常に進捗が一箇所で可視化できるかつリアルタイムになるような体制を構築しましょう。

スプレッドシートでの管理

●メリット

スプレッドシートでの管理項目は、エクセルと変わりはありませんが、リアルタイミングで反映されるため、部署・部門内で共有が大幅に捗るメリットがあります。クリックひとつでWEBに繋がっていればそのシートを閲覧できる為、工数の大幅な時短が可能です。

一手間はかかりますが、様々な無料プラグインがあるため案件管理の体制を容易に構築することもできます。復元も可能で、セキュリティーも盤石であり、次世代の定番といってもいいのではないでしょうか。

●デメリット

反面、企業でのGoogleアカウントの設定が必要なこともあり、企業においてはシステム上やリーガル上の導入の障壁もあるでしょう。



タスク管理ツールでの管理



*上記代表的なタスク管理ツール

●メリット

タスク管理ツールは、各社員が実施するべきタスクを一覧表として見える化するツールのことです。プロジェクトに進行においての活用を主眼に開発されている為、ガントチャートなどがデフォルトで実装されているツールも多く、「仕事の管理」に最適化されています。組織でタスクを一元化して共有する為、迅速化、明確化し確実な進行が可能になるメリットが挙げられます。

●デメリット

一方、「案件管理」には最適化されてないことがデメリットです。案件の管理において活用するには入力のローカルルール構築など一手間が必要になってきます。(工夫次第でできなくもありません)

CRM/SFAでの管理

*以下代表的なCRM/SFA

●メリット

SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)は、営業活動に関連する情報を記録・管理し、営業担当者のタスクと紐づけて、商談の履歴/進捗状況/見込確率/売上などを一元管理することにより、業務効率の向上と案件管理の効率化が測れます。

CRM(Customer Relationship Management:顧客関係管理)はカスタマーのフォローやリテンションを最適化することを目的として開発されている為、同じく非常に案件における顧客管理がしやすくあります。SFAの機能を抱合したCRMツールも多くあります。CRMは顧客管理の側面から、SFAは営業支援の側面から現状積極的に活用されます。

営業やカスタマーサポートに最適化されていることで、現状営業部の案件管理にはこちらの手法がベターであると筆者は考えています。

●デメリット

効果が大きく効率も良いCRM/SFAですが、費用負担が大きいことが多くの場合導入においてのデメリットとなります。現状の組織規模や予算を考え費用対効果は取れるのかを考え導入する必要があります。

導入後もツールのスクラッチの開発などでの煩雑化や入力の現場の負荷が大きく、事実上導入がうまくなっていない会社も多くあります。よって予算だけでなく実際の運用面もよく加味をしてツールを選びましょう。

Excelを使った案件管理がうまくいかない理由

Excelによる案件管理では、PDCA(Plan-Do-Check-Action)サイクルを効果的に回せないことが大きな理由のひとつでしょう。案件の詳細をリアルタイムに把握できないことが、Excelによる案件管理の大きな問題と言えます。

せっかく入力した案件情報を営業活動の改善に活用できないのであれば、営業の負担を増やしてしまうだけです。

紙やエクセルで管理・・・これでは、中身が見えない・・・

共有して活用できないのであれば、改善点を見つけることも次に何をしたらよいか具体的な指示を出すこともできません。こうした状況では、何の手を打つことなく、気が付いたら“失注していた”という結果を招いてしまうこともあるでしょう。

CRM/SFAシステムによる案件管理で実現できること

このようなExcelによる案件管理の問題を解決するのが、CRM(Customer Relationship Management)システムやSFA(Sales Force Automation)システムです。案件に関わる様々な情報を管理する専用ツールなので、Excelでは管理しきれない詳細な情報まで簡単に可視化することができます。

CRM/SFAシステムで案件管理することで、Excelでは到底実現できなかったことがいとも簡単にできるようになり、案件管理のPDCAサイクルを効果的に回すことができます。ここでは、実際のCRM/SFAシステムを案件管理に活用するとどんなことができるようになるかをご紹介します。

案件の進捗状況を可視化できる

CRM/SFAシステムには、リアルタイムに案件の進捗が分かる機能を備えたものもあります。案件それぞれの進捗状況が、以前より進んでいたら青色、後退していたら赤色で表示され、一目でマネジメントすべきポイントが分かります。

簡単な操作で見たい情報を深堀りできる

また、案件リストの項目に顧客・案件・活動履歴などの詳細情報が紐付けられており、気になる案件はドリルダウンで深掘りできる機能を利用すれば、どこに改善点があるかを見つけられ、すぐに指示を出すことができます。案件シートに記載された表面的な情報だけでなく、案件に関するすべての情報を把握した上で、適切にマネジメントすることが可能になるのです。

案件リストの項目に顧客・案件・活動履歴などの詳細情報が紐付けられている

例えば、進捗が遅い案件をクリックひとつでドリルダウンしコンタクト先をチェック。営業が決裁者に会えていないようであれば、次のアクションとして決裁者へのアポイントを取るよう素早く指示を出すことができます。

進捗が遅い案件をクリックひとつでドリルダウンしコンタクト先をチェック

案件リストから次の行動を簡単にスケジュール登録できる

案件リストに営業が予定している次の一手、ネクストアクションが入っていなければ、その場で指示が出せる機能をもつ製品もあります。ある商談案件を好転させるため、「自分が同行したほうが良い」とマネージャーが判断すれば自身のスケジューラへの登録も、営業のToDo登録も簡単にできます。

リアルタイムに案件情報を共有できる

社内SNSのような機能を提供するCRM/SFA製品もあります。営業が活動記録を入力するだけで、マネージャーや案件に関わる部門に情報を自動で発信。営業は報告と同時にマネージャーに質問・相談もでき、マネージャーからの具体的な指示を案件や顧客情報紐付けてタイムライン上でやり取りできます。マネージャーは、営業が会社に戻り、活動報告するのを待つことなく、リアルタイムに案件進捗を確認することができるのです。

リアルタイムに案件情報を共有できる

ここでご紹介したようにCRM/SFAシステム活用して案件管理を行えば、単なる進捗報告だけで終わってしまう営業会議をも変えることができます。適切な改善策や指示を出すという重要な意思決定の場と変化させ、効果的にPDCAサイクルを回すことができます。

Excelによる案件管理を脱却し、CRM/SFAを活用することで、貴社の営業活動の質は大幅に改善され、ひいては売り上げ向上につなげることができるでしょう。

案件管理にCRM/SFAを使用した事例

弊社もSFA/CRMツールをリリースしていますが、ここでは実際に導入して改善できた事例をご紹介します。

きめ細やかな組織的営業が可能になった事例(日本車輌製造株式会社様)

日本車輌製造株式会社様:きめ細やかな組織的営業が可能に

長年、鉄道車両の製造を主たる事業としていましたが、そのノウハウを活用し、現在は、輸送用機器、橋梁、建設機械、プラントなども手掛けています。

課題/要望

輸送用機器は、ほとんどがオーダーメードであるため、受発注には営業部門、生産部門、管理職間での迅速な情報共有が必要になります。特に、営業を支える生産部門が、営業情報を欲していました。そこで工場と各営業拠点が情報を共有することによって、組織的、有機的な営業を可能にする必要がありました。また、案件受注のためには、綿密な戦略を練ることも欠かせません。

対応/結果

そこで極力、手入力を省いたプルダウン対応であるSFA/CRM(弊社のeセールスマネージャー)を導入。

導入後の効果としては、営業効率が上がったことが挙げられます。同社のようなオーダーメード型の営業プロセスでは、見積もり依頼書や受注報告書といった紙ベースの資料が大量に発生し、これらを作る側も見る側も相当な負荷がかかっていました。

CRM/SFAの導入でそれらの情報をデジタルデータ化し、整理できるようになったため、管理にかける負荷がかなり軽減されました。営業情報の抜け漏れも減少。スケジュールや営業履歴、日報入力のすべてをツール上でおこなうことで、コンパクトにわかりやすくまとめることが可能となり、新入営業社員の教育訓練を効率的に進める上でも役立っているそうです。

より短いサイクルでPDCAが回せるようになった事例(メディキット株式会社様)

医療機関に向けて血管カテーテルを専門に開発・製造・販売している同社は40年以上の歴史をもち、国内トップシェアを誇っています。取引先数は全国区1万以上。

課題/要望

営業スタッフ1人あたり100件程度の担当があり、引継ぎが難航することがありました。

対応/結果

SRM/SFA導入後は、情報の共有・入力がスムーズになり、情報の確認も的確にできるようになったそうです。また、偏り解消や日報の蓄積により、各営業スタッフも、より的確で計画的な営業を実現できるようになったそうです。

属人的な営業から組織的な営業へ

これまで見てきたとおり、案件管理は商談の管理であり、その効果として

1.確実な連携

2.営業業務の効率化

3.営業品質の高度化

4.ナレッジの標準化

5.トラブルの防止

などが挙げられます。

そして、これらの効果を得るために、Excelやスプレッドシート、タスク管理ツールを利用する事例もありますが、費用対効果を考えた場合、CRM/SFAが必要となります。CRMは顧客管理の側面から、SFAは営業支援の側面から活用され、両者は車の両輪と表現することができるでしょう。



eセールスマネージャーRemix Cloudについて

なお弊社提供CRM/SFAツールについて少しご紹介させてください。複数のプラグインを用いなくても入力すればマルチにアウトプットできることが売りです。また導入失敗が多いツール類ですので導入していただいた企業様に対して実運用が回るまでのサポートが手厚いのが特徴です。

結果として、属人的な営業から組織的な営業へシフトすることが可能となり、営業の効率化、顧客満足向上が実現される可能性が高まります。ご興味ある方は下記をご参照ください。

eセールスマネージャーRemix Cloudは国産ベンダーシェアNo.1



運営会社

ソフトブレーン株式会社 ロゴ

ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで7,000社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

本ブログにおいては、当社のこれまでの実績に基づき、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対して成果の出るノウハウをご紹介しております。
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